Практическая работа № 9

Составление и оформление письма-запроса и письма-ответа

1 Цель работы: Сформировать навыки и умения по составлению и оформлению письма-запроса и письма-ответа на персональном компьютере.⁶

2 Оснащение рабочего места:

- СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов»;

- образцы писем;

- персональные компьютеры с оперативной памятью не менее 32 Мб.

3 Краткие теоретические сведения

Служебное письмо – обощенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Общим признаком данных документов является их пересылка по почте (хотя они могут передаваться и с помощью факсимильной связи, электронной почты, телеграфа).

Применяются деловые письма для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в процессе деятельности организации, содержание письем разнообразно, поэтому существует много разновидностей служебных писем.

Официальные письма готовятся на специальном бланке - бланке для писем. Требования к оформлению писем закреплены в СТБ 6.38-2004, а также в Указе Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Госгерба РБ».

Письмо-запрос – это документ представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение. Такой вид писем используется для подготовки и заключения сделок. Обычно они состоят из двух частей: введения, в котором излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на который ожидается ответ адресата.

Письмо-ответ – это чаще всего реакция адресата на полученное им инициативное письмо, поэтому содержание такого документа уже предопределено. Автору письма-ответа остается лишь изложить характер решенияф поставленного в инициативном письме вопроса: принятеи или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть конкретным и четким не следует использовать расплывчатые формулировки, которые могут вызвать новые инициативные письма. Особенностью письма-ответа является то, что в нем обязательно оформляется реквизит «Ссылка на дату и номер входящего документа»

4 Порядок выполнения работы

4.1 Открыть программу WORD, выполнив следующие операции Пуск/Программы/Microsoft Word

4.2 Установить шрифт Times New Roman, размер 14pt, выравнивание по ширине с помощью пиктограмм на панели инструментов

4.3 Установить поля документа с помощью команд Файл/Параметры страницы. Верхнее и нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1 см.

4.4 Оформить письмо-запрос.

4.5 Оформить письмо-ответ.

4.6 Оформить отчет.

4.7 Ответить на контрольные вопросы.

4.8 Сделать выводы по работе.

5 Содержание отчета

5.1 Наименование и цель работы.

5.2 Оснащение рабочего места.

5.3 Пошаговое выполнение задания (краткая форма: команды, пункты меню).

5.4 Распечатка результатов (по требованию преподавателя).

5.5 Выводы по работе.