Задание к работе

1. Каждая бригада выполняет набор текста Годового отчета о работе фирмы, «О продаже информационных и программных продуктов по кварталам 200_ года», набрать заголовки разделов и подразделов, проставить страницы и создать оглавление отчета.

2. Далее отчет пересылается с предварительным сообщением соседней бригаде, которая должна отредактировать отчет и на первой странице ввести три сноски, после чего она должна передать работу третьей бригаде.

3. Третья бригада, получив сообщение с отчетом, выполняет работу по форматированию отчета, для чего вторую страницу она должна разбить на колонки и произвести вставку иллюстраций, таблиц и графиков с использованием рамки и без нее, после чего она этот отчет передает для дальнейшей работы четвертой бригаде.

4. Четвертая бригада должна вставить в полученный текст полученного отчета верхний и нижний колонтитулы с названием отчета, создать предметный указатель на десять слов и передать его пятой бригаде.

5. Пятая бригада на третьей странице должна создать и вставить в отчет таблицу сводка продаж продукции фирмой по 4-м кварталам 200_ года», в которую ей необходимо ввести формулы расчета сумм продаж, исходя из объема продаж и цены, и итоговых сумм за месяцы первого квартала. Далее эта бригада должна передать отчет для работы в шестую бригаду.

6. Шестая бригада должна распечатать полученный текст с двумя копиями таблиц, в одной из которых должны быть представлены алгоритмы расчета в виде формул, а в другой – исходные данные и результаты расчетов, и передать седьмой бригаде.

7. Седьмая бригада в конце документа должна вставить проверенный отчет, последовательность разделов, нумерацию страниц, исправить оглавление и переслать на компьютер преподавателю для проверки.

8. Каждая бригада должна распечатать свои результаты.

Контрольные вопросы

1. Почему MSOutlookотносят к средствам автоматизации рабочего места руководителя?

2. Назовите основные компоненты MSOutlook. Их назначение.

3. Что такое представление в терминологии программы MSOutlook?

4. Опишите интерфейс программы.

5. Каковы приемы работы с элементами MSOutlook«Контакты», «Задачи», «Дневник», «Заметки»?

Использование возможностей позволяет организовать продуктивную коллективную работу над проектами. Для управления групповой работой предусмотрены следующие функции сервера.

6. Какие функции MSExchangeServerпредусмотрены для управления групповой работой?

Лабораторная работа № 6 «Автоматизация хранения, поиска документов с использованием суд и ипс»

Цель работы: овладение методами автоматизации хранения, поиска документов в СУД и ИПС

Задания для самостоятельной подготовки

1. Изучить (повторить) технологию работы с ИПС («ГАРАНТ», «КонсультантПлюс», «Кдекс», «Референт»).

2. Изучить основные операции системы «Референт II», используемые при создании личного (корпоративного) модуля и его документов.

Создание нового модуля, загрузка, модификация, индексация и удаление документов из модуля, а также отгрузка и прием пакетов обновлений - прерогатива администратора модуля. Остальные операции могут выполняться оператором.

Существует четыре типа информационных модулей (Таблица 2):

• дистрибутивный информационный модуль (ДИМ),

• корпоративный информационный модуль (КИМ),

• личный информационный модуль (ЛИМ),

• CD-модуль (CDM).

Таблица 2 - Типы информационных модулей в системе «Референт»

Тип модуля	ДИМ	КМИ	ЛИМ	CDМ
ID	1…1 000	1001…5000	от 10001	5001…10000
Ограничение количества документов	Нет	Нет	201	Нет
Поставка	Платная	Платная	Бесплатная	Платная
Защита инсталляции	Есть	Есть	Нет	Нет
Возможность обновления	Есть	Есть	Есть	Нет
Защита пакета обновлений	Есть	Нет	Нет	--
Кем формируется	Компания Референт; РП	Без ограничений	Без ограничений	Компания Референт

Модули разных типов различаются, в основном, степенью защиты информации.

Модули, имеющие одинаковые идентификаторы, воспринимаются системой как близнецы, и она предоставляет текущий доступ только к одному из них. При создании личного модуля пользователь не может задать идентификатор, меньший 10001.

Выполнение всех операций производится в системе Референт II единым образом для всех модулей.

