7.2 Проектирование технологии менеджмента

Проектирование технологии управления (или построение оптимальной схемы) основано на тщательном изучении содержания управленческой деятельности, операций и процедур, их измерении, моделировании и экспериментировании.

Проектирование может осуществляться как заново, так и на основе действующей управленческой технологии. При построении новой технологии управления используется опыт других предприятий, научные рекомендации и разработки, экспертные оценки, а также моделирование. Проектирование на основе действующей технологии осуществляется также с учетом тщательного изучения действующей системы; упразднения процедур и операций, не оказывающих позитивного воздействия на процесс управления; модернизации нужных процедур; объединения однородных элементов технологии управления и т.п. Рассматривая операцию за операцией, анализируется содержание организационного процесса и его эффективность, устраняются недостатки. Главным в технологическом проектировании является точность описания действий, которые должны совершаться в рамках проектируемого процесса.

При проектировании процессов управления всегда следует учитывать специфику операций, составляющих содержание этого процесса, особенно, если речь идет о творческих и неповторяющихся операциях. Проектирование подразумевает не только разработку управленческих процессов, но также их рационализацию и оптимизацию. В общем виде разработку оптимальной технологии можно представить следующим образом:

1. постановка целей управления, разукрупнение их до уровня подразделений и рабочих мест;

2. определение средств достижения целей, стоящих перед работником управления;

3. формирование состава и содержания требуемой и разрабатываемой документации на каждом из уровней управления;

4. анализ действующей технологии управления;

5. построение схемы процесса управленческой работы путем разбивки ее на операции;

6. с учетом принципа экономичности достижения конечного результата исследуется необходимость осуществления каждой из операций;

7. для обеспечения непрерывности технологического процесса рассматривается весь процесс работы исполнителя (а не отдельный фрагмент) с учетом факторов времени и маршрута технологического процесса;

8. с целью обеспечения высокой надежности процесса устанавливается необходимый квалифицированный уровень исполнителей;

9. определяется состав используемых информационных и технических средств, предусматриваются варианты выполнения операций в различных ситуациях.

Разработанная технология управления реализуется с помощью сводных технологических процедур, блок-схем, сетевых моделей, маршрутных схем, технологических карт, инструкций, распоряжений, приказов и пр. И, наконец, разработанные процессы управления подлежат технологической регламентации, под которой понимается формальное закрепление оптимального процесса управления в нормативно-документационной форме, обладающей элементами обязательного соблюдения.

Таким образом, средством, содержащим в зафиксированном виде по установленным формам и правилам информацию, необходимую для реализации процесса управления, является документ. Современное состояние технического обеспечения на предприятиях позволяет использовать как традиционный (бумажные) документы, так и документы, изготовленные на технических носителях: фотографиях, кинолентах, магнитных, лазерных дисках и пр.

Документирование, или документационное обеспечение функций управления и различных видов работ, осуществляется, как: 1). процесс по фиксации, передаче, использованию и хранению соответствующей информации; 2). комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе выполнения различных функций управления.

Движение документов по заданным направлениям представляет собой документопоток. Прохождение документопотоков по подсистемам управления и их преобразование называется документооборотом и основывается на тщательно разработанной, стабильной маршрутной технологии и регламентации функциональных отношений. Организация документооборота на каждом предприятии должна обеспечить оперативное прохождение документов по подразделениям, исключая возвратные движения документов. Рациональная организация документооборота позволяет сократить количество обрабатываемых документов, упростить процедуры их оформления, повысить скорость процессов исполнения, что особенно важно в современных условиях.

В качестве основных факторов, влияющих на рациональную организацию документопотоков предприятия, можно выделить: наличие государственных стандартов и их соответствие международным нормам; применение автоматизированных систем обработки документов; организацию деятельности подразделений документационного обслуживания и создание системы стандартов предприятия, регламентирующих управленческую деятельность.

Увязка элементов процесса принятия решения в пространстве. Во времени. По ресурсам и исполнителям, т.е. разработка технологии принятия и реализации управленческого решения. Позволяет ответить на следующие вопросы:

• что необходимо сделать;

• как, в какой последовательности делать;

• кому поручить исполнение;

• в какие сроки должна быть осуществлена работа;

• какими ресурсами располагает организация;

• с какой целью принимается решение;

• какой экономический, социальный и технический эффекты получит предприятие;

• каковы последствия реализации решения.

В условиях рыночной экономики решения предполагают также проведение анализа проблемных ситуаций, который включает сбор и обработку информации, формулирование проблемы, требующей разрешения. Такой этап выработки решения разбивается на процедуры следующим образом:

1) выявление управленческой проблемы;

2) предварительная постановка цели решения;

3) поиск и сбор необходимой информации;

4) анализ информации;

5) определение исходных характеристик проблемы;

6) оценка имеющихся ресурсов;

7) оценка фактора времени;

8) окончательная формулировка проблемы;

9) обоснование и построение формализованной модели проблемной ситуации;

10) выработка способов и процедур разрешения проблемы

Каждая из перечисленных процедур состоит из ряда операций. Например, «выявление управленческой проблемы» требует выполнения следующих действий:

а) анализ ситуации или объекта по качественным и ресурсным показателям;

б) сравнение эффективности объекта с лучшими достижениями в данной области;

в) определение расхождений показателей анализируемых объектов;

г) анализ литературных источников, отчетов о научно-исследовательских работах, рекламаций, претензий потребителей и пр.;

д) анализ организационно-технического уровня производства;

е) формирование направлений развития объекта и т.д.

Таким образом, технология менеджмента является существенным фактором обеспечением его эффективности и поэтому ее рационализации должно придаваться соответствующее значение в системах управления.