4.5. Организационная подготовка переговоров

К организационной подготовке относим:

формирование группы переговоров;

определение места и даты встречи;

разработка программы пребывания делегации гостей, повестки дня каждой встречи;

согласование всех вопросов с заинтересованными организациями или отделами предприятия и тому подобное.

Все деловые контакты, в том числе и переговоры, осуществляют только с разрешения или прямого указания руководства фирмой. Заявку на переговоры оформляют заблаговременно, в ней отмечается, с кем и с какой целью планируется деловая встреча.

В случае, когда с инициативой деловых переговоров выступает партнер, необходимо прежде всего предупредить об этом руководство предприятия или организации и получить его разрешение на последующие разговоры по этому поводу. А поэтому, например, в телефонном разговоре нельзя давать сразу же положительный ответ на предложение, а отреагировать фразами типа: “Пожалуйста, изложите суть своих предложений в письменном виде”, или “Я обязательно передам руководству Ваши предложения”, или “Позвольте, я выясню возможности организации встречи”.

Если инициатива относительно встречи идет от вас, помните, что назначая время и место встречи, необходимо заметить: “Если это Вас устраивает.”. Это связано с тем, что за традициями делового общения конкретные детали возможной встречи (место, время, количество переводчиков) определяет сторона, которую приглашают на переговоры.

В организациях, которым необходимо часто вести переговоры, создается специальная протокольная служба, функциями которой является подготовка программы пребывания делегаций партнеров, бронирования мест, в гостинице, обеспечение транспортом, подготовка помещения, для переговоров, составление планов визитов, экскурсий.

Протокольная служба следит за своевременной рассылкой приглашений на переговоры всем заинтересованным лицам с указанием цели переговоров, времени начала и окончания их, места проведения, условий проживания и питания.

Необходимо перед переговорами еще раз предупредить телефоном или лично всех участников переговоров.

В самом общем виде программа приема партнеров должна учитывать такие моменты:

организация процесса переговоров;

организация процедуры подписания принятых документов, экскурсий, на предприятие;

официальные визиты, приемы;

посещение музеев, выставок, театров;

организация пресс-конференций и тому подобное.

В программе нужно запланировать один свободный вечер для гостей: они часто используют его для организации встречных приемов. Кроме того, в программе каждого дня целесообразно оставлять свободное время для второго завтрака, короткого отдыха и личных дел, например, для покупки сувениров.

Делегации, которые прибывают на 2-3 дня, лучше принимать в будние дни, не оставляя их на субботу и воскресенье.

Важное значение для проведения и результатов переговоров имеет отбор членов делегации для переговоров. Рабочей группой считается такая, которая состоит из четырех-шести человек. В состав делегации следует включить специалистов, способных принять решение самостоятельно, без санкции высшего руководства. В состав группы входит руководитель, специалист по техническим проблемам, советник по экономическим и финансовым вопросам, юрист.

Для работы делегаций необходимо подготовить помещение. Это должна быть непроходимая комната, теплая, хорошо освещенная, с чистым воздухом, желательно, чтобы в интерьере чувствовался вкус хозяина. Участников переговоров нужно посадить в удобные кресла. В комнате не должно быть телефона. Форма стола должна быть такая, чтобы все участники переговоров хорошо видели друг друга. На стол необходимо положить бумагу, ручки, карандаши. Желательно на каждом месте поставить табличку с именем и должностью человека. На входные двери хорошо бы повесить табличку с надписью: “Идут переговоры, не входить”. Язык вещей свидетельствует: если на столе нет пепельниц, это значит, что курить нежелательно.

Во время составления плана разговора обязательно приблизительно определить срок рассмотрения отдельных вопросов. Иногда для каждого вопроса следует подготовить свой тактический план его решения. Более важные проблемы нужно рассмотреть прежде всего, когда партнеры еще не устали и для того, чтобы хватило времени для их рассмотрения. В то же время психологи советуют первыми ставить те вопросы, на какие партнеры способны дать положительные ответы. Это предоставит переговорам положительного эмоционального заряда.

Для тех фирм и организаций, которые часто проводят деловые переговоры, целесообразно разработать и размножить анкету для анализа факторов деловой ситуации. Это существенно поможет подготовить переговоры, не забыть что-то важное для них.

Содержание такой анкеты состоит из ситуации и характеристики позиций каждого партнера (например, в виде таблицы. ).

Таблица 5.1