Методичка

Создание текстовых документов. Текстовые редакторы

Для отчетов создайте свои стили форматирования для заголовков и основного текста, например, с именем «Мой …».

Объединить последовательно файлы всех работ в один файл с именем «Отчет …( далее фамилии студентов)».

Задание 2. Вставте верхние колонтитулы для каждой работы, содержащие номер работы и её название, нижние колонтитулы – номер страницы.

Задание 3. В начало отчета вставте титульный лист и оглавле-

ние.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ В РЕДАКТОРЕ WORD

1.Объединение файлов. Открыть файл с отчетом по 1-й лабораторной работе, поставить курсор в конец файла, выполнить лента

Вставка Вставить объект Текст из файла открыть папку с файлами по лабораторным работам, выбрать файл отчета по 2–й лабораторной работе Вставить. Повторить эти действия, вставив все файлы. Выполнить команду Файл Сохранить как указать Вашу папку и новое имя объединенного файла «Отчет (Фамилии студентов)».

2.Вставьте разрывы разделов в конце каждого отчета по лабораторной работе. Поставьте курсор в конец отчета по лабораторной работе; вставьте разрыв: лента Разметка страницы Разрывы разделов Следующая страница.

3.Вставка колонтитулов. Перейдите на начало работы, скопируйте её название и выполните лента Вставка Верхний колонти-

тул Изменить верхний колонтитул вставьте название работы в область колонтитула, если нужно переформатируйте текст на ленте Работа с колонтитулами отожмите кнопку Как в предыду-

щем, закройте колонтитул. Повторите все действия для каждой работы.

4.Вставка номера страниц − лента Вставка Номера страниц Внизу страницы выберите место расположения номера страницы справа.

5.Вставка оглавления. Убедитесь, что названия всех разделов имеют стиль форматирования «МойЗаголовок 1», а названия всех лабораторных работ имеют одинаковый стиль форматирования «МойЗаголовок 2». Поставьте курсор в начало документа и выпол-

41

Создание текстовых документов. Текстовые редакторы

ните лента Ссылки → Оглавление Оглавление… выберите фор-

мат оглавления и другие параметры.

6. Первой страницей «Отчета по лабораторным работам» должен быть титульный лист лента Вставка Страницы Титульный лист Отразите на титульном листе информацию, приведенную на стр. 43.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ В РЕДАКТОРЕ WRITER

1. Объединение файлов. Открыть файл с отчетом по 1-й лабораторной работе, поставить курсор в конец файла, выполнить команду Вставка Файл открыть папку с файлами по лабораторным работам, выбрать файл отчета по 2-й лабораторной работе Вставить. Повторить эти действия, вставив все файлы. Выполнить команду Файл Сохранить как указать Вашу папку и новое имя объединенного файла «Отчет (Фамилии студентов)».

2.Вставка номера страниц. Подключите нижний колонтитул

−команда Вставка Нижний колонтитул Обычный. Выберите место расположения номера страницы в нижнем колонтитуле

справа. Выполните команду Вставка Поля Номер страниц. Если вместо цифры пишется текст «Номер страницы» − это код поля, нужно его переключить на значение поля командой Сервис Параметры OpenOffice.org Writer Вид снять флажок Коды полей. Или более быстрая смена кода/значения полей команда Вид

Поля.

3.Вставка оглавления. Убедитесь, что названия всех разделов имеют стиль форматирования «МойЗаголовок 1», а названия всех лабораторных работ имеют одинаковый стиль форматирования «МойЗаголовок 2». Поставьте курсор в начало документа и выпол-

ните команду Вставка → Оглавление и указатели Оглавление и указатели на вкладке Вид введите в поле Заголовок Оглавление или Содержание и выберите параметры: Защищено от изменений вручную и использовать Структуру.

4. Вставка верхнего колонтитула. Перейдите на отчет 1 лабораторной работы выполните команду Вставка Верхний колонтитул, затем встаньте в область верхнего колонтитула и выполните

42

Создание текстовых документов. Текстовые редакторы

команду Вставка Поле Дополнительно на вкладке Документ

в окне «Тип поля» выберите Глава в окне «Уровень» выберите 2. 5. Первой страницей «Отчета по лабораторным работам» должен быть титульный лист. Создайте титульный лист в соответствии с приведенным примером.