ЛИМ применяется, в основном, для решения следующих задач:

• формирование пользователем системы Референт II небольшого архива документов для личного использования (например, коллекции рефератов, фотоархива и т.п.);

• создание прототипа для корпоративного модуля предприятия.

Пользователь системы Референт II может создавать любое количество своих ЛИМ. При этом объем создаваемых модулей ограничен количеством документов, загружаемых в него - в личный модуль не может быть загружено более 201-го документа, при этом счетчик загруженных документов не обновляется при удалении документов из модуля.

Личные модули лишены какой-либо защиты и могут свободно переноситься с одного компьютера на другой путем копирования директории модуля.

Для личного модуля реализован механизм обновления: администратор модуля может готовить пакеты обновлений, администратор системы может принимать пакеты обновлений в другой копии этого личного модуля. Пакеты обновлений модуля, так же, как его инсталляция, не защищены.

При желании пользователя вести модуль большего объема или защитить доступ к информации в модуле, необходимо обратиться в компанию Референт для приобретения прав на ведение корпоративных модулей. При этом информация, содержащаяся в личном модуле, может быть перенесена специальными средствами компании Референт в корпоративный модуль.

КИМ применяется для решения следующих задач в рамках компании:

• ведение электронного архива документов ведомства или предприятия;

• создание сборников электронной документации, каталогов продукции и т.п. (например, в целях доведения информации до филиалов, партнеров, граждан);

• создание электронных книг, интерактивных методических и обучающих пособий для персонала компании.

КИМ целесообразно использовать в клиент - серверном варианте системы (то есть совместно с программой RServer II). В этом случае компания не только получает эффективный инструмент для ведения собственной базы данных, но также появляется возможность встроить КИМ в структуру Web-сервера компании и организовать его актуализацию с помощью механизма обмена системы Референт II .

Корпоративный модуль не имеет ограничений по количеству загружаемых документов.

КИМ – это база данных компании, он не предназначен для коммерческого распространения информации внешним пользователям. Система защиты информации в КИМ не позволяет продавать информацию этого модуля без риска потери от деятельности компьютерных пиратов.

Инсталляция модуля защищена системой защиты Референт II. администратор модуля, выступая в роли регионального представителя, может регистрировать локальные копии модулей и отгружать пакеты обновлений для них. Однако передача пакета обновлений не адресная - пакет, подготовленный для какого-либо пользователя модуля, может быть принят всеми зарегистрированными пользователями.

Для торговли информацией используется дистрибутивный модуль.

ДИМ применяется для распространения информации на коммерческой основе и оказания платных информационных услуг широкому кругу потребителей. Создание обновляемых архивов или интернет - ресурсов, содержащих информацию, которая имеет платежеспособный спрос – вот основная задача ДИМ.

ДИМ, например, предназначен для создания и распространения:

• баз данных нормативных правовых актов различного уровня;

• электронных версий периодических изданий;

• электронных справочников;

• электронных библиотек и т.п.

Возможностью формирования ДИМ обладают только Компания Референт и ее региональные представители.

Дистрибутивные модули обладают наиболее сильной защитой инсталляции и пакетов обновлений, способной защитить коммерческие интересы авторов, производителей и распространителей информации. Регистрация пользователей и отгрузка обновлений производятся при наличии мастер - ключа.

Дистрибутивные модули составляют основу системы. Пользователь системы работает, в основном, с дистрибутивными модулями. На сегодняшний день Компания Референт производит для системы Референт II более 10 дистрибутивных информационных модулей, которые содержат более 100 тысяч документов. Еще большее количество ДИМ формируется региональными представителями.

CDM применяется для распространения информации на коммерческой основе и оказания платных информационных услуг широкому кругу потребителей.

CDM, например, предназначен распространения на CD-ROM:

• баз данных нормативных правовых актов различного уровня;

• электронных версий периодических изданий;

• электронных справочников;

• электронных библиотек и т.п.

CD-модуль является производным от дистрибутивного информационного модуля и представляет собой «мгновенный снимок» ДИМ по состоянию на какой-то момент времени. Используя возможности системы, производитель ДИМ может периодически конвертировать свой ДИМ в CD-модуль, вернее создать копию ДИМ в модуле другого типа. Полученный новый модуль не будет никак защищен, его можно размножить на носителях CD-ROM и выпустить в продажу.

CD-модуль не имеет возможности принимать пакеты обновления, следовательно его нельзя актуализировать – можно только выпустить новый тираж.

