Задание к работе

1. Разработать электронный формуляр-образец типового организационно-распорядительного документа (ОРД) на экране.

2. Записать его в файл и распечатать.

3. Создать библиотеку форм электронных документов для группы типовых ОРД.

4. Заполнить формы ЭД переменной информацией и распечатать полученные документы.

Контрольные вопросы

1. Что такое форма электронного документа?

2. Какие этапы необходимо выполнить при составлении форм электронных документов средствами MSOffice?

3. Как осуществляется создание форм?

4. Что относится к элементам управления формы?

5. Какие существуют типы полей, которые можно создать с помощью кнопок панели инструментов Формы?

6. Как определяются параметры поля?

7. Укажите возможные параметры для каждого типа поля.

8. Для чего применяется затенение полей?

9. Почему необходима Защита формы?

10. Что такое ОРД?

Лабораторная работа 3 «Составление форм стандартных электронных документов»

Цель работы: овладение практическими навыками разработки форм стандартных электронных документов

Задание для самостоятельной подготовки

1. Изучить состав стандартных документов на исследуемом предприятии (подразделении).

2. Используя различные стили оформлении, разработать новый документ на основе ранее созданного (лаб. раб. 2).

Задание к работе

1. Выбрать любую созданную вами форму электронного документа и загрузить его. Настроить экран на работу с шаблонами документа со стилями.

2. Создать стили для каждой строки формы этого документа, получить на экране таблицу стилей, записать ее в шаблон формы документа и выдать на печать.

3. Набрать текст первого экземпляра документа и провести оформление его с использованием технологии копирования стилей из таблицы стилей созданного шаблона формы стандартного документа.

4. Загрузить готовый документ, который необходимо сохранить и распечатать.

Контрольные вопросы

1. Что такое шаблон документа?

2. Как создать шаблон типового ОРД?

3. Что такое постоянные реквизиты? Переменные данные?

4. Что такое стиль документа? Какие стили Вам известны?

5. Как оформляется стиль созданного документа?

Лабораторная работа № 4 «Составление формы электронного документа для серийных писем»

Цель работы: овладение практическими навыками разработки формы электронного документа для серийного использования

Задание для самостоятельной работы

1. Изучить функцию «Слияние документов» в MSWord, инструменты слияния.

2. Разработать главный документ.

3. Разработать источник данных.

Слияние документов – это функция, посредством которой можно автоматизировать составление и печать однотипных документов (писем, договоров, бланков, справок и т.д.), имеющих различия в некоторых деталях. Процесс слияния документов включает три этапа:

- создание основного документа;

- создание (открытие) источника данных;

- слияние документов.

Источником данныхназывается файл, который содержит записи, предназначенные для вставки в основной документ. Для определения файлов этого вида употребляется также терминбаза данных. Информацию, содержащуюся в источнике данных, можно легко отсортировать. Чаще всего такая информация используется при печати почтовых наклеек или конвертов. Вы можете сформировать основной документ, содержащий ссылку на информацию из источника данных, затем объединить основной документ с этим источником и создать комплект писем конкретным адресатам, набор почтовых наклеек или других документов.

Все необходимые инструменты слияния находятся на панели Слияние (рис. 6). При необходимости обратитесь к помощи мастера слияния.

Рисунок 6. Панель инструментов Слияние

Определение типа основного документа.

Прежде всего нужно разработать основной документ, который бы выполнял роль шаблона для формируемых составных документов. Этот документ может включать любые данные и текст, но главной его особенностью является то, что он должен содержать неизменную информацию и поля, которые заполняются после слияния основного документа с источником данных.

Для создания нового документа при помощи мастера выберите команду Сервис→Письма и рассылки→Мастер слияния. В результате чего откроется область задачСлияние.На первом этапе будет предложено выбрать тип основного документа.

В области задач доступны пять типов документов:

- Письма– письма и отчеты;

- Электронное сообщение– электронные письма для рассылки;

- Конверты– конверты для групповой рассылки, которые заполняются методом печати на принтере;

- Наклейки– различные наклейки, например, почтовые, для папок, видеокассет или компакт-дисков. А также этикетки;

- Каталог– списки данных, в частности телефонные справочники и всевозможные перечни.

Выберите тип главного документа, затем активизируйте ссылку Далее. Открытие документа. (Чтобы задать тип основного документа с помощью панели инструментовСлияние, нажмите кнопкуВыбрать тип документа.

На следующем этапе Wordпредложит в качестве главного использовать текущий документ, задать для него новый шаблон слияния или же открыть уже готовый документ. Выполнив нужные установки, выберите ссылкуДалее. Выбор получателей.

Выбор источника данных.

