Информационное обеспечение является средством решения следующих задач:

- однозначного и экономичного представления информации в системе (на основе кодирования объектов);

- организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами (на основе классификации объектов);

- организации взаимодействия пользователей с системой (на основе экранных форм ввода-вывода данных);

- обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации (на основе унифицированной системы документации).

В состав информационного обеспечения (ИО) входит:

- внемашинное ИО: классификаторы и набор документов, поступающих в бумажном виде;

- внутримашинное ИО: набор таблиц базы данных и вспомогательных объектов БД, обеспечивающих корректную обработку и хранение данных, экранные формы для ввода данных в программу и вывода результатной информации на экран.

В реальном проектировании структуры базы данных применяются метод - семантическое моделирование. Семантическое моделирование представляет собой моделирование структуры данных, опираясь на смысл этих данных. В качестве инструмента семантического моделирования используются различные варианты диаграмм сущность-связь (ER - Entity-Relationship). На рисунке 2.7 приведена ER диаграмма для разрабатаваемого АРМ менеджера ООО «Лан-Оптик».

Рисунок 2.7 – ER диаграмма («сущность-связь») ПОСТАВИЛА КАВЫЧКИ

2.2.1.1 Информационная модель и её описание

Диаграммы потоков данных позволяют отображать на диаграмме как шаги бизнес-процесса, так и поток документов и управления.

Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagramming, DFD):

- являются основным средством моделирования функциональных требований к проектируемой системе;

-создаются для моделирования существующего процесса движения информации;

- используются для описания документооборота, обработки информации;

- применяются как дополнение к модели IDEFO для более наглядного отображения текущих операций документооборота (обмена информацией).

Главная цель декомпозиции DFD–функций – продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами.

На диаграмме потоков данных показываются работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса, а также показываются входы и выходы каждой из работ. Данные входы и выходы представляют из себя информационные, либо материальные потоки. При этом выходы одной работы могут являться входами для других.

DFD-диаграмма потоков данных AS IS (как есть), представлена на рисунке 2.8.

На рисунке 2.9 отображается документооборот и обработка информации в организации ООО «Лан-Оптик» после внедрения АРМ. Благодаря внедренному программному обеспечению увеличилась автоматизация и скорость обработки информации на этапах: «Регистрация заявки», «Формирование заявки и наряда», «Закрытие наряда», «Формирование документов для списания суммы со счета абонента» и др. Появились дополнительные источники хранения информации: «Регистрационный журнал», «Выполненные работы». Произошли изменения в документах. Отчет «Количество оборудования у сотрудника службы ТП» изменен, теперь он называется «Движение оборудования по сотруднику». В него включены новые графы по учету оборудования: «Расход» и «Получил». Появился новый отчет – «Выработка за месяц».

Рисунок 2.8 – Диаграмма потоков данных AS IS «ООО Лан-Оптик»

Рисунок 2.9 – Диаграмма потоков данных TO BE «ООО Лан-Оптик»

2.2.1.2 Нормативно-справочная и входная информация

Нормативно-справочная информация — условно-постоянный компонент корпоративной информации, являющийся основой для унификации и нормализации данных, сопровождающих протекающие бизнес-процессы, а также регламентацию деятельности организации. Другими словами, нормативно-справочная информация — это информационный ресурс компании, формируемый внутри и получаемый, как правило, извне. Она содержит стандарты, требования, правила, положения и прочую информацию, нормирующую и систематизирующую деятельность компании.

Требование обеспечения эффективного взаимодействия и унификации различных протекающих на фирме бизнес-процессов, а также консолидации отчетной документации, приводит к необходимости построения системы нормативно-справочной информации.