Основные цели этапа формирования модуля - актуализация модуля до «эталонного» состояния, то есть состояния, когда в него внесены все новые документы, имеющиеся у разработчика модуля в данный момент, и созданы все редакции документов. При разработке личного модуля все роли может исполнять его создатель – пользователь системы.

Таблица 3 – Возможные действия и результат пи работе с документами в системе «Референт» в зависимости от вида пользователя

№	Пользователь	Действия	Результат
1	Автор документа	Создание документа в виде текстового файла	Первоначальный текст документа
2	Оператор	Перевод первоначального текста в исходный текст документа (разметка, вставка таблиц, рисунков, гипертекстовых ссылок), создание Карты документа, отметка для модификации и удаления из модуля	Исходный текст документа, отметки в модуле
3	Администратор модуля	Загрузка исходного текста документа в модуль, модификация и удаление из модуля	Документ, актуальный модуль
4	Администратор модуля	Формирование пакета обновлений	Пакет обновлений

В таблице 4 перечислены основные участники второго этапа – передачи пакета обновлений - и указаны их действия. При разработке личного модуля этот этап, как правило, не реализуется.

В целях обеспечения адресной передачи информации от разработчика к администратору системы предусмотрена процедура регистрации системы. Основные действия и исполнители регистрации перечислены в таблице 5. Регистрация системы производится один раз перед началом работы.

Таблица 4 - Основные участники передачи пакета обновлений и их действия.

№	Пользователь	Действия	Результат
1.	Администратор модуля у разработчика	Формирование и передача пакета обновлений для РП	Пакет обновлений
2.	РП	Прием пакета обновлений от разработчика, формирование пакетов обновлений для администраторов системы	Актуальный модуль, пакет обновлений
3.	Администратор системы	Прием пакета обновлений	Актуальный модуль

Таблица 5 - Основные действия и исполнители регистрации системы

№	Пользователь	Действия	Результат
1.	Компания Референт	Регистрация мастер - ключа, дающего право распространять модули	Магическое число для мастер - ключа
2.	РП	Регистрация мастер - ключа в компании Референт	Зарегистрированный мастер-ключ
3.	РП	Регистрация новых администраторов системы с их сетью пользователей	Магические числа для лицензий и модулей администратора системы
4.	Администратор системы	Регистрация в Системе РП, создание сети пользователей и контроль ее состояния	Доступ к модулям
5.	Конечный пользователь	Передача администратору системы регистрационного номера станции	Доступ к модулям

Работа пользователя с документами модуля регламентируется Суперпользователем, назначающим уровни прав доступа к модулю в сети пользователей (таблица 6).

Таблица 6 – Регламентация действий пользователя с документами

№	Пользователь	Действия
1.	Суперпользователь	Изменение уровня прав доступа пользователей к модулю
2.	Конечный пользователь	Доступ к документам модуля

В случае, когда в организации-клиенте имеется единственный пользователь, он одновременно является и администратором системы, и Суперпользователем.

Порядок создание нового модуля

Основные понятия

Шаблон документа– это совокупность полей документа с их свойствами.

Поля карты (реквизиты) документа, текст документа, примечания, аннотация или другие части документа, содержащие форматированный текст – все это поля в смысле системы “Референт”.

Документ системы “Референт” создается на основе выбранного шаблона.

Модуль системы “Референт”характеризуется набором шаблонов документов, содержащихся в модуле, а также настройками системы поиска документов в модуле.

Шаблон модуля– это совокупность поисковых полей всех шаблонов документов с их свойствами.

Система “Референт” имеет две системы поиска: Обычный поискиВолшебник поиска.

Для того чтобы создать модуль, надо описать его структуру в файле с расширением MDF. MDF файл состоит из секций, описывающих элементы модуля, шаблонов, поля шаблонов и систему поиска.

Предварительные действия по подготовке структуры модуля

1. Назовите модуль.

2. Определите количество возможных шаблонов документов модуля.

3. Назовите шаблоны.

4. Напишите список полей каждого шаблона.

Разные шаблоны могут иметь одинаковые поля. При этом в каждом шаблоне должны присутствовать обязательные поля, имеющие зарезервированные идентификаторы (ID):

• Текст документа,

• Наименование документа.