Пример титульного листа

Федеральное агентство по образованию ГОУ ВПО «Уральский государственный горный университет»

Кафедра информатики

ОТЧЕТ

по лабораторным работам

по дисциплине «Офисные приложения»

Выполнил: Иванов И.И. Группа: ИНФ–13–1 Проверил: Тимухина В.В.

Екатеринбург – 2013

43

Создание расчетных электронных таблиц. Табличные процессоры

2. Создание расчетных электронных таблиц. Табличные процессоры

Общие принципы создания электронных таблиц

Основой электронной таблицы является ячейка. Адрес ячейки определяется именем столбца и номером строки, на пересечении которых находится ячейка, например, А1, В15. Интервал ячеек определяется адресом левой верхней ячейки и правой нижней В2:D4.

Таблица создается на рабочем листе. Контекстное меню ярлыка рабочего листа содержит команды работы с рабочим листом: Капиро-

вать/Перемещать, Переименовать, Вставить, Удалить, Защитить. Удаленный лист восстановить нельзя.

1.Ввод данных в ячейки таблицы. В ячейку вводятся два вида данных: константы и формулы.

Константы: числовые, текстовые, даты/время, логические, значения ошибок.

Порядок ввода: выберите ячейку, введите информацию, нажмите Enter. Старое значение в ячейке сотрется, вводимая информация отражается в строке формул. Курсор (по умолчанию) переместится вниз.

ПРИ ВВОДЕ ЧИСЕЛ. Вид вводимого числа зависит от формата ячейки: обычный, числовой, дробный, процентный, денежный, экспоненциальный (по умолчанию – обычный). Число прижимается к правой стороне ячейки.

ПРИ ВВОДЕ ТЕКСТА. Если вводимый длинный текст не помещается в ячейке, то он перекрывает другие ячейки, но принадлежит той ячейке, в которую вводится. Для размещения текста в ячейке можно изменить ширину ячейки или набрать текст в ячейке в несколько строк.

2.Ввод формул. Формула вводится одновременно в строку формул и в ячейку. Формула начинается с символа = (равно), и может содержать константы, адреса ячеек, знаки арифметических действий

ифункции. Константы и знаки арифметических действий вводятся с клавиатуры, адреса ячеек указываются щелчком мыши, функции вводятся с помощью Мастера функций. Функции – ранее определённые формулы, они имеют такой синтаксис: Имя_Функции (аргументы). Имя выбирается из списка функций, аргументами могут быть адреса

45

Создание расчетных электронных таблиц. Табличные процессоры

ячеек, константы, либо выражения. Аргумент может отсутствовать, но скобки обязательны.

3.Выделение фрагментов таблицы. Выделение строк – прове-

сти указателем мыши (при нажатой левой клавише) по номерам соответствующих строк. Выделение столбцов – провести указателем мыши по именам столбцов. Выделение интервала ячеек – провести указателем мыши от верхнего левого угла интервала до правого нижнего угла.

4.Редактирование: вырезать, копировать, вставить, уда-

лить, удалить лист и т.д. Команды редактирования применимы к ячейке, интервалу ячеек или к рабочему листу. Для выполнения этих команд необходимо выделить фрагмент (интервал) ячеек и в контекстном меню выбрать соответствующую команду.

Электронные таблицы имеют много инструментов, однако в разных табличных процессорах интерфейс их использования разли-

чен. Большинство команд можно найти в контекстных меню вы-

деленных объектов. Ниже рассмотрены табличные процессоры Excel

иOpenOffice.org Calc.

Табличный процессор Excel

1. Автозаполнение ячеек:

Натурального ряда чисел − введите в ячейку число 1, введите в

следующую ячейку число 2, выделите обе ячейки и потяните за Маркер заполнения до появления в ячейке нужного значения.

Автозаполнение ячеек возможно для рядов дат, времени, рис. 16.

2. Добавление (удаление) строк, столбцов, ячеек.

Выделите такой фрагмент ячеек, строк, столбцов. Добавление − в контекстном меню выделенного фрагмента → Вставить → Ячейки (со сдвигом вниз или влево) Строки, Столбцы.