В своей работе менеджер ООО «Лан-Оптик» использует следующую нормативно-справочную информацию:

- Процент премиальных выплат, необходим для расчета премии сотрудников службы ТП. Процент премиальных выплат (ППВ) устанавливает главный бухгалтер, на данный момент ППВ = 50%. ППВ заносится в документ «Положение о премировании»;

- Норма нарядов за месяц (ННМ), устанавливается главным бухгалтером и заносится в документ «Положение о премировании». ННМ регламентирует требуемую норму выполненных нарядов за месяц;

- Стоимость работ, устанавливается заместителем директора организации. Включает в себя вид работы и ее стоимость, данные заносятся в прайс-лист;

- Стоимость оборудования, устанавливается заместителем директора организации. Включает в себя тип оборудования и расходных материалов, а также их стоимость с наценкой организации. Информация заносится в список учета оборудования.

2.2.1.3 Результатная информация

Результатной является информация, которая выдается пользователю во внешнюю среду. К ней относятся:

а) Наряд, в котором отражаются поля:

- номер наряда;

- номер договора;

- фамилия имя отчество абонента;

- контактный телефон;

- дата создания документа;

- дата выполнения работы;

- перечень выполненный работ;

- фамилия имя отчество сотрудника выполнявшего работу;

- потраченное оборудование при выполнении заявки;

- сумма к оплате за выполненные работы.

б) Заявка, содержит следующие поля:

- номер договора;

- фамилия имя отчество абонента;

- адрес;

- контактный телефон;

- дата выполнения заявки.

в) Отчет «Выполненные работы», в котором отражаются поля:

- фамилия имя отчество сотрудника;

- номер договора;

- дата выполнения;

- номер заявки;

- вид выполненной работы.

д) Отчет «Списание ДС с абонента», содержит поля:

- номер договора;

- сумма на списание.

е) Отчет «Выработка за месяц», в котором отражаются поля:

- количество выполненных нарядов;

- фамилия имя отчество сотрудника;

- сумма по выполненным нарядам.

ж) Отчет «Премирование сотрудников службы ТП», с полями:

- фамилия имя отчество сотрудника;

- премия;

-коэффициенты для премий.

и) Отчет «Движение оборудования по сотруднику», с полями:

- фамилия имя отчество сотрудника;

- количество оборудования в пользовании сотрудника;

- количество оборудования получено за период;

- количество оборудования потрачено за период.

2.2.2 Математическое обеспечение

Подсистема «Математическое обеспечение» –– это совокупность математических моделей для решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники, а также комплекс средств и методов, позволяющих строить экономико––математические модели задач управления.

В АРМ должны быть реализованы функции расчета премии сотрудникам службы ТП, а также расчет суммы денежных средств для снятия со счета абонента после выполнения оказанной услуги.

У сотрудника службы ТП существует 2 вида премии: премия за выполненные работы и премия за соблюдение трудовой дисциплины. Первая премия начисляется работнику за выполненные наряды и рассчитывается по формуле:

, (2.1)

где П_р – премия за выполненные работы;

С_н – сумма всех выполненных работ по нарядам за расчетный период;

К – процент премии (К = 0,5).

Вторая премия начисляется работнику лишь в том случае, если за расчетный период в его работе не было выявлено нарушений, премия рассчитывается по формуле:

, (2.2)

где П_д – премия за соблюдение трудовой дисциплины;

Н – количество выполненных нарядов за расчетный период;

Ц_н – премия за каждый выполненный наряд (Ц_н = 20 руб.).

Сумма денежных средств для снятия со счета абонента рассчитывается по формуле:

Д = С_р+ С_об , (2.3)

где Д – сумма денежных средств для снятия со счета абонента;

С_р – стоимость работы (по прайс-листу);

С_об – стоимость оборудования (затраченного для устранения неисправности).

2.2.3 Техническое обеспечение

Технические средства служат физической основой функционирования АРМ. Мощность этих средств в значительной мере определяет состав решаемых задач управления. К техническим средствам АРМ относятся компьютеры, средства коммуникаций и оргтехника.

Техническое обеспечение АРМ менеджера ООО «Лан-Оптик» состоит из следующих составляющих: