▲ Управление коммуникациями проекта.

Управление коммуникациями проекта представляет собой деятельность, направленную на обеспечение сбора, обработки и своевременного предоставления информации, необходимой участникам проекта для эффективного выполнения работ.

Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

• планирование системы коммуникаций — определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки);

• сбор и распределение информации — процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;

• отчетность о ходе выполнения проекта — обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;

• документирование хода работ — сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

План управления коммуникациями является частью плана управления проектом. Он включает:

• Требования к коммуникациям со стороны участников проекта

• Формат, содержание и уровень детализации информации

• Имена сотрудников, ответственных за передачу информации

• Имена сотрудников, получающих информацию

• Технологии передачи информации

• Сроки и порядок передачи информации на вышестоящие уровни

• Методы изменения плана управления коммуникациями по ходу выполнения проекта

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

• внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);

• формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);

• письменные и устные;

• вертикальные и горизонтальные.

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.

Системы сбора информации включают:

• Картотеки

• Электронные базы данных

• Программное обеспечение и системы, обеспечивающие доступ к технической документации

Отчетность о ходе выполнения проекта

Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает:

информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей;

информацию об отклонениях от базовых планов;

прогнозирование будущего состояния проекта.

Структура коммуникации

1) двух участников-коммуникантов, наделенных сознанием и владеющих нормами некоторой семиотической системы, например, языка;

2) ситуацию (или ситуации), которую они стремятся осмыслить и понять;

3) тексты, выражающие смысл ситуации в языке или элементах данной семиотической системы;

4) мотивы и цели, делающие тексты направленными, т.е. то, что побуждает субъектов обращаться друг к другу;

5) процесс материальной передачи текстов.

Виды коммуникаций

По типу отношений между участниками:

межличностная,

публичная,

массовая

По типу используемых средств:

речевая,

паралингвистическая (жест, мимика, мелодия),

вещественно-знаковая (текст)

• ▲Уп По отношению к проекту:

Внутренняя (команда проекта)

Внешняя (СМИ)

• По отношению между участниками:

Формальная (отчет, приказ)

Неформальная (переговоры, дискуссии, e-mail)

• По иерархической структуре:

Вертикальная (отчет, приказ)

Горизонтальная (сбор и передача исходных данных)

• По взаимодействию:

Официальная (годовой отчет, раскрытие информации)

Неофициальная (переписка)

• По способу передачи:

Письменная

Устная

• По каналам передачи и восприятия:

Вербальная (речь)

Невербальная (поза, мимика, жесты)

• По открытости (доступности):

Конфиденциальная

Не содержащая коммерческую тайну

Разработка плана управления коммуникациями проекта

1.Анализ участников проекта.

2.Определите участников коммуникации и их информационные потребности.

3.Определите средства коммуникации - документы, виды отчетов, которые будут задействованы в этом проекте.

4.Определите каналы коммуникации: от кого к кому будет проходить.

5.Определите способ (технологию) коммуникации: телефон, электронная почта, программные средства совместной работы и т.д.

6.Варианты способа коммуникаций:

1.Официальная доставка;

2.Электронная почта;

3.Неофициальная встреча;

4.Совещание;

5.…

7. Задайте частоту прохождения информации.

8. Задайте ожидаемый результат для каждой коммуникации.