2.2 Процедура оформления заказ-наряда сервисным консультантом при приеме автомобиля на сервисное обслуживание и при подготовке к выдаче после окончания работ.

Процедура оформления заказ-наряда сервисным консультантом при приеме автомобиля на сервисное обслуживание и при подготовке к выдаче после окончания работ.

Исполнители:

3. Сервисный консультант.

«Утверждаю»

Кривоносов А.А.

«Согласовано»

Дугин С.Д.

Оборудование и инструмент:

1. Прайс-меню

2. Справочник стоимости регламентных работ

Цель:

Оформление документации при приеме автомобиля на сервисное обслуживание и подготовка к выдаче после окончания работ.

№

Действие и условия его совершения

Ответственный исполнитель

При оформлении договора заказа-наряда на планируемые работы необходимы следующие документы: для физических лиц и наличной формы оплаты – свидетельство регистрации, водительское удостоверение либо доверенность на право управления транспортным средством, сервисная книжка и дисконтная карта; для юридических лиц и безналичной формы оплаты – свидетельство регистрации, водительское удостоверение (документ подтверждающий личность) и доверенность на право управления транспортным средством, сервисная книжка, доверенность на получение материальных ценностей либо печать предприятия.

Сервисный консультант

Сервисный консультант проверяет наличие записи в расписании данного автомобиля, проверяет историю работ, проведенных на данном автомобиле. При приеме автомобиля от юридических лиц сервисный консультант производит проверку платежной истории предприятия и наличие предоплаты на планируемые работы.

Сервисный консультант

При оформлении предварительной беседы сервисный консультант проверяет и при необходимости заполняет информационную карту, как по автомобилю, так и по контрагенту согласно свидетельству регистрации, записям в сервисной книжке и доверенности предприятия (для юридических лиц). В поле информации по автомобилю сервисный консультант проверяет следующие данные: VIN-код автомобиля, марку, модель, код модели, дату производства, дату продажи, гос. номер автомобиля, номер двигателя. В поле информации по контрагенту: для физических лиц – полное и краткое наименование контрагента (фамилия, имя, отчество), тип и группа контрагентов (физическое/юридическое лицо), адрес владельца, номера телефонов для связи с владельцем (сотовый и домашний), проверяет наличие информации о дисконтной карте клиента; для юридических лиц – полное и краткое наименование контрагента (название организации, например для краткого наименования – Авто супер ООО, для полного – ООО «Авто супер»), номера ИНН, КПП, код по ОКПО, юридический и фактический адреса организации, номера телефонов для связи с доверенным лицом организации.

Сервисный консультант

В поле работ сервисный консультант проставляет планируемые работы, проставляет нормо-часы согласно “Прайс-меню” и “Справочнику стоимости регламентных работ”, осуществляет подбор запчастей, в поле «Причина обращения» добавляет информацию о замечаниях и пожеланиях клиента, которые необходимо осветить в производимых работах.

Сервисный консультант

Менеджер по запасным частям

На основании предварительной беседы сервисный консультант заводит заказ-наряд. В полях заказа-наряда сервисный консультант добавляет информацию о приемщике, мастере, дате работ, примерного времени готовности автомобиля к выдаче, форме оплаты, номере, дате выдачи доверенности и доверенном лице (для юридических лиц). После этого производится запись заказа-наряда. Далее сервисный консультант оформляет требование на выдачу запчастей и отправляет его на принтер склада, в двух экземплярах выводит на печать акт приема-передачи, где зафиксирована предварительная стоимость обслуживания или ремонта.

Сервисный консультант

Далее сервисный консультант производит прием автомобиля методом кругового осмотра.Процедура кругового осмотра автомобиля АЦ «АвтоГрад 76»

Сервисный консультант

В процессе сервисного обслуживания сервисный консультант контролирует работы по автомобилю и выясняет о необходимости проведения дополнительных работ, согласовывает работы с клиентом, сообщает клиенту предварительную стоимость и ориентировочное время выдачи автомобиля уже с учетом дополнительных работ, а также осуществляет подбор необходимых запчастей.(распечатывает «заявку на детали», передает мастеру цеха, после заполнения мастером цеха передает менеджеру отдела запасных частей для определения наличия на складе, стоимости, сроков поставки и т.д.)

Сервисный консультант

Менеджер по запасным частям

По окончании работ по автомобилю, при оформлении окончательного договора заказа-наряда на выдачу сервисный консультант заполняет графу «пробег», указывается с точностью до километра(пробег является точкой отсчета гарантийного периода на проведенные виды работ сервисного обслуживания) и вводит следующую информацию: проведенные работы, нормо-часы, фамилии механиков, выполнивших работы, процент выполнения; переводит в состояние «закрыто»(для гарантийного ремонта «Выполнен»), заполняет графу «Рекомендации» для клиента, а также вводит в графу «Комментарии» необходимую информацию, в том числе и служебную.

В случае если был произведен сложный ремонт (агрегатный ремонт, тяжелый кузовной ремонт; ремонт, выполненный по факту жалобы клиента) СК обязан поставить в заказе галочку в поле «Сложный ремонт».

После заполнения всех граф производится закрытие договора заказа-наряда. При платных работах выставляется счет на проведенные работы, вводится счет-фактура (для юридических лиц и безналичной формы оплаты). Далее производится печать договора заказа-наряда в двух экземплярах, печать счета и счета-фактуры. При работах, выполненных безвозмездно для клиента (внутреннее обслуживание и внутреннее гарантийное обслуживание) счет и счет-фактура не выставляются. При печати акта ВР по гарантийному обслуживанию для клиента распечатывается экземпляр без стоимости ремонта, с указанием кол-ва н/ч по работам и замененных деталей, для АЦ «АвтоГрад 76» - с указанием стоимости н/ч, всех произведенных работ, а также стоимости деталей в закупочных ценах, в количестве 2 шт.: один экземпляр – (для бухгалтерии), второй экземпляр – (для гарантийного отдела).

Сервисный консультант