5. Присвойте уникальные в рамках модуля идентификаторы всем полям всех шаблонов, начиная с 7. При этом одинаковые поля в разных шаблонах должны иметь одинаковые идентификаторы.

Удаление созданного модуля

Для удаления созданного модуля необходимо удалить директорию размещения модуля. Перед этим желательно отменить права доступа пользователей к модулю, что возможно в случае, если у вас имеются права Суперпользователя. Для отмены прав доступа пользователей к модулю выполните следующие действия:

• войдите в меню Настройка модулей по команде Модули\Настройка модулей…;

• выделите строку Локальные модулии нажмите кнопкуПользователи;

• в диалоге Пользователи локальных модулей выделите строку с именем пользователя, чьи параметры вы хотите изменить, и нажмите кнопку Свойства;

• в появляющемся диалоге Параметры пользователя отмените права пользователя на работу с удаляемым модулем, сняв отметку против модуля в столбце Чтение;

• по окончании задания параметров нажмите кнопку ОКв диалогах Параметры пользователя и Пользователи локальных модулей.

Создание исходного текста документа

Создание нового документа модуля производится в два этапа. На первом этапе оператором создается исходный текст документа, а на втором этапе администратор загружает его в модуль. Рассмотрим сначала первый этап, описание второго этапа излагается ниже.

Создание оператором модуля исходного текста документа включает в себя перечисленную ниже группу операций, часть из которых является обязательными операциями (выделены полужирным шрифтом):

• размещение первоначального текста документа в тексте документа;

• разметка текста документа (разметка стилей текста, заголовков);

• вставка и оформление таблиц;

• вставка линий;

• вставка рисунков;

• настройка гипертекстовых ссылок на другие документы;

• оформление Карты документа;

• оформление Примечаний;

• оформление Оглавления;

• сохранение исходного текста документа.

Все эти операции производятся в окне редактирования документа, которое имеет тот же вид, что и окно просмотра документа. Отличие окна редактирования от окна просмотра состоит в увеличении числа операций, доступных пользователю. Ниже кратко излагается описание операций редактирования.

При создании нового документа окно Редактора документа вызывается по команде Файл\Новый\Новый документ). При модификации существующего документа окно Редактора документа вызывается из окна просмотра документа по команде контекстного менюРедактировать\Текст(F4) или из списка документов (F4).

При работе с Редактором часто может быть полезной операция отмены последних действий (Undo), которая производится по команде Редактировать\Отменить(,Alt+BackSpace).

Включение первоначального документа в текст документа

Текст нового документа может быть как создан непосредственно во вкладке Текстсредствами текстового редактора системы Референт II, так и загружен в систему через буфер обмена из текстового редактора Microsoft Word или другого Windows-приложения.

Последняя операция производится обычным для Windows-приложений образом:

• в редакторе Microsoft Word или другом Windows-приложении выделите в документе нужный фрагмент;

• скопируйте выделенный фрагмент в буфер обмена по команде Редактировать\Копировать(Копировать, ,Ctrl+C);

• перейдите в систему Референт II в окно Редактора документа;

• установите курсор на место включения фрагмента;

• нажатием на правую кнопку мыши вызовите контекстное меню - команду Редактировать\вставить(Вставить,,Ctrl+V).

Разметка текста документа

Редактор системы Референт II не поддерживает всех возможностей текстового редактора Microsoft Word по оформлению текста документа. Его возможности ограничены тем небольшим разнообразием, которое имеет место при оформлении официальных документов. Для них характерно выделение приложений и таблиц, таких структурных элементов документа как заголовки различного уровня, а также элементов типа подписей и информации об утверждении документа.

Поэтому в Редакторе системы имеется возможность установить стили для разных абзацев текста с заданием конкретного шрифта для стиля, который будет единым для всех документов, просматриваемых в системе. Напомним, что выбор шрифта, связанного со стилем, производится в диалоге Настройки через вкладку Оформление.

Система позволяет производить выделение шрифтом (полужирный,курсив, подчеркнутый) и цветом произвольных фрагментов текста. Для этого надо выделить мышью нужный фрагмент, войти в пункт менюФормат и выбрать параметры выделения фрагмента текста.

Стиль присваивается целому абзацу. Разметка стилей структурных элементов документа производится по командам контекстного меню окна Редактора документа или горячим клавишам. Для установки определенного стиля необходимо выделить требуемые фрагменты текста, далее поместить на них курсор и выполнить одну из перечисленных ниже команд.

