Змістовий модуль 3. Організація довідково-інформаційних процесів

Тема 4. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Поняття і призначення номенклатури справ. Принципи побудови номенклатури справ. Класифікація номенклатур справ (типові, зразкові, індивідуальні). Порядок розробки, складання і оформлення номенклатури справ.

Поняття про формування справ. Загальні правила формування справ. Принципи формування справ (у порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації та ін.).

Підготовка документів до наступного зберігання та використання, її етапи.

Порядок передачі справ до архіву установи, організації, підприємства.

Поняття експертизи наукової та практичної цінності документів. Експертна комісія (ЕК) установи, організації, підприємства: її функції, організація роботи.

Загальні правила оформлення справ: оформлення обкладинки, брошурування, нумерація аркушів, складання засвідчувального напису.

Опис документів постійного та тимчасового строків зберігання (понад 10 років).

Порядок складання, оформлення та затвердження актів про призначення до знищення документів та справ.

Забезпечення зберігання документів.

2. Розподіл балів, що присвоюються студентам

Модуль І			Модуль ІІ Виконання індивідуального завдання або участь у підсумковому тесті	Сума
Змістовий модуль І	Змістовий модуль ІІ	Змістовий модуль ІІІ	20	100
48	21	11
Т1	Т2 Т3	Т4
48	10 11	11

3. Методичні рекомендації до самостійної роботи

Дидактичною метою самостійної роботи студентів є:

1. Первинне оволодіння знаннями (засвоєння нового матеріалу). Постановка такої мети доцільна в тому випадку, якщо студенти самостійно, без допомоги викладача, вивчають новий навчальний матеріал (наприклад, студенти, які не мали можливості бути присутніми на лекційному занятті).

2. Закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань, отриманих під час аудиторних занять.

У залежності від поставленої мети студенти повинні використовувати такі основні види роботи:

Мета	Види роботи
Первинне оволодіння знаннями (засвоєння нового матеріалу)	Читання підручника, додаткової літератури: складання плану тексту, конспектування прочитаного, графічне зображення структури тексту, виписки з тексту
Закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань	Робота з конспектом лекцій, який студенти отримали під час занять, повторна робота з матеріалом підручника, додатковою літературою, складання плану відповіді на контрольні питання

Тема 1. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації Мета самостійної роботи

• Закріплення, поглиблення, поширення і систематизація знань, що були отримані на лекції про основні правила складання і оформлення організаційно-розпорядчої документації.

• Формування вмінь оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації.

• Формування вмінь та навичок складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації.

• Розвиток самостійного мислення.

План вивчення теми

1. Класифікація організаційно-розпорядчих документів. Державні стандарти на організаційно-розпорядчі документи.

2. Суть понять основних професійних термінів і визначень, які постійно зустрічаються при роботі з документами (діловодство, документ, бланк, реквізит, справа, документообіг, номенклатура справ та ін).

3. Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів, порядок і місце їх розташування, оформлення.

4. Поняття про бланки документів. Правила оформлення бланків документів.

5. Види та призначення організаційних документів. Формуляр організаційних документів (положень, статутів, інструкцій).

6. Правила складання та оформлення положень, статутів, інструкцій.

7. Види та призначення розпорядчих документів (накази, розпорядження, вказівки).

8. Накази з основної діяльності та особовому складу. Формуляри наказів з основної діяльності та особовому складу. Порядок підготовки та видання наказів. Правила складання та оформлення наказів.

9. Формуляри розпоряджень і вказівок. Порядок підготовки і видання розпоряджень і вказівок. Правила складання та оформлення розпоряджень, вказівок.

10. Види службових листів. Формуляри службових листів. Правила складання та оформлення службових листів.

11. Формуляри телеграм, телефонограм, довідок, доповідних та пояснювальних записок, актів, протоколів. Правила складання та оформлення телеграм, телефонограм, довідок, доповідних та пояснювальних записок, актів, протоколів.