Методичка

Разработка баз данных. СУБД Access

правьте все поля в окно Выбранные поля. Присвойте форме имя

«Разряд».

3.Откройте форму «Разряд» в конструкторе, на панели Ин-

струменты конструктора форм Конструктор – щелкните по

Кнопке и отрисуйте кнопку на форме в области заголовка формы, рис. 87.

4.При этом начнет выполняться Мастер установки Кнопки. В

окне Категория выберите Работа с формой, в окне Действия выберите Открыть форму.

Рис. 87. Форма «Разряд» в режиме конструктора

5.Выберите таблицу «Сотрудники» Открыть форму для отобранных записей, разместить на кнопке Текст и ввести текст

Сотрудники Готово.

6.Загрузите форму «Разряды», в открывшейся форме нажмите на кнопку Сотрудники. Добавьте еще одну запись в таблицу «Сотрудники» используя данную форму.

Лабораторная работа 20. Создание отчетов

Отчеты – это объекты БД, которые являются документами, т.е. они могут быть напечатаны. Создадим несколько отчетов. Лучше всего отчет строить с помощью мастера, а затем доработать в режиме конструктора.

Простые отчеты строятся на основе одной таблицы.

Задание 1. Создать на основе таблицы «Отделы» отчет «Теле-

фонный справочник предприятия», содержащий поля: Отдел, Телефон, Начальник и по таблицы «Разряды» создадать отчет «Справочник разрядов», содержащий поля: Разряд и Тарифный коэффициент.

121

Разработка баз данных. СУБД Access

Построение отчета «Телефонный справочник предприятия».

1.Выполним команду – Создание Мастер отчетов − на экран выведется диалоговое окно.

2.Раскроем список и выберем таблицу «Отделы». Щелчком по кнопке >> переместим все поля из окна Доступные поля в окно

Выбранные поля Далее.

3.В следующем окне, если бы у нас было в отделе несколько телефонов, можно было бы добавить уровень группировки, но у нас

взадаче в каждом отделе один телефон, значит это окно пропускаем.

4.В следующем окне выберем поле сортировки.

5.Задаем макет Табличный ориентация Книжная выби-

раем Стиль отчета, например, строгий.

6.Задаем имя Отчета, например «Телефонный справочник»,

просматриваем отчет.

Доработка отчета в режиме конструктора – открываем от-

чет в конструкторе:

-на панели Инструменты конструктора отчетов выбираем Формат.

-щелкнем по надписи «Телефонный справочник» и меняем её формат. Добавим в область Заголовка отчета рисунок.

-Изменим форматы других полей так, чтобы отчет имел привлекательный вид, в том числе можно назначить фоновый рисунок.

-выровняем все поля и надписи относительно друг друга, для этого их нужно попарно или все сразу выделять и из кон-

текстного меню выбирать Выровнять, слева, справа, по узлам сетки.

-выделим все поля и надписи Отдел, Телефон, Начальник и в

Свойствах установим Тип границы «сплошная». Измените какие

–либо другие Свойства внешнего вида отчета.

-по мере редактирования быстрый переход из режима просмотра в режим конструктора осуществляется выбором команд Пред-

ставление отчета и Конструктор в контекстном меню на наименовании вкладки отчета, рис. 88, 89.

122

Разработка баз данных. СУБД Access

Рис. 88. Отчет в конструкторе

Рис.89. Отчет в режиме просмотра

По приведенному примеру разрабатывается отчет «Справоч-

ник разрядов».

Реляционный отчет.

Задание 2. Создать отчет «Ведомость по зарплате», отобрать в него поля Фамилия, Имя, Отчество, Отдел, Начислено. Отчеты по связанным таблицам (реляционные) лучше создавать по специально созданному для отчета запросу.

1. Создайте запрос для отчета. Из запроса «Служебные данные» отберите указанные поля, присвойте ему имя «Для отчета». Выполните запрос, проверьте правильность отбора данных.

123

Разработка баз данных. СУБД Access

2.Выполните Создание Мастер отчетов – выберите ис-

точник данных запрос «Для отчета» все поля отберите в отчет.

3.Выберите уровень группировки – поле «Отдел».

4.Выберите порядок сортировки и вычисления. Для вычисле-

ния нажмите на кнопку Итоги, укажите, какие итоговые значения нужно вычислить для поля Начислено. выберите Sum.

5.Выберите макет ступенчатый, книжную ориентацию. Да-

лее введите имя отчета «Ведомость по зарплате». Просмотрите отчет.

6.Если в столбце Начислено вместо чисел решетки, это значит для чисел недостаточно ширины поля.

Доработка отчета в конструкторе.