В системе предусмотрены следующие стили:

заголовок документа устанавливается по команде Стиль:Заголовок документа(Alt+h);

• заголовок раздела, главы - Стиль:Заголовок раздела, главы(Alt+t);

• моноширинный текст - Стиль:Моноширинный текст(Alt+m);

• нормальный текст - Стиль:Нормальный текст(Alt+n);

• правовыравненный текст - Стиль:Правовыравненный текст(Alt+r);

• центрированный текст - Стиль:Центрированный текст(Alt+c).

Выбор стиля может быть также произведен в окне Изменить стиль параграфана панели инструментов. Эта окно помещается на панель в диалогеПанелиинструментов(вызывается по командеВид\Панели инструментов…, вкладкаКоманды) из группы кнопок и окон, относящихся к категорииРедактор.

Оглавление документа создается автоматически по результатам разметки заголовков в тексте документа. Во вкладке Оглавлениезаголовки разного уровня будут представлены “лесенкой” с отступом, соответствующем уровню заголовка.

Разметка сводится к объявлению определенных абзацев текста заголовками разного уровня. При этом возможны две стратегии построения Оглавления. Первая стратегия сводится к прямой разметке в тексте документа всех заголовков с указанием их истинного уровня. Далее правильность разметки проверяется во вкладке Оглавление. Следуя второй стратегии, в тексте документа размечаются заголовки с простановкой какого-либо уровня (например, все заголовки объявляются заголовками первого уровня), а затем во вкладкеОглавлениепроизводится разметка истинных уровней.

Разметка в обеих вкладках (ТекстиОглавление) производится одинаковыми командами контекстного меню окна Редактора документа или по горячим клавишам. Для установки уровня заголовка необходимо поместить курсор на абзац (во вкладкеТекст) или ярлык заголовка(во вкладкеОглавление) и исполнить соответствующую команду. В системе предусмотрены следующие заголовки:

• не оглавление (т.е. простой текст) устанавливается по умолчанию или по команде Оглавление:Нет оглавления(Alt+0);

• оглавление 1 уровня: Оглавление:Оглавление 1 уровня(Alt+1);

• оглавление 2 уровня: Оглавление:Оглавление 2 уровня(Alt+2);

• оглавление 3 уровня: Оглавление:Оглавление 3 уровня(Alt+3);

• оглавление 4 уровня: Оглавление:Оглавление 4 уровня(Alt+4);

• скрытый пункт оглавления: Оглавление:Скрытый пункт оглавления(,Alt+p).

Скрытый пункт оглавления означает, что он будет виден в Оглавлении, а в тексте - только в Редакторе системы Референт II.

Выбор уровня может быть также произведен в окне Изменить стиль оглавленияна панели инструментов. Эта окно помещается на панель в диалогеПанели инструментов(вызывается по командеВид\Панели инструментов…, вкладка Команды) из группы кнопокРедактор.

Вставка линии

Элементом многих документов является линии, разграничивающие отдельные части документа. Линия вставляется в текст документа в место расположения курсора по команде Редактировать\Вставить…\Линию…(Вставить…\Линию…,,<...>).

Вставка и оформление таблиц

Таблица может быть как создана непосредственно в тексте документа средствами Редактора, так и загружена в него через буфер.

Создание таблицы производится в диалоге Таблица (рис. 14). Диалог вызывается по команде меню Редактировать\Вставить…\Таблицу…(Вставить…\Таблицу…,,<...>). В диалоге задается формат таблицы (число строк и столбцов), ширина относительно окна (страницы) и стиль выравнивания таблицы в тексте документа.

Рисунок 14. Окно диалога Таблица

Перенос таблицы из редактора Microsoft Word производится обычным для Windows-приложений образом:

• в редакторе Microsoft Word в документе выделите нужную таблицу;

• скопируете ее в буфер обмена по команде Редактировать\Копировать(Копировать, ,Ctrl+c);

• перейдите в систему Референт II в окно Редактора документа;

• установите курсор на место вставки таблицы;

• выберите команду Редактировать\Вставить(Вставить, ,Ctrl+v).

В системе имеются разнообразные возможности по редактированию таблиц, в том числе операции слияния/разделения ячеек таблицы, установления видимости границ ячеек, расположения текста в ячейках.

