2.2 Анализ программных средств.

Lotus Notes

Компания Lotus была пионером во многих направлениях софтверного бизнеса: десять лет назад у электронной таблицы Lotus 1-2-3 просто не было достойных конкурентов, а почтовая программа CC-mail долго оставалась лучшей корпоративной почтовой системой. Это была первая и долгое время единственная система, реально позволяющая обеспечить быстрое создание единого информационного пространства и системы корпоративных коммуникаций компании.

Lotus - это подразделение IBM, сохранившее некоторую самостоятельность и торговую марку «Lotus».

Lotus Notes представляет собою гибрид СУБД и почтовой системы, обладающий рядом интересных особенностей и рядом возможностей для организации структурированной коммуникации - форумы, календари и так далее.

Главной особенностью лотусовской базы данных является ее ориентация на хранение больших плохо структурированных документов и коллективную работу с ними. В LN реализована система управления правами пользователей, позволяющая назначать права отдельным пользователям и их группам как на базы данных, так и на документы и их отдельные поля. Поддерживается аутентификация документов с помощью электронной подписи - при помещении в базу созданный или модифицированный документ может подписываться сотрудником, который с ним работал.

Почтовая программа и прочие приложения (форумы, календарное планирование и другие) надстроены над этой самой системой хранения документов. Адресные книги, папки с письмами, календари также являются записями в базе данных, и на них распространяются все общие механизмы, например, версии, поддержка коллективной работы и многое другое.

Еще одним базовым механизмом, впервые реализованным именно в Lotus Notes, является репликация - возможность серверов LN синхронизировать свои базы, пересылая друг другу документы в свободное от основной работы время.

Предусмотрена и возможность разработок специализированных приложений в среде LN. Для этой цели в систему встроен язык программирования (Lotus script), открывающий доступ к API системы и позволяющий создавать достаточно сложные приложения. Можно также разрабатывать приложения для Lotus на более традиционных Java & JavaScript, к которым также имеются библиотеки объектов для работы с Lotus’овским API.

Рис. ???

Лотус как система документооборота

LN позволяет быстро создать корпоративное хранилище документов и обеспечить базовые процедуры работы с ним.

Достоинством LN как среды разработки является наличие ряда встроенных механизмов работы с документами.

Lotus Notes сохраняет популярность у IT-менеджеров и продолжает свою экспансию в крупные российские компании.

Сэд "Электронное дело"

«Электронное ДЕЛО» - программный комплекс, разработанный на базе платформы «ДЕЛО» (Российская Федерация) и адаптирован под нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела. «Электронное ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию традиционного делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами (в том числе и предметного контура организации). Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления организацией.

«Электронное ДЕЛО» - масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организации любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Возможность использования конкурентных лицензий позволяет организовать эффективный доступ к системе пользователям, обрабатывающим незначительное количество документов с экономией денежных ресурсов для организации. 

Особенность системы – возможность реализации в базовой поставке всех основных задач организации по управлению документами.

  Общие характеристики:

• возможность автоматизировать как управленческий, так и специализированный контур документооборота организации, адаптировать систему под требования заказчика (на-страиваемость системы);

• организация удаленного доступа с помощью web-интерфейса (ДЕЛО-WEB);

• мобильная работа руководителей и специалистов в on-line и off-line режиме;

• использование широко применяемых технологических платформ (Oracle, MS SQL)

• обеспечение необходимого уровня защиты информации;

• поддержание полного цикла работы с проектами документов;

• возможность интеграции с другими программными продуктами;

• возможность массового перевода документов в электронный вид с прикреплением элек-тронного образа документа к регистрационной карточке (сканирование, поточное скани-рование);

• простой в работе и интуитивно понятный интерфейс.

Область применения:

• автоматизация работы канцелярии/секретариата;

• организация смешанного бумажно-электронного документооборота в масштабах организации (в том числе и филиалов);

• внедрение полного электронного документооборота (безбумажных технологий) с ис-пользованием ЭЦП;

• организация управления фондом технической документации (стандарты, ТНПА и т.д.);

• автоматизация работы ведомственного архива организации.