1.Если при просмотре отчета увидели вместо наименования отдела – число, это код отдела. Выделите поле Отдел и удалите его. Затем выполните следующие действия. На ленте Конструктор выберите Список полей выделите поле Отдел и перетащите его в область Заголовок группы ‘Отдел’ отчета.

2.Вид отчета «Ведомость по зарплате» в конструкторе приведена на рис.90. Приведите свой отчет к такому виду. В область Примечание отчета разместите поле Надпись. Для этого на ленте Конструктор» нажмите на кнопку Надпись [Аа] и отрисуйте поле

в области Примечание отчета, далее введите «Директор Иванов И.И.»

Рис. 90. Отчет в режиме конструктора.

124

Разработка баз данных. СУБД Access

Вид готового отчета приведен на рис.91.

Рис. 91. Вид отчета «Ведомость по зарплате»

Лабораторная работа 21. Макросы. Разработка управляющей формы

В разрабатываемой базе присутствуют таблицы, формы, отчеты и необходимо организовать управление их выводом по желанию пользователя. Для организации работы с базой данных принято применять кнопочные формы. Кнопочные формы можно построить с помощью мастера кнопочных форм либо в режиме конструктора. На рис. 92. приведена кнопочная форма в режиме конструктора.

125

Разработка баз данных. СУБД Access

На форме три ряда кнопок. Кнопки для открытия форм и отчетов разработаны аналогично тому, как рассмотрено ранее в работе 19 с использованием мастера кнопок. Кнопки для открытия таблиц и выхода из Access разработаны с использованием макросов.

Рис. 92. Управляющая кнопка в режиме конструктора

Установка кнопок на Управляющую форму.

1.Выполните команду Создание Конструктор форм.

2.Разместите «Надписи» [Аа] на форме и заполните их тек-

стом.

3.Разместите первую группу кнопок для таблиц: «Сотрудни-

ки» «Отчеты», «Формы». При их создании в окне Создание кноп-

ки нажмите на Отмену, т.к. в окне Категории нет работы с таблицами. В дальнейшем к этим кнопкам подключим макросы

4.Разместите вторую группу кнопок для форм: «Сотрудни-

ки», «Отчеты», «Разряды». При создании кнопки Сотрудники в

окне Создание кнопки выберите категорию Работа с

формой Открыть фору. Далее выберите имя открываемой формы, рисунок на кнопке, готово. Рядом с кнопкой поместить надпись [Аа], в которой написать имя открываемой формы, например, «Сотрудники».

5. Аналогично создаются кнопки для открытия форм «Отделы» и «Разряды», а также кнопки для открытия отчетов «Ведо-

мость по зарплате», «Телефонный справочник».

126

Разработка баз данных. СУБД Access

Создание макросов. Макросы – это программы, созданные из макрокоманд, существующих в Access. Эти программки выполняют некоторые действия. Создадим макросы для открытия таблиц и для выхода из Access.

1.Выполните команду Создание Макрос – выберите из списка «Открыть таблицу» и заполните окно Открыть таблицу,

выбирая параметры из списков. Закройте макрос и введите имя,

например, «Откр_табл_Сотр», рис. 93.

2.Аналогично создайте макросы для открытия таблиц «Отде-

лы» и «Разряды» и макрос выхода из Access.

Рис. 93. Создание макроса

Привязка макроса к кнопке.

1. В режиме конструктора формы на кнопке, например, «Со-

трудники» вызовите контекстное меню, выберите Свойства Формы на вкладке События выберите Нажатие кнопки вы-

берите имя макроса, открывающего данную таблицу

«Откр_табл_Сотр».

2. Аналогично привязываются макросы к другим кнопкам. . На рис. 94 приведена кнопочная форма в режиме выполнения.

Рис. 94. Кнопочная форма

127

Вероника Всеволодовна Тимухина, доцент, канд. техн. наук,

Офисные приложения

Методические указания к лабораторным работам

по дисциплине « Офисные приложения» для студентов, обучающихся по направлению

080200.62 - Информатика и вычислительная техника очной и заочной форм обучения

Редактор И.В. Козлов Компьютерная верстка В. В. Тимухина

Подписано в печать 06.05.2013 г.

Бумага писчая. Формат бумаги 60 х 84 1/16. Гарнитура Times New Roman Печать на ризографе. Печ. л. 7,9. Уч.-изд.л. 4,6. Тираж 100 экз.Заказ .№

Издательство УГГУ 620144, г. Екатеринбург, ул. Куйбышева, 30

Уральский государственный горный университет Отпечатано с оригинал-макета

в лаборатории множительной техники УГГУ