Рисунок может быть загружен в текст документа из трех источников:

• из галереи модуля;

• непосредственно из файла;

• из графического редактора через буфер обмена.

Рисунок вставляется в текст документа командой Редактировать\Вставить…\Рисунок…(Вставить…\Рисунок…,,<...>).

По этой команде появляется диалог Галерея рисунков (рис. 15), в котором можно:

• выбрать нужный рисунок из используемых в документах модуля;

• выбрать рисунок, сохраненный в файле на диске.

Перенос рисунка из другого приложения производится обычным образом:

• в графическом редакторе выделите нужную часть рисунка;

• скопируете выделенный фрагмент в буфер;

• перейдите в систему Референт II в окно Редактора документа;

• установите курсор на место выставления рисунка;

• выберите команду Редактировать\Вставить(Вставить, ,Ctrl+V).

Рисунок 15. Окно диалога Галерея рисунков

Если в документ помещен новый, отсутствующий в галерее модуля, рисунок, то при сохранении документа необходимо поместить рисунок в галерею. В противном случае документ не может быть загружен в модуль.

Система Референт IIпозволяет вставить в документ ссылку на внешний файл. Эта операция осуществляется по команде менюРедактировать\Вставить…\Файл…(Вставить…\Файл…,,<...>). В открывшемся диалогеВставить выберите нужный файл и нажмите кнопкуОткрыть.

Результатом этой операции будет установка в текст документа ярлыка файла с его именем.

При двойном нажатии на этот ярлык вызывается приложение, открывающее файлы этого типа (например, графический редактор Paint для вставленного графического файла или текстовый редактор Word для текстового файла), или запускается исполняемый файл для вставленной ссылки на исполняемый файл.

Система Референт II позволяет установить на указанное место в некотором документе гипертекстовую ссылку, связанную с определенным фрагментом текста. Если такую же операцию провести и в том документе, на который ссылается данный, то оба документа будут взаимосвязаны явным образом - в каждом из них будет гипертекстовая ссылка на другой документ.

Если даже и не создавать в явном виде обратную гипертекстовую ссылку, то документы будут взаимосвязаны через Навигатор. Эта связь устанавливается на этапе загрузки исходного текста документа в модуль.

Гипертекстовые ссылки могут настраиваться двумя способами. Первый способ сводится к следующей последовательности действий:

откройте два документа, между которыми вы хотите установить связь: документ 1, из которого будет ссылка, открывается в Редакторе системы, документ 2, на который будет ссылка, - в окне просмотра;

войдите в окно документа 1 и выделите фрагмент текста, с которым связывается ссылка;

перейдите в окно просмотра документа 2 и “прокрутите” (толькос помощью бегунка линейки прокрутки!) текст до того места, на которое вы хотите сделать ссылку;

исполните команду контекстного меню Указать для ссылки(,Ctrl+F9);

в появляющемся диалоге Выберите тип ссылки укажите тип связи по отношению к документу 1 (например, выбор связи ИЗМЕНЯЕТ означает, что документ 1 изменяет документ 2).

Для реализации второго способа настройки гипертекстовых ссылок в режиме редактирования выделите фрагмент текста, с которым связывается ссылка. Нажмите кнопку Сделать ссылку () и следуйте в дальнейшем указаниям системы. Нажмите кнопкуOK.

Для установления явной обратной связи необходимо повторить описанную процедуру с переменой мест документа 1 и документа 2.

Как правило, связанные документы выпускаются в разное время. В тексте последующего документа имеется явное упоминание предшествующего документа, и именно с этим фрагментом связывается гипертекстовая ссылка. В тексте предшествующего по дате выпуска документа не может быть фрагмента текста, явно указывающего на еще не выпущенный последующий документ. Поэтому ссылка на последующий документ выносится в Примечания предшествующего документа.

Оформление Карты документа производится через вкладку Карта(рис. 16) путем заполнения строк таблицы Карты.

Окно Карты состоит из трех частей. Слева перечислены наименования полей Карты. Наименования строк, относящихся к обязательным полям, выделены полужирным шрифтом. В среднем столбце выведены заполняемые поля, а справа - вспомогательное поле.