Удаление − в контекстном меню выделенного фрагмента Уда-

лить → Ячейки (со сдвигом вверх или вправо) Строки, Столбцы. Или лента Главная → Ячейки → Вставить (Удалить).

При добавлении и удалении ячеек таблица может деформироваться.

3. Вычисления. Формула начинается с символа = (равно) и может содержать константы, адреса ячеек, знаки арифметических действий и функции. Константы и знаки арифметических действий вводятся с клавиатуры, адреса ячеек указываются щелчком мыши, функ-

46

Создание расчетных электронных таблиц. Табличные процессоры

ции вводятся с помощью Мастера функций следующим образом – лента Формулы Вставить функцию подключается Мастер функций. На ленте Формулы приведены категории функций: недавно использовались, логические, финансовые, математические, текстовые, даты и времени, другие. На ленте Формулы много вспомогатель-

ных инструментов.

Рис. 16. Примеры автозаполнения

4.Форматирование чисел, текста, шрифта, обрамление и заливка ячеек цветом.

Используется лента Главная → группы инструментов Шрифт,

Выравнивание, Число, Стили, Ячейка. Для форматирования чисел с двумя знаками после запятой – группа Число → вкладка Число → формат Числовой → число десятичных знаков 2. Для форматирования текста в ячейку в несколько строк: группа Выравнивание → вкладка

Выравнивание → переносить по словам.

5.Построение графиков и диаграмм.

Выделить интервал ячеек данных с названиями. Лента Вставка и далее выбираете тип диаграммы: Гистограмма, График, Точечная,

Круговая и др. Подключается лента Работа с диаграммой, которая имеет три вкладки: Конструктор − содержит команды редактирования (изменения) графика, Макет – содержит команды оформления построенного графика, Формат – содержит команды форматирования.

6. Работа с таблицей как с базой данных: сортировка, филь-

трация, промежуточные итоги.

Используются команды ленты Данные. Для работы с этими командами необходимо, чтобы:

«Шапка» таблицы должна состоять из одной строки.

47

Создание расчетных электронных таблиц. Табличные процессоры

Таблица должна быть отделена от строки названия и строки итогов пустой строкой.

Слева и справа от таблицы не должно быть никаких данных. Курсор поставить в любую заполненную ячейку таблицы.

Сортировка – перестановка строк таблицы по возрастанию или убыванию значений выбранного столбца. Лента Данные → Сортировка → выбрать столбец → порядок сортировки (по убыванию или по возрастанию). Затем можно добавить дополнительные сортировки для строк, имеющих одинаковые значения в столбцах предыдущей сортировки.

Фильтрация – выборка строк таблицы, удовлетворяющих заданному условию. Лента Данные → Фильтр → в «шапку» таблицы, к заголовкам добавляются кнопки списка, открыв список, можно выбрать или задать условие отбора (фильтрации). Для фильтрации можно использовать Расширенный фильтр. На ленте Данные – в

группе Сортировка и фильтрация выбрать Дополнительно, где за-

дать адреса областей исходных данных, критерия и результата.

Промежуточные итоги можно получить на предварительно отсортированной таблице по тому параметру, по которому нужно подвести итоги. Лента Данные → Промежуточные итоги – указать имя столбца, по которому была проведена сортировка, выбрать операцию (сумма, среднее и т.д.) и отметить столбцы, по которым подводить итоги.

7. Таблицы подстановки. Позволяют использовать формулу, введенную в одну ячейку для расчета данных целой таблицы. Существуют таблицы с одной (для функций с одной переменной) или двумя ячейками подстановки (для функций с двумя переменными). Таблицу нужно подготовить определенным образом. С одной ячейкой подстановки:

ввести исходные данные в столбец (или строку) подстановки;

ввести формулу, которая будет содержать ссылку на ячейку ввода, над столбцом, где будет результат. Таких формул может быть не-

сколько;

затем выделить интервал ячеек, включающий исходные данные, ячейки с формулами и будущий результат и выполнить лента Данные

→ Анализ «что если» → Таблица данных → сослаться на адрес ячей-

ки ввода.

48

Создание расчетных электронных таблиц. Табличные процессоры

8.Сводные таблицы. Позволяют из большой таблицы сделать выборки. Используется лента Вставка − Сводная таблица. Указать источник данных, место расположения сводной таблицы, указать поля и данные, по которым нужно получить сводку.

