6. Сформируйте стандартный отчет

1. Запустите систему Дело и войдите в подсистему Отчетные формы (Пуск → Программы → Дело Учебная → Отчетные формы).

2. В открывшемся окне Старт введите в поле Имя соответствующий текст, например, «к1», в поле Пароль также соответствующий текст «к1» и щелкните на кнопке Ввод. Это вход в систему от имени секретаря директора Ивановой Ж. В. (см. табл. 9).

3. Подтвердите выбор отчета Сведения о документообороте, щелкнув на кнопке Выбор.

4. Установите временной диапазон, за который будет формироваться отчет (по умолчанию в отчет попадут сведения о документообороте за последний месяц относительно текущего числа).

5. Выберите команду Отчеты → Сформировать отчет. После некоторой паузы система сформирует требуемый отчет в формате текстового процессора MS Word, запустит программу MS Word на исполнение и подключит файл с шаблоном отчета в качестве текущего документа.

6. Завершите работу с редактором MS Word и с системой Дело.

(В этом упражнении вы научились порядку формирования стандартных отчетов, поддерживаемых системой Дело).

7. Войдите в систему под разными пользователями и изучите возможности каждого из них при работе с системой «Дело».

Контрольные вопросы.

1. Что такое документ?

2. Что понимается под документированием?

3. Продолжите фразу «Документ не только должен бытьисполнен, но исполнен …»

4. Поясните необходимость «регистрационной карточки».

5. Что такое картотека?

6. Что такое документооборот?

7. Расшифруйте понятие «делопроизводство».

8. Какие ГОСТы регулируют работу с документами в РФ?

9. Назовите основные этапы обработки документов в организации.

10. Что такое ГСДОУ?

11. В чем коренное отличие подходов к организации делопроизводства в России и на Западе?

12. Какие проблемы порождает российская модель делопроизводства?

13. Охарактеризуйте класс таких программ как «информационные технологии работы с документами».

14. Электронная цифровая подпись – что это такое?

15. Что понимают под «workflowmanagement»?

16. Какие системы реализуют технологию groupware?

17. Какие технологии необходимы для комплексной автоматизации делопроизводства?

18. Охарактеризуйте современный российский рынок систем для автоматизации отечественного документооборота?

19. Назовите функциональные требования к системам автоматизации делопроизводства.

20. Какие специальные функции поддерживаются в некоторых зарубежных системах автоматизации?

21. Раскройте принципы работы с системой «Дело».

22. Кто выступает в качестве пользователя системы «Дело»?

23. Для чего необходима настройка системы на организационную структуру предприятия?

24. Что такое «кабинет» в системе «Дело»?

25. Для чего необходима «папка поступивших документов»?

26. Для чего необходима «папка документов, находящихся на исполнении»?

27. Для чего необходима «папка документов, находящихся на контроле»?

28. Для чего необходимы «папки документов, находящихся у руководства и на рассмотрении»?

29. Что содержат справочники системы «Дело»?

30. Какие элементы справочника называются вершинами? Листьями?

31. Каким образом осуществляется первичная регистрация документов?

32. Каким образом системой формируется регистрационный номер документа?

33. Как в системе отслеживается движение оригиналов документов?

34. Как в системе осуществляется списание документов в дело?

35. Что такое в системе рассылка документов?

36. Опишите процесс организации доступа к функциям системы.

37. Для чего необходима подсистема САДД?

38. Для чего необходима подсистема Отчетные формы?

39. Для чего необходима подсистема Справочники?

40. Для чего необходима подсистема Пользователи?

41. Опишите организационную структуру предприятия в демонстрационном примере?

42. Какие правила документооборота заложены в демонстрационной модели?

43. Как Вы выполняли регистрацию документа?

44. Как Вы выносили резолюцию по документу?

45. Как Вы оформляли отчет исполнителя резолюции?

46. Как Вы снимали резолюцию с контроля?

47. Как Вы разыскивали ранее зарегистрированные документы?

48. Каков порядок формирования стандартных отчетов, поддерживаемых системой «Дело»?

49. Опишите возможности работы каждого пользователя, предусмотренного в демонстрационной версии?