Рисунок 16. Карта документа

Заполнение производится в соответствии с типом реквизита. Поля реквизитов типа дата могут быть заполнены двумя способами. Дату можно непосредственно занести в поле Карты. Это производится установкой курсора в поле и набором с клавиатуры числа, номера месяца и года. При этом следует учитывать, что числа с 1 по 9 вводятся с добавлением 0 перед числом, например, 03 при задании числа 3. Разделяющие точки вводить не надо. Можно воспользоваться календарем, выведенным во вспомогательном поле. Нужная дата заносится в поле после выделения в календаре месяца, года и числа и двойного нажатия на левую клавишу мыши при курсоре, установленном на нужном числе.

Поля реквизитов типа закрытого списка заполняются путем выбора значения из списка допустимых значений.

Поля реквизитов типа открытого списка либо выбираются из списка допустимых значений, приведенного во вспомогательном поле, либо непосредственно вводятся в поле Карты. По мере набора значения реквизита в поле Карты система автоматически будет “прокручивать” список допустимых значений до первого элемента списка, начинающегося с набранных символов. Такая “прокрутка” списка происходит и при поиске значения в списке допустимых значений во вспомогательном поле.

Значения реквизита, для которого при создании модуля установлена опция Несколько значений, задаются последовательно. Для ввода очередного значения нажмите клавишуEnter.

Примечания играют роль дополнения к тексту документа. В Примечания помещаются ссылки на вышедшие позже документы. При работе с Примечаниями работают все операции редактирования текста документа, за исключением операции разметки заголовков (оглавления).

Оглавление документа во вкладке Оглавлениесоставляется по мере расстановки уровня заголовков во вкладкеТекст. Расстановка уровней заголовков может быть исправлена во вкладкеОглавление(раздел 6.3).

По завершении подготовки исходного текста документа, он загружается администратором в модуль. Подготовка может считаться завершенной только при заполнении обязательных полей Карты.

Если оператор модуля является одновременно и администратором (например, для личного модуля), то он может сразу загрузить документ в модуль. В противном случае исходный тест предварительно сохраняется с последующей загрузкой его администратором модуля. Сохранять можно и не полностью подготовленный исходный текст документа, однако загрузить его в модуль можно только по завершении его подготовки.

Сохранение документа производится по команде Файл\Сохранить как…(<...>) в указываемый пользователем файл с расширением SDF или по командеФайл\Сохранить(,Ctrl+S).

Если в документ помещен рисунок, отсутствующий в галерее модуля, то при сохранении документа необходимо поместить этот рисунок в галерею. В противном случае загрузка документа оказывается невозможной.

При наличии в исходном тексте такого рисунка при сохранении (и при загрузке) появляется диалог Галерея рисунков, предназначенный для включения рисунка в галерею (рис. 17).

Рисунок 17. Окно диалога Галерея рисунков

В диалоге нужно указать:

• имя, под которым будет сохранен этот рисунок;

• папку в галерее рисунков, в которой он будет помещен.

При наличии такого файла в исходном тексте документа при сохранении появляется диалог Сохранение вставок (рис. 18), где нужно указать имя, под которым будет сохранен файл.

Рисунок 18. Окно диалога Сохранение вставок

Подготовка документа к модификации и удалению

В ходе текущей работы с модулем оператор выполняет следующие действия:

подготавливает документы для модификации;

отмечает документы, подлежащие удалению из модуля.

Модификация документов в модуле, как и их создание, производится в два этапа. На первом этапе оператор редактирует исходный текст документа, при этом он отмечается системой для модификации. На втором этапе администратор модуля производит модификацию документа, т.е. загружает исправленный исходный текст документа в модуль.

Оператор модуля не может сам удалить документ из модуля. Он только отмечает документ для удаления. Удаляет документ администратор модуля.

Для редактирования исходного текста документа необходимо после вызова списка документов загрузить документ в Редактор системы. Это может быть сделано двумя способами: а) загрузить документ в окно просмотра и в этом окне по команде контекстного меню Редактировать\Текст(F4) перейти в Редактор системы; б) войти в Редактор системы из списка документов нажатием клавишиF4.

При открытии файла (*.sdf) с исходным текстом он также попадает в Редактор, но при этом система перестает его воспринимать как модифицируемый, имеющийся в модуле документ, считая, его новым документом.

В окне Редактора вносятся необходимые исправления в текст, Карту, Примечания и Оглавление документа.