Рис. ???

Преимущества:

Для руководителей различных уровней:

- быстрый поиск документов, поручений и другой информации;

- воссоздание «виртуального рабочего места» руководителя – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами;

- упорядочение массивов документов, требующих ознакомления, визирования и подписания, наложения резолюций, контроля исполнения и т.п., путем распределения их по специальным папкам внутри кабинета;

- унификация процессов работы с документами в организации;

- широкие возможности ограничения доступа сотрудников к документам, что обеспечивает удобство и безопасность работы с конфиденциальной информацией;

- существенное сокращение сроков согласования и прохождения документов и, как следствие, значительное ускорение процесса принятия важнейших управленческих решений;

- получение сводных аналитических отчетов, в том числе по исполнительской дисциплине;

- специализированные мобильные решения с адаптированным интерфейсом.

Для сотрудников канцелярии, делопроизводителей:

-быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

- контроль сроков исполнения документов и самостоятельных поручений;

- удобный и быстрый поиск документов и поручений;

- полнотекстовый поиск по распознанным документам;

- программное формирование реестров внешней и внутренней отправки документов;

- автоматическая надпечатка конвертов;

- программное формирование отчетов по документообороту организации и по исполнению документов, как в подразделениях, так и по каждому сотруднику в отдельности;

 - организация оперативного хранения документов с возможностью передачи в обособленную подсистему «Архивное ДЕЛО» или «eDocLib».

Дополнительные преимущества для госорганов Республики Беларусь:

 - интеграция с почтой госорганов Mailgov и Системой межведомственного электронного документооборота (СМДО);

 - программное формирование отчета по документообороту в соответствии с формой, утвержденной Национальным статистическим комитетом (возможность выбора критериев формирования отчета);

 - программное формирование отчета по обращениям граждан и юридических лиц, предоставляемого в аппарат Совета Министров (возможно использование для внутриведомственной аналитической работы).

Сотрудники компании принимают активное участие в рабочей группе по вопросам интеграции ведомственных систем электронного документооборота с системой межведомственного электронного документооборота.

СЭД «Электронное ДЕЛО» обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Система «ДЕЛО», и решения, созданные на ней, эффективно используют более 200 организаций Республики Беларусь и более 5700 в России, Украине, Казахстане. Система способна обеспечить электронный документооборот любого предприятия и любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.

С помощью системы возможно создание единого информационного пространства между системами, не связанными друг с другом, на основе сервера электронного взаимодействия (СЭВ).

Использование методов криптографической защиты информации (ЭЦП и шифрование) позволит организовать защищенный юридически значимый документооборот.

СЭД «Электронное ДЕЛО» отличается полной функциональностью и технической завершенностью решения, доступной сразу после ее покупки. Она уже содержит каждую из функций, необходимых для организации управления документами на высоком уровне.

Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «Электронное ДЕЛО» с любыми информационными системами и бизнес-программами, используемыми организацией-заказчиком.

LanDocs

Программно-технологическая платформа документооборота LanDocs разработана специалистами компании ЛАНИТ. Спроектированные с ее использованием информационно-технологические решения позволяют на единой системной основе выстроить эффективную и комфортную среду поддержки всего спектра делопроизводственных процессов современного предприятия. Базовая функциональность, состав модулей и программные интерфейсы позволяют предоставить пользователям всех категорий необходимые им средства работы с электронными документами. Решения на основе LanDocs отличает хорошая масштабируемость: в контур документооборота, обслуживаемого системой, могут быть включены как пользователи локальной вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений.

Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на платформе LanDocs:

• согласование документов в электронной форме;

• организация оперативной обработки внешних обращений;

• контроль исполнения документов и заданий;

• подготовка наглядной отчетности по д вижению документов;

• организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;

• организация защищенного корпоративного архива электронных документов.

Система представлена на рынке с 1997 года. Заказчику проекта автоматизации документооборота предоставляется полный комплекс услуг: от обследования состояния документационного обеспечения управления на объекте автоматизации до гарантийного и постгарантийного сервиса технической поддержки. Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат № РОСС RU.МЕ20.Н 01367).