На третьем этапе работы мастера вы должны указать источник данных. Он представляет собой базу данных, состоящую из записей, на основе каждой из которых с помощью главного документа будет сгенерирован конкретный экземпляр письма, списка, наклейки или электронного письма. Все записи должны иметь одинаковые поля данных.

Источником данных может быть файл, созданный с помощью Word, рабочий листExcel, таблица или результаты запроса к базе данныхAccessлибо внешний файл, импортированный из другого приложения.

Для того чтобы использовать уже готовый источник данных, выберите в области задач Слияниепереключательиспользование спискаи, вызвав командуОбзор, укажите нужный вам файл. Для применения готовой адресной книгиOutlookвоспользуйтесь переключателемКонтакты Outlook. (С помощью панели инструментовСлияниенельзя создать новый источник данных, однако если у вас есть готовый источник, воспользуйтесь кнопкойОткрыть источник данных).

Создание нового источника данных в Word

Для создания нового источника данных с помощью мастера слияния выберите переключатель Создание спискав области задачСлияниеи щелкните на ссылкеСоздать. В результате откроется диалоговое окноНовый список адресов (рис. 7).

Рисунок 7. Диалоговое окно «Новый список адресов»

Если вас по какой-то причине не устраивают существующие поля, для их изменения нажмите кнопку Настройка. Отобразится диалоговое окноНастройка списка адресов, в котором представлен список имен полей (категорий данных), используемых в документах слияния (рис. 8). Выберите в этом списке имя необходимого поля. Для удаления из списка имени поля в диалоговом окнеНастройка списка адресоввыделите ненужное поле и нажмитеУдалить. При необходимости добавить имя поля в список нажмитеДобавитьи в появившемся окне введите нужное имя. Если вводится недопустимое имя поля (например, уже существующее), программа отобразит сообщение об ошибке.

Рисунок 8. Диалоговое окно «Настройка списка адресов»

Имена полей должны удовлетворять условиям:

- иметь длину не более 40 символов;

- быть уникальным;

- не содержать символов, которые недопустимы в именах файлов, то есть точку, запятую, апостроф и квадратные скобки.

Если вас по какой-то причине не устраивают существующие поля, для их изменения нажмите кнопку Настройка. Отобразится диалоговое окноНастройка списка адресов, в котором представлен список имен полей (категорий данных), используемых в документах слияния. Выберите в этом списке имя необходимого поля. Для удаления из списка имени поля в диалоговом окнеНастройка списка адресоввыделите ненужное поле и нажмитеУдалить. При необходимости добавить имя поля в список нажмитеДобавитьи в появившемся окне введите нужное имя. Если вводится недопустимое имя поля (например, уже существующее), программа отобразит сообщение об ошибке. Имена полей должны удовлетворять условиям:

- иметь длину не более 40 символов;

- быть уникальным;

- не содержать символов, которые недопустимы в именах файлов, то есть точку, запятую, апостроф и квадратные скобки.

Если создано несколько файлов источников данных, имеет смысл задействовать одинаковые имена полей в каждом источнике. Если применять одинаковые имена полей, то один основной документ можно будет использовать для работы с различными источниками данных, что избавит вас от необходимости всякий раз создавать новые основные документы.

Сформировав необходимый набор полей, вернитесь в диалоговое окно Новый список адресови введите записи. После этого закройте диалоговое окно, и вам будет предложено сохранить файл источника данных. При сохранении файла источника данных следует дать документу имя, которое будет прямо указывать на наличие в файле данных.

Редактирование записей и управление полями

Если данные не были введены на этапе создания источника данных, то вы сможете сделать это позднее. Для их ввода на панели инструментов Слияние щелкните на кнопке Адресаты слияния. Откроется диалоговое окно Получателя слияния, где отобразится текущий источник данных. Затем нажмитеИзменитьи в открывшемся диалоговом окне введите новые данные либо отредактируйте старые. Перед вводом очередной записи щелкните на кнопкеСоздать запись. Добавлять записи можно в любое время, поэтому не стоит вводить сразу всю информацию, особенно если ее объем слишком велик.

Когда источником данных является активный файл, Wordавтоматически отображает панель инструментовБазы данныхс кнопками, предназначенными для управления такими данными (рис. 9). Вводить новые записи, редактировать их и удалять можно так же, как и в любой таблице.

Рисунок 9. Панель инструментов Базы данных

Можно преобразовать имеющуюся таблицу в источник записей путем удаления из документа текста, который предшествует таблице, пустых строк в самой таблице и переименования заголовков столбцов, чтобы они соответствовали требованиям, предъявляемым к именам полей. Wordраспознает документ, удовлетворяющий этим требованиям, как источник данных. Для использования других параметров базы данных выберите командуВид→Панели интсрументови отобразите панель инструментовБазы данных.

