2.1.8.1 Типичные ошибки в документах.

1. Предложения в деловой речи должны быть короткими. Например, сложноподчиненные предложения следует ограничивать тремя придаточ­ными.

2. К нелитературным формам приводит использование причастий страдательного залога, неправильно образованных от глаголов (в литературном языке от данных глаголов они не образуются), а также образование отглагольных искусственных существительных. (Например: "Каждый работник должен хорошо знать несомые им обязанности"; "Комиссия не видела помещения новой школы из-за невхождения в нее").

3. Нецелесообразно сначала строить речь в третьем лице, от имени учреждения ("Департамент народного образования сообщает..."), а затем - в первом лице ("Просим принять участие...").

4. В некоторых случаях при сказуемом не должно быть существительного. Правильно: "Просим сообщить", неправильно: "Просьба сообщить".

5. После предлогов "согласно", "благодаря", "вопреки" слова ставятся в дательном падеже ("Согласно постановлению); неправильно: "Согласно постановления".

6. В документах не следует использовать устаревшие канцеляризмы, их следует заменять современными словами: при сем — при этом, коего — которого, дабы - чтобы, нижеследующий - следующий, вышеуказанный -указанный выше и т. п.

7. Следует избегать вычурных выражений, которые нередко затрудняют понимание смысла, ослабляют силу глагола-сказуемого, например: "Лишен возможности принять участие (не может принять участие, не может участвовать"); "Настоящим ставим вас в известность" (извещаем вас); "вам нужно произвести платеж" (уплатить).

2.1.8.2 Обиходно-деловой стиль.

Разновидностью официально-делового стиля является обиходно-деловой стиль, который связан со служебной перепиской (деловое письмо, коммерческая корреспонденция), официальными и частными деловыми бумагами. Определенная стандартизация облегчает их составление и использование, устраняет информационную избыточность, способствует более ясному пониманию документа.

Рассмотрим основные принципы и примеры составления документов.

Заявление.

Официальное сообщение, содержащее просьбу, жалобу или предложение. Оно должно быть адресовано конкретному ответственному лицу или организации.

В заявлении должны быть указаны:

1. Фамилия, имя, отчество и должность лица или название организа­ции, которым адресовано заявление.

2. Фамилия, имя, отчество, должность, адрес заявителя.

3. Название документа (заявление).

4. Изложение просьбы, жалобы, предложения и т.п.

5. Перечень документов, прилагаемых к заявлению.

Образец № 1

Директору Московского

машиностроительного

завода Иванову П. И. от Сергеева В.В., проживающего по адресу:

Московская обл., г. Подольск, ул. Лермонтова, д.1, кв. 122.

Заявление.

Прошу принять меня на работу в качестве менеджера.

К заявлению прилагаю:

1. копию диплома об окончании Нижегородского института менеджмента и бизнеса;

2. характеристику;

3. выписку из трудовой книжки;

4. справку о состоянии здоровья.

15 августа 1996 г. Сергеев

Образец 2

Директору Ивановской прядильно-ткацкой фабрики Кузнецовой Н. В. от технолога цеха № 7 Семеновой Ольги Ивановны.

Заявление.

Прошу уволить меня с работы по собственному желанию в связи с поступлением на дневное отделение физико-математического факультета Нижегородского педагогического университета им. М. Горького.

25 августа 1996 г. Семенова

Примечание: допускается вариант: без предлога "от" и написание слова "заяв­ление" со строчной ("маленькой") буквы; в этом случае после слова ставится точка.

Аналогично оформляются и заявления, связанные с необходимостью выполнения определённых служебных обязанностей. Аргументация будет более основательной, если автор ссылается на официальное решение или документы, которые могут быть приложены к заявлению. Форма зачина-адресации - та же:

Образец3

Директору....

старшего ревизора

заявление.

Прошу разрешить мне командировку в г. Тольятти с 10 по 18 августа 2001 г. для ознакомления с состоянием отчётности по кредитам в филиале нашей фирмы.

Необходимо выяснить причины несвоевременного предоставления отчётной документации за первое полугодие 2001 г.

Дата Подпись