Внедрение системы документооборота на платформе LanDocs позволяет заказчику решить следующие задачи:

• Задачу увеличения темпа документооборота (в том числе и в в критически важных бизнес-процессах) до необходимого предприятию уровня; Решается путем широкого внедрения электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов);

• Задачу достижения необходимого уровня исполнительской дисциплины; Решается путем внедрения автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности;

• Задачу повышения качества управленческих решений на разных уровнях управления;

• Решается посредством отбора и своевременной доставки необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представления подборок деловых документов в наиболее удобном виде;

• Задачу достижения необходимого уровня автоматизма и безошибочности при работе исполнителей с документами; Решается путем использования предопределенных маршрутных технологий обработки документов (Workflow), продуманной организации автоматических и персональных (с участием человека) функций контроля;

• Задачу организации эффективного и безопасного доступа сотрудн иков заказчика к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов; Решается путем систематизации документных фондов, заведением содержательных корпоративных классификаторов, широким применением современных методов поиска и защиты электронных данных;

• Задачу выстраивания надежной системы защиты корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа; Решается интегрированным использованием в системе технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты;

• Задачу организации целостного согласованного документооборота в системе территориально-распределенных подразделений; Для решения этой задачи LanDocs предоставляет специализированные компоненты, отвечающие за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках.

На платформе LanDocs сегодня разработаны и внедряются как системы автоматизации административного делопроизводства традиционного типа, так и далеко выходящие за рамки задач собственно делопроизводства системы управления сложными бизнес-процессами, интегрированные в общую корпоративную информационную среду.

Основная функциональность

• Регистрация и поиск (включая поиск по полнотекстовому индексу) документов

• Организация совместной работы с документами (отправка документов на ознакомление, рассмотрение, визирование, подписание, исполнение и т.п. с контролем делопроизводственных статусов)

• Обмен деловыми документами и сообщениями

• Автоматизированный контроль исполнения поручений

• Получение отчетности по документообороту

Входящая корреспонденция	Администрирование
Сообщения по документу	Работа с ЭЦП

Рис. ???

Optima WorkFlow

Основные виды документов:

ОРД (приказы, указания, распоряжения, поручения, протоколы совещаний)

Входящий документ

Исходящий документ

Внутренние документ

Договоры (соглашения)

Основные бизнес-процессы:

Создание карточки документа

Проверка оформления

Рецензирование документа

Утверждение документа

Согласование документа

Поддержка ЭЦП

Рассылка

Контроль исполнения поручений

Поддержка коллективной работы над документами

Рис. ???

Функции поддержки:

Поиск

Отчеты

Версионность

Аудит всех действий пользователя

Дополнительные функции:

Поддержка архива

Возможность удаленной работы (КПК)

Шифрование данных

Средства интеграции с MS Word, формирование шаблонов документов (робоворд)

Технические характеристики:

Поддержка обмена данными через OLE, File Oriented Application.

Поддержка ОС: Windows 2000/2003/XP/Vista, MCBC

Поддержка СУБД: Microsoft SQL, Oracle

Компоненты Optima WorkFlow

Представленный перечень лицензий может быть не полным. Представленная группировка лицензий носит условный характер и не претендует на правила группировки лицензий Optima WorkFlow.

В поставку базовой комплектации решений по системам документооборота обычно входят лицензии:

-         Администратор системы;

-         Технолог системы;

-         Клиент системы;

-         Диспетчер процессов;

-         Роботы (автоматические обработчики);

-         Монитор системы;

-         Контроль исполнительской дисциплины;

-         Обработчик организационно-распорядительных документов;

-         Подшивка документов;

-         Мастер серий документов;

-         Мастер настройки БД OPTIMA-WorkFlow;

-         Конфигуратор интерфейсов;

-         Интерфейс взаимодействия со средствами криптографической защиты информации.

Компоненты системы:

Рис. ???