По завершении подготовки исходного текста документа (оформлении текста, Карты, Примечаний и Оглавления) он загружается администратором в модуль. Подготовка может считаться завершенной только после заполнении полей Карты, определенных при создании модуля с опцией Обязательное.

Если оператор модуля является одновременно и его администратором (например, при работе с личным модулем), то он может сразу модифицировать документ в модуле. В противном случае исходный тест предварительно сохраняется с последующей модификацией документа администратором модуля.

Сохранение документа, как уже отмечалось, производится по команде Файл\Сохранить(,Ctrl+S) илиФайл\Сохранить как…

При сохранении модифицируемого исходного текста в корневой директории модуля автоматически создается файл списка документов modify.rdi, в котором перечислены документы, предназначенные для модификации.

Подготовка документа к удалению

Оператор модуля не может сам удалить документ из модуля. Он только отмечает документ для удаления, а удаляет документ администратор модуля.

Для подготовки документа к удалению из модуля необходимо с помощью процедуры поиска документов в модуле найти удаляемый документ. После получения списка документов надо выделить в нем документ, подлежащий удалению, и выполнить команду Список документов\Отметить для…\удаления(<...>).

По этой команде в корневой директории модуля автоматически создается файл списка документов remove.rdi, в котором перечислены документы, подлежащие удалению.

Работа администратора модуля

Основными задачами администратора модуля является выполнение следующих действий с документами модуля:

• загрузка исходных текстов документов в модуль;

• модификация документов и удаление документов из модуля;

• индексация документов модуля;

• отгрузка пакета обновлений модуля.

Описание этих функций администратора приводится ниже.

Загрузка документа в модуль

По команде Модули\Администратор…перейдите в диалог Администрирование модулей и выберите вкладкуЗагрузка(рис. 19).

В диалоге указываются загружаемые документы. При выборе опции Копировать исходные текстыодновременно с загрузкой документа исходный текст будет сохранен в системе, что дает возможность его последующей модификации. При отказе от этой опции исходный текст документа не будет сохранен.

Нажмите кнопку Внести в пакет операций,в областиСписок заданийвнизу окна диалога появится строка соответствующего задания. Для выполнения задания нажмите кнопкуСтарт.

Модификация и удаление документов модуля

По команде Модули\Администратор…перейдите в диалог Администрирование модулей, вкладкаМодификация(рис.20). В ней указывают модифицируемые и подлежащие удалению документы.

Нажмите кнопку Внести в пакет операций, в областиСписок заданийвнизу окна диалога появится строка соответствующего задания. Для выполнения задания нажмите кнопкуСтарт.

Рисунок 19. Окно загрузки документа в модуль

Индексация документов модуля

Индексация документов модуля производится для формирования списка индексных слов в названиях и текстах документов, по которым можно производить поиск в модуле, а также для построения Навигатора.

По команде Модули\Администратор…войдите в диалог Администрирование модулей и выберите вкладкуИндексация(рис.21).

В диалоге указывается место расположения индексируемого модуля. Нажмите кнопку Внести в пакет операций, после чего в областиСписок заданийвнизу окна диалога появится строка соответствующего задания. Для выполнения задания нажмите кнопкуСтарт.

Отгрузка пакета обновления модуля

Отгрузка пакета обновления модуля для других пользователей производится следующим образом.

Рисунок 20. Окно модификации документов

По команде Модули\Администратор…войдите в диалог Администрирование модулей и выберите вкладкуОтгрузка(рис.22). В диалоге указывается место расположения модуля. Нажмите кнопкуВнести в пакет операций.

В появившемся диалоге Отгрузка обновления для модуля “…” (рис.23) задайте параметры формирования пакета обновления.

В пакет обновления включаются документы, для которых дата включения в модуль лежит в указанном в диалоге диапазоне дат. В диалоге также можно установить формат файлов пакета обновлений - порциями по 360Kb, 1440Kb или неограниченного размера.

После нажатия кнопки ОКвы возвращаетесь во вкладкуОтгрузкадиалога Администрирование модулей, где в областиСписок заданийвнизу окна диалога появится строка соответствующего задания (рис. 22).

Для выполнения задания нажмите кнопку Старт.

Рисунок 21. Окно индексации документов модуля

Рисунок 22. Окно отгрузки пакета обновлений модуля

Рисунок 23. Окно диалога Отгрузка обновления для модуля