Задание для работы

1. Используя функцию «Слияние», создать и распечатать базу данных со значениями переменных полей на три адреса.

2. Создать и распечатать форму электронного документа для серийного письма с реквизитами предприятия – отправителя писем, со стандартным текстом (текст письма разработать самостоятельно) и указанием мест расположения для переменных полей.

3. Выполнить операцию автоматического слияния и заполнения полей формы из базы данных, распечатать полученные письма по трем адресам.

Контрольные вопросы

1. Что такое слияние документов?

2. В чем заключается процесс слияния документов?

3. Что называется источником данных?

4. Для чего необходим основной документ при слиянии документов?

5. Назовите способ создания нового документа?

6. Какие типы документов доступны при создании основного документа?

7. Как осуществляется выбор источника данных?

8. Что может выступать в качестве источника данных?

9. В чем заключается процесс создания нового источника данных в Word?

10. Как осуществляется редактирование записей и управление полями в источнике данных, если данные не были введены на этапе создания источника данных?

11. Опишите панель инструментов Базы данных.

12. Как осуществляется изменение организации источника данных?

13. Из чего состоит документ слияния?

14. Как осуществляется просмотр документа слияния?

15. Каким образом выполняется слияние документов?

Лабораторная работа № 5 «Организация коллективной работы с документами»

(данная работа выполняется на базе использования приложения

MS Exchange или Outlook)

Цель работы: овладение практическими навыками коллективной работы над документами

Задание для самостоятельной подготовки

1. Изучить основы работы с приложением MSOutlook:

   1. основные компоненты MSOutlook

   2. варианты представлений

   3. интерфейс MSOutlook

   4. возможности для групповой работы

2. Разработать для коллективной обработки документ «Годовой отчет»

Приложение MSOutlookзанимает особое место в пакете программMicrosoftOffice. Если другие приложения являются, прежде всего, автономными средствами подготовки документов, тоOutlookреализует функции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе.

С точки зрения пользователя, эта программа выполняет функции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую канцелярию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользователя. В англоязычной литературе такие продукты относят к классу систем управления ходом работ (workflow management).

Так как программа ориентирована на применение в корпоративных сетях, она относится и к категории workgroupmanagement, то есть является средством организации групповой работы. (Полноценное использование всех средствOutlookвозможно только при работе в сети под управлениемOCWindowsNTи при наличии приложения MS ExchangeServer. В противном случае – на локальном компьютере или в одноранговой сети- некоторые функции будут недоступны).

Для решения обширного круга задач по планированию и организации работы Outlookимеет следующие функциональные элементы: календарь, организатор задач, обработчик сообщений, организатор контактов и собраний, дневник, записную книжку (для заметок).

Все перечисленные элементы способны непосредственно взаимодействовать друг с другом, так как по сути представляют собой набор фильтров единой базы данных Outlook. Физически не существует папок Календарь, Дневник и прочих. Все это логические, а не физические структуры. ПрограммаMSOutlookтесно интегрирована с другими приложениями пакетаMSOffice. С ее помощью можно организовать работу с документами, разработанными в других программахMSOfficeтаким образом, чтобы автоматически отслеживались сроки и этапы выполнения работ, проверялась синхронизация версий документов, устанавливалось соответствие между документами и задачами, людьми, сроками.

Организуя работу в локальной сети, руководитель подразделения может постоянно отслеживать ее ход и быть уверенным в том, что ситуация находится под контролем. Ориентация предприятий на электронный документооборот при децентрализованной системе принятия решений приводит к тому, что большие проекты порождают множество документов, с которыми одновременно работает большое число людей. В этом случае без помощи такой программы, как Outlook, практически невозможно всегда знать реальное состояние дел по каждому документу. Используя данную программу, руководитель предприятия может полноценно организовать работу и контролировать ее этапы.

Руководитель назначает исполнителей отдельных частей проекта, координаторов рабочих групп, определяет их права. Затем он создает общие для рабочих групп и для всего проекта папки, которые относятся к отдельным документам или даже их частям, наборам данных.

Во время совместной работы над документами отдельным исполнителям достаточно регулярно (с заданной периодичностью) проводить синхронизацию своих автономных папок с общими, чтобы иметь всегда самую последнюю версию документа. Руководитель может с помощью таких средств, как ДневникиЗадачи, не только контролировать отдельные этапы работ, но и знать, когда и сколько времени работал конкретный сотрудник над данным документом.

Использование возможностей MS Exchange Serverпозволяет организовать продуктивную коллективную работу над проектами. Для управления групповой работой предусмотрены следующие функции сервера.

- отправка, отзыв, замена сообщения

- электронное голосование

- разграничение доступа к папкам и назначение представителей

- групповое планирование

- создание общих web– страниц

- автоматическое управление электронной почтой.

