- •Система электронного документооборота
- •Введение
- •Лабораторная работа №1. Настройка рабочего пространства для пользователя lotus notes
- •1. Цель работы
- •2. Теоретические сведения
- •3. Порядок выполнения работы.
- •3.1. ЗагрузкаLotusNotes6.5.
- •3.2. Работа со справочной системойLotusNotes.
- •3.3. Организация рабочего пространства.
- •3.4. Настройка параметров начальной страницы.
- •3.5. Создание начальной страницы.
- •3.6. Удаление начальной страницы.
- •Вопросы к лабораторной работе №1.
- •Лабораторная работа №2. Работа с базами данных lotus notes
- •1. Цель работы
- •2. Теоретические сведения
- •3. Порядок выполнения работы.
- •3.1. Работа с личным журналом.
- •3.2. Работа с базой данных «Контакты».
- •3.3. Удаление документов из баз данных.
- •3.4. Репликация баз данных.
- •3.5. Создание баз данных с использованием шаблоновNotes.
- •3.6. Определение уровня доступа к базам данныхLotusNotes.
- •3.7. Удаление баз данных.
- •3.8. Завершение работы.
- •Вопросы к лабораторной работе №2.
- •Список литературы
Система электронного документооборота
НА ОСНОВЕ LOTUS NOTES
Лабораторный практикум по дисциплинам
«Информационные системы управления документооборотом», «Автоматизированные информационные системы в производстве»
Содержание
Содержание 2
Введение 3
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1. 5
НАСТРОЙКА РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ LOTUS NOTES 5
1. Цель работы 5
2. Теоретические сведения 5
3. Порядок выполнения работы. 7
3.1. Загрузка Lotus Notes 6.5. 7
3.2. Работа со справочной системой Lotus Notes. 7
3.3. Организация рабочего пространства. 8
3.4. Настройка параметров начальной страницы. 10
3.5. Создание начальной страницы. 10
3.6. Удаление начальной страницы. 11
Вопросы к лабораторной работе №1. 12
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2. 13
РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ LOTUS NOTES 13
1. Цель работы 13
2. Теоретические сведения 13
3. Порядок выполнения работы. 14
3.1. Работа с личным журналом. 14
3.2. Работа с базой данных «Контакты». 16
3.3. Удаление документов из баз данных. 18
3.4. Репликация баз данных. 18
3.5. Создание баз данных с использованием шаблонов Notes. 22
3.6. Определение уровня доступа к базам данных Lotus Notes. 23
3.7. Удаление баз данных. 24
3.8. Завершение работы. 25
Вопросы к лабораторной работе №2. 25
Список литературы 26
Введение
Документооборот является одним из тех вспомогательных процессов, без которых невозможно нормальное функционирование любого предприятия. Поэтому необходимость перехода на электронный документооборот, существенно ускоряющий и оптимизирующий процессы обработки документов, и, как следствие, повышающий качество выполнения производственных процессов, ни у кого не вызывает сомнений. Проблемы возникают при выборе средств автоматизации документооборота, поскольку в настоящее время существует большое количество программных средств, разнообразных как по функциональным возможностям, так и по цене.
Одним из таких средств, известных на российском рынке более 15 лет, является система коллективных работ Lotus Notes.
Система Lotus Notes содержит в своей основе гибкую СУБД. Ее клиент-серверная архитектура позволяет разделять и совместно использовать данные при коллективной работе пользователей, вести локальную информацию, впоследствии легко интегрируемую в общие информационные потоки, синхронизировать процессы рассредоточенных и удаленных участников автоматизируемой деятельности. Приложения Notes совместного использования информации дают возможность многим пользователям общаться в конструктивном диалоге и обмениваться сложными документами.
Таким образом, Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать документальную информацию (текст, изображение, видео и звук), получаемую из различных источников, таких как прикладные и оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.
Lotus Notes обеспечивает:
единый пользовательский интерфейс для обращения к другим абонентам, сетевым ресурсам и информации;
гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные из компьютерных приложений, новостных каналов, изображений и структурированных систем;
быструю разработку приложений;
систему защиты информации вплоть до уровня отдельного документа;
тиражирование информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, у удаленных пользователей;
открытость (поддержка разных сетевых операционных систем и приложений, внешних источников данных, систем электронной почты и прикладных программных интерфейсов);
масштабируемость (реализация системы любого размера: от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч сотрудников организации).
Notes реализует один из способов совместного использования информации, предлагая информационный архив, который можно использовать совместно с другими людьми. Этот архив можно интерпретировать как базу данных или как электронную картотеку, в которой можно хранить и организовывать определенным образом любой вид информации.