9.Специальные инструменты: подбор параметра, поиск ре-

шения. Позволяют найти оптимальное (наилучшее) решение. При подборе изменяется один параметр. Лента Данные → Анализ «что если» → Подбор параметра → указать ячейку с искомым параметром, её значение и изменяющуюся ячейку.

При поиске решения можно изменять много параметров. Для чего необходимо записать математическую постановку задачи, определив целевую функцию и ограничения, подготовить таблицу и выполнить лента Данные → Поиск решения → задать адрес целевой функции, область изменяемых ячеек и ограничения, выбрать метод решения – Найти решение. Если инструмента Поиск решения нет на ленте, его нужно подключить: команда Файл → Параметры → Надстройки → Пакет анализа → Поиск решения.

Табличный процессор Calc

1.Автозаполнение ячеек. Смотри табличный процессор Excel. Автозаполнение аналогично, но кроме этого используется команда

Правка → Заполнить → Вверх, Вниз, Влево, Вправо, Заполнить ряды,

где можно задать заполнение рядов дат, времени, прогрессия: арифметическая (например, номер по порядку) или геометрическая.

2.Добавление (удаление) строк, столбцов, ячеек.

Добавление − команда Вставка → Строки (Столбцы, Ячейки).

Удаление − Выделить нужный интервал Правка → Удалить. При добавлении и удалении ячеек таблица может деформироваться.

3. Форматирование чисел, текста, шрифта, обрамление и

заливка ячеек цветом.

Используется команда Формат → Ячейки и соответствующая вкладка. Для форматирования чисел – вкладка Число. Например, для задания нужного количества знаков после запятой: команда Формат

→ Ячейки → вкладка Число → формат Числовой → Дробная часть

(число знаков после запятой). Для ввода текста в ячейку в несколько строк: Формат → Ячейки → вкладка Выравнивание → переносить по

49

Создание расчетных электронных таблиц. Табличные процессоры

словам. Кроме того присутствуют вкладки: Шрифт, Эффекты шрифта, Фон, Обрамление, Защита ячейки.

4. Построение графиков и диаграмм.

Выделить столбцы данных с названиями. Обратиться к Мастеру диаграмм, шаг 1 – выбрать Тип диаграммы, шаг 2 – Диапазон данных

(исходные данные желательно выделить вместе с «шапкой» таблицы до вызова мастера), шаг 3 – Ряды данных – используется для добавления на существующий график новых, шаг 4 – Элементы диаграммы – поля для ввода заголовков, подзаголовков и других элементов.

5. Работа с таблицей как с базой данных: сортировка, филь-

трация, промежуточные итоги.

Эти действия выполняются командами меню Данные. Для работы с этими командами необходимо:

«Шапка» таблицы должна находиться в одной строке. Таблица должна быть отделена от строки названия и строки итогов пустой строкой. Слева и справа от таблицы не должно быть никаких данных. Курсор поставить в любую заполненную ячейку таблицы.

Сортировка – перестановка строк таблицы по возрастанию или убыванию значений выбранного столбца. Команда Данные → Сортировка → выбрать столбец → вид сортировки (по убыванию или по возрастанию), затем выбрать другой столбец.

Фильтрация – выборка строк таблицы, удовлетворяющих условию. Команда Данные → Фильтр → Автофильтр, Стандарт-

ный фильтр → задать условие отбора (фильтрации) либо Расширенный фильтр, который требует указать адрес исходного массива

Промежуточные итоги можно получить на предварительно отсортированной таблице по тому параметру, по которому нужно подвести итоги. Команда Данные → Промежуточные Итоги → ука-

зать имя столбца, по которому была проведена сортировка (столбец группировки), выбрать функцию для промежуточных итогов и отметить столбцы, по которым подводить итоги.

6. Сводные таблицы. Позволяют из большой таблицы сделать выборки. Используется Мастер Сводных таблиц. Команда: Данные

→Сводная таблица → Создать. Выбрать источник данных, в окне разметки сводной таблицы название столбцов таблицы переместить в соответствующие поля сводной таблицы.

7. Специальные инструменты: подбор параметра, поиск ре-

шения. Позволяют найти оптимальное (наилучшее) решение. При

50