Для отправки, отзыва, замены сообщений необходимо иметь подключение к почтовому ящику на сервере MS Exchange. В этом случае его содержание автоматически синхронизируется с файлом автономных папок на локальном компьютере при его подключении к сети.

Таким образом, все входящие сообщения автоматически перенаправляются в папку Входящиена локальном компьютере. Использование почтового ящика подразумевает некоторые дополнительные возможности. Например, если корреспондент еще не прочитал вашего сообщения (хотя оно уже поступило в его папку Входящие), можно попытаться отозвать или заменить его. В случае успешной операции придет подтверждение с отчетом о результате. Точно так же можно затребовать квитанцию о получении вашего сообщения адресатом.

Электронное голосование предполагает подготовку и отправку сообщений, имеющих встроенные элементы управления форм (кнопки) для выражения адресатом своего мнения. Средства Outlookпозволяют автоматически собирать и обрабатывать результаты голосования, после чего формировать итоговый отчет.

Установкой параметров правил для обработки различных событий регулируют некоторые функции элементов Outlook. Обработка входящих сообщений в соответствии с назначенными правилами возможна как на сервере MS Exchange, так и в папке Входящие на автономном компьютере.

Не все правила могут быть выполнены на сервере, если локальный компьютер временно отключен от сети. Невозможно, например, перемещение копий сообщений между локальными и сетевыми папками. В этом случае правила выполняются после подключения локального компьютера к локальной сети.

Общие папки, созданные на сервере локальной сети, могут содержать вложенные папки. Права доступа к каждой папке определяет администратор сети. Если какая-либо локальная (частная) папка предоставляется для общего доступа, то правила доступа к ней определяет ее владелец. При доступе к сетевым и общим папкам возможны следующие роли пользователя.

- владелец

- редактор

- автор

- корреспондент

- ответственный редактор

- ответственный автор

- читатель

- нет доступа

Владелецможет создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы, создавать вложенные папки. Он имеет право устанавливать уровни прав других пользователей для своей папки.

Ответственный редакторможет создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы, создавать вложенные папки.

Ответственный авторможет читать, создавать любые элементы и файлы, создавать вложенные папки, но изменять и удалять имеет право только созданные им элементы и файлы.

Авторможет создавать и читать, любые элементы и файлы, изменять и удалять собственные элементы и файлы.

Читательможет только читать элементы и файлы.

Корреспондентможет создавать элементы и файлы, при этом остальное содержимое папки ему не раскрывается.

При отсутствии прав доступа открыть папку нельзя.

Существуют также настраиваемые папки, в которых лицо, определяемое администратором или владельцем папки, может совершать разрешенные ему действия. То есть, набор таких действий не совпадает с какой-либо стандартной ролью, описанной выше, и устанавливается индивидуально либо для пользователя, либо по отношению к папке в целом.

Общие Web-страницы, размещенные в общей папке, публикуются в Интернете сервером MS Exchange. Пользователи, имеющие соответствующие права доступа к этим страницам, могут изменять их содержимое, вести учет посещений, устанавливать правила обновления.

Представительство. В терминологии программыMSOutlookпредставителем называется пользователь, которому другим пользователем передаются определенные права: на доступ к личным и общим папкам, документам, элементам, в том числе право ответа на сообщения, приглашения на собрания, голосование. Конкретный набор прав представителя определяет владеющий ими пользователь. Обычно права представителя передают секретарю-референту, совладельцу фирмы, помощнику по определенному кругу вопросов (например, юридическому консультанту), то есть лицу, с которым тесно сотрудничают.

Автоматическое управление электронной почтой. С помощью MS ExchangeServerдоступны некоторые дополнительные функции автоматизации работы с электронной почтой. Так, например, существует режим автоматической генерации ответов при отсутствии пользователя на рабочем месте. Возможна переадресация сообщений по другому адресу, например, во время отпуска.

Групповое планирование. Смысл группового планирования заключается в том, что любые задачи, например сетевые конференции, могут быть автоматически (без участия людей) согласованы с другими участниками. Для этого необходимо, чтобы все участники рабочей группы, подключенные к сети, скрупулезно соблюдали правила электронного документооборота и управления процессом работы, принятые вMSOutlook. Прежде всего, это означает необходимость аккуратно вести дневник, правильно назначать задачи и учитывать реальные потребности в ресурсах.

В этом случае программа способна верно оценить занятость участников мероприятия и автоматически определить лучшее время для его проведения. Инициатору мероприятия достаточно подтвердить предложенный вариант, и Outlookавтоматически разошлет уведомления о мероприятии его участникам. То же самое относится и к задачам, когда могут быть автоматически сгенерированы поручения подчиненным с учетом их загрузки другими делами.