Сортировка записей

Можно изменить организацию источника данных, выполнив сортировку по любому полю. Записи сортируют по возрастанию либо по убыванию. Для сортировки записей в источнике данных следует установить указатель в требуемом столбце, затем щелкнуть Сортировка по возрастаниюилиСортировка по убыванию(обе кнопки расположены на панели инструментовБазы данных).

Размещение полей данных

На четвертом этапе работы мастера слияния вы приступите к созданию документа слияния, который будет состоять из блоков адреса, приветствия, дополнительных полей и основного текста.

Основной документ содержит два вида текста – постоянный и изменяемый . постоянный текст одинаков во всех экземплярах документа, а изменяемый – в каждом экземпляре свой.

В основном документе ввод, редактирование и форматирование постоянного текста производятся аналогично тому, как это делается при работе с обычными документами Word. Наберите или добавьте любой текст либо графические изображения, которые должны присутствовать в каждом письме.

Для вставки изменяемого текста выполните следующее. Поместите курсор в то место документа, куда вы хотите добавить поле слияния, а затем воспользуйтесь ссылками, расположенными в области задач, либо соответствующими кнопками панели инструментов Слияние. С их помощью можно добавить поле с адресом получателя, поле с приветствием или выбрать необходимые поля из источника данных в окнеДобавление поля слияния (рис. 10), открываемом щелчком на кнопкеВставить поля слияния. Иногда требуются не все записи источника данных, а только некоторые из них.

Рисунок 10. Окно «Добавление поля слияния»

Определение записей для слияния

Предположим, имеется список имен и адресов, а отправить письма надо только тем людям, адрес которых включает определенный почтовый индекс и город. Можно отфильтровать записи, основываясь на условиях отбора, задаваемых в диалоговом окне Фильтр и сортировка. Это окно (рис. 11) вызывается из диалогового окна редактирования существующего источника данных.

Рисунок 11. Окно «Добавление поля слияния»

В раскрывающемся списке Полевыберите поле, которое нужно использовать для отбора записей. В полеЗначениевведите искомую текстовую строку. Текстовое поле в левой части окна позволяет указать, как сравнивать данные источника с введенной текстовой строкой.

После выбора условий слияния можно задать порядок сортировки данных, открыв в диалоговом окне Фильтри сортировка вкладкуСортировка записей. Выполнив необходимые установки, щелкнитеОК, и все будет готово к слиянию.

Просмотр документа слияния

Сразу после вставки первого поля слияния на панели Слияниебудет активизирована кнопкаПоля/данные. И хотя просмотр результатов слияния будет возможен только после слияния документов, данная кнопка может оказаться очень полезной и на этом этапе.

После слияния основного документа и источника данных Wordсоздает для каждой записи источника данных отдельный документ или список всех записей (в случае, если готовится каталог), структура которого отвечает основному документу.

Чтобы просмотреть первый документ слияния, необходимо щелкнуть на кнопке Поля/данные, расположенной на панелиСлияние (рис. 12).

Рисунок 12. Кнопки панели инструментов слияния

Эта панель содержит кнопки навигации для перехода к первой, предыдущей, следующей или последней записи. С помощью этих кнопок можно просмотреть все документы слияния. Для того чтобы вернуться в основной документ, вновь щелкните на кнопке Поля/данные.

Выполнение слияния документов

Итак, основной документ создан, источник данных определен. Остался последний этап. Если во время предварительного просмотра результатов слияния недостатков не обнаружено, можно приступать к слиянию документов. Сделайте окно основного документа активным и воспользуйтесь одним из способов слияния.

Наиболее смелый выбор – применение кнопки Слияния при печатипанели инструментовСлияниеили ссылкиПечатьобласти задач. В этом случае документ слияния отправляется прямо на принтер, и при наличии ошибки вы получите столько неправильных копий, сколько записей содержится в источнике данных.

Более консервативный способ состоит в выборе кнопки Слияние в новый документ.Wordпроведет слияние и создаст новый документ. Наклейки появятся в столбцах, бланки писем и конверты будут отделяться линиями разрыва, а в каталоге отобразятся все записи. Таким образом, результаты слияния можно просмотреть до отправки на печать. Однако в случае изменения какой-либо записи в источнике данных для получения новой распечатки придется повторить слияние.

Существует еще два способа слияния – слияние для отправки письма по электронной почте и слияние для отсылки факса. Задать такое слияние можно с помощью команд панели инструментов Слияние. Чтобы отправить письмо по электронной почте, воспользуйтесь диалоговым окномСоставные электронные письма (рис. 13).

Рисунок 13. Окно «Составные электронные письма»