Практичні заняття 7, 8, 9

Тема заняття: Складання та оформлення довідково-інформаційних документів

Мета заняття: закріпити теоретичні знання, виробити практичні навички і вміння щодо складання та оформлення службових листів, доповідних та пояснювальних записок, телеграм, телефонограм

Забезпечення заняття:

1. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. К., 1987.

2. Садковська І.П. Основи діловодства: наочний альбом-посібник. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2004.

3. Навчально-методичний посібник з дисципліни “Основи діловодства”. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2010.

4. Завдання для практичних занять з дисципліни “Основи діловодства”. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2010.

План практичного заняття

1. Складання та оформлення документів:

• службового листа;

• доповідної записки;

• пояснювальної записки;

• телеграми;

• телефонограми;

• довідки

Методичні рекомендації

При підготовці до практичної роботи студентам необхідно:

1. Вивчити конспект лекцій щодо правил складання та оформлення службових листів, телеграм, телефонограм, доповідних та пояснювальних записок, матеріал з підручника Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие (Глава ІІ § 5), зразки оформлення інформаційно-довідкових документів в Наочному альбомі-посібнику з навчальної дисципліні «Основи діловодства» (с. 39-46), звернувши увагу на те, що телеграма оформлюється на чистому аркуші паперу, вихідна телефонограма оформлюється на загальному бланку, а вхідна – у журналі реєстрації телефонограм. Оформлення доповідної та пояснювальної записок залежить від того внутрішніми чи вихідними є ці документи, лист повинен оформлятися на бланку для листів. Текст документів складається з двох частин, до оформлення кожної із них існують певні вимоги.

2. Вивчити додаток А “Реквізити, які використовуються для оформлення окремих видів документів” до навчально-методичного посібника з дисципліни «Основи діловодства» (с. 58)

Усі реквізити документів повинні складатися, оформлятися та розміщуватися згідно з вимогами Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153, та ДСТУ 4163 - 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Кожний вид документа (телеграма, телефонограма, доповідна записка, пояснювальна записка, службовий лист) повинен бути оформлений на окремому аркуші паперу формату А4. Після закінчення практичного заняття аркуші повинні бути підшиті у швидкозшивач з попередніми практичними роботами та передані на перевірку викладачу.

5. Методичні рекомендації до виконання індивідуальнОго завдання

Індивідуальні завдання розроблені з метою сприяння розвитку самостійного мислення, творчого, зацікавленого ставлення до процесу пізнання, розширення знань з предмету „Основи діловодства”.

Індивідуальні завдання носять творчий характер, повинні складатися студентами на основі порівняння, систематизації та узагальнення матеріалу.

Виконуючи індивідуальне завдання з навчальної дисципліни „Основи діловодства” студенти осмислено запам’ятовують матеріал, самостійно роблять висновки, ставлять запитання, що активізує їх пізнавальну самостійну роботу.

Індивідуальне завдання виконуються студентом самостійно під керівництвом викладача. Консультації по виконанню індивідуального завдання проводяться у позанавчальний час за окремим графіком. Завдання обираються індивідуально студентом.

Робота повинна мати таку структуру: план, короткий вступ, виклад основного змісту теми, висновок, список літератури, додатки.

Робота над обраною темою починається з ознайомлення з літературою. Але перш ніж приступити до її вибору, доцільно скласти план роботи. Попередній план зазвичай складається з трьох-чотирьох питань, у процесі роботи він конкретизується та уточнюються. План – це логічна основа роботи, від правильності його складання залежить зміст, логічний зв’язок частин роботи. Доцільно попередній план погодити з викладачем на консультації. Пункти плану повинні ділитися на підпункти, за допомогою яких необхідно розкрити зміст основного пункту, але не слід зайво деталізувати. У плані перелічуються основні питання роботи в логічній послідовності, яку необхідно дотримуватися при викладанні змісту роботи.

Основній частині роботи передує вступ. У ньому необхідно показати значення, актуальність теми, вибраної студентом для роботи, обґрунтованість вибору теми, новизну дослідження. Крім того, слід сформулювати основну задачу, що ставиться в роботі.

В основній частині роботи увагу слід приділити глибокому теоретичному висвітленню як теми в цілому, так і окремих її питань, правильно зв’язати теоретичні положення з практикою, а також зробити аналіз проведеного дослідження. Виклад матеріалу необхідно здійснювати відповідно до складеного плану.

У висновку необхідно узагальнити найважливіші положення, висунуті й розглянуті у роботі., зробити рекомендації, висловити думку з розглянутих питань.

В кінці роботи приводиться глосарій та список використаної літератури в алфавітній послідовності, після яких розміщують додатки. Додатки зазначаються літерами алфавіту (наприклад, Додаток А, Додаток, Б і т.д.). По тексту роботи необхідно робити посилання на додатки.

Робота оформляється на листах паперу формату А 4, які підшиваються у швидкозшивач. Оформлення титульної сторінки наведено у додатку Б, оформлення сторінки для розміщення рецензії на роботу студента (підшивається у роботу останньою) наведено у додатку В.

Текст роботи пишеться з одного боку листа, поля: ліве – 3 см, праве – 1 см, верхнє і нижнє - по 2 см. Оформлення кожного пункту плану роботи починається з нової сторінки. Заголовки пунктів плану роботи виділяються. Листи роботи нумеруються по центру нижнього поля листа. Обсяг роботи – 25-30 сторінок машинописного тексту.

Завершена робота здається для реєстрації на кафедру менеджменту не пізніше 10 днів до початку залікового тижня, після цього терміну роботи на перевірку викладачем не приймаються.

Студент має право не виконувати індивідуальне завдання, замість цієї роботи він може приймати участь у тестуванні.