- •Часть I. Хранение данных в таблицах 34
- •Глава 1. Создание вашей первой базы данных 35
- •Глава 2. Создание более сложных таблиц 66
- •Глава 3. Обработка листа данных: сортировка, поиск,
- •Глава 4. Блокировка неправильных данных 136
- •Глава 5. Связывание таблиц с помощью отношений 168
- •Часть II. Обработка данных с помощью запросов 206
- •Глава 6. Запросы, выбирающие записи 207
- •Глава 7. Основные хитрости, применяемые в запросах 241
- •Глава 8. Запросы, обновляющие записи ..272
- •Глава 9. Анализ данных с помощью перекрестных запросов и
- •Часть III. Отчеты 323
- •Глава 10. Создание отчетов 324
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов 356
- •Часть IV. Разработка пользовательского интерфейса
- •Глава 12. Создание простых форм 392
- •Глава 13. Проектирование сложных форм 426
- •Глава 14. Создание системы переходов 465
- •Часть V. Программирование в access 496
- •Глава 15. Автоматизация задач с помощью макросов 497
- •Глава 16. Автоматизация выполнения задач средствами языка
- •Глава 17. Написание кода с более развитой логикой 571
- •Часть VI. Совместное использование access 615
- •Глава 18. Совместное использование бд несколькими пользователями 616
- •Глава 19. Импорт и экспорт данных 650
- •Глава 20. Подключение Access к sql Server 692
- •Глава 21. Подключение Access к SharePoint 724
- •На профессиональном уровне. Преимущества хорошо спроектированной базы данных
- •Для тех, кто понимает. Когда программы Access недостаточно
- •Уголок ностальгии. Зачем опять изобретать колесо?
- •Уголок ностальгии. Сочетания клавиш в Access 2003
- •Часть I
- •Часто задаваемый вопрос. Использование чужой бд
- •На профессиональном уровне. Шаблоны, подходящие для разных целей
- •На профессиональном уровне. Работа Access в интерактивном режиме
- •Для тех, кто понимает. Использование Access бд, созданных в более ранних версиях программы
- •На профессиональном уровне. Проектирование бд для начинающих
- •На профессиональном уровне. Вставка больших значений в узкие столбцы
- •Для тех. Кто понимает. Если сомневаетесь, не удаляйте
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Копирование записи целиком за один шаг
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сжатие бд
- •Часто задаваемый вопрос. У какого файла расширение laccdb?
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение папки, которую Access использует для хранения бд
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сворачивание ленты
- •Экономящая время подсказка. Создание ярлыка для таблицы
- •Глава 2
- •Для тех, кто понимает. Изменение типа данных может привести к потере информации
- •На профессиональном уровне. Нормативы максимальной длины
- •На профессиональном уровне. Как Access предотвращает дублирование записей
- •На профессиональном уровне. Почему так важна уникальность
- •Глава 3
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных
- •На профессиональном уровне. Числа и специальные символы в текстовых полях
- •Практические занятия для опытных пользователей. Фильтры в противоположность запросам
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Поиск и замена
- •Глава 4
- •Для тех, кто понимает. Не требуйте слишком многого
- •На профессиональном уровне. Как работают индексы
- •Часто задаваемый вопрос. Индексы и производительность
- •Практические занятия для опытных пользователей. Вставка вашей маски в список масок программы
- •На профессиональном уровне. Создание списка подстановки, использующего другую таблицу
- •Глава 5
- •Часто задаваемый вопрос. Отключение обеспечения целостности данных
- •Для тех, кто понимает. Пользуйтесь каскадным удалением с осторожностью
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение параметров подтаблицы
- •Часто задаваемый вопрос. Обновление списка
- •Для тех, кто понимает. Применяйте связи "один-к-одному" с осторожностью
- •Часто задаваемый вопрос. Работа со связями "многие-ко-многим"
- •Часто задаваемый вопрос. Печать ваших отношений
- •Часть II
- •Для тех, кто понимает. Не бойтесь подстановок
- •На профессиональном уровне. Синтаксис фильтра
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как индексы ускоряют поиск
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Запросы на базе запросов
- •Для тех, кто понимает. Подумайте дважды, прежде чем изменять структуру таблиц
- •На профессиональном уровне. Сравнение: отношения и объединения
- •На профессиональном уровне. Изменение данных при использовании запроса с объединением
- •Глава 7
- •На профессиональном уровне. Синхронизация запросов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Переименование поля в запросе
- •Часто задаваемый вопрос Банковское округление
- •Практические занятия для опытных пользователей. Улучшенные числовые форматы
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Использование случайных чисел для сортировки в случайном порядке
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как извлечь первое слово из текстовой строки
- •Для тех, кто понимает. Вычисления для дат и времени
- •Глава 8
- •Аварийная ситуация. Когда Access блокирует ваше обновление
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Скрытие запроса
- •Глава 9
- •Часто задаваемый вопрос. Итоговый проигрыш; итоговый запрос против перекрестного
- •Для тех, кто понимает. Создание запроса с объединением для лучшей группировки
- •На профессиональном уровне. Правильный выбор групп
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Помещение сводных таблиц в их собственные формы
- •Часть III
- •Глава 10. Создание отчетов
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов
- •Глава 10
- •На профессиональном уровне. Выполнение тяжелой работы с помощью запроса
- •Часто задаваемый вопрос. Добавление изображений в отчеты.
- •На профессиональном уровне. Учитесь любить pdf-файлы
- •Часто задаваемый вопрос. Разные способы экспорта данных
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Формат по образцу.
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разные линии сетки
- •Глава 11
- •Часто задаваемый вопрос. Ошибки выражений
- •Часть IV
- •На профессиональном уровне. Поля типа Счетчик в формах
- •На профессиональном уровне. Разные люди — разные формы
- •Малоизвестная или, недооцененная возможность. Вывод на экран изображений из бд
- •На профессиональном уровне. Семейство форм Access
- •Глава 13
- •На профессиональном уровне. Присоединенные элементы управления
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Повторное применение ваших любимых настроек стиля границ
- •Часто задаваемые вопросы. Осовременивание элементов управления Windows
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как освободиться от привязки к сетке
- •На профессиональном уровне. Насколько велик ваш экран?
- •Глава 14
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Варианты сортировки и просмотра в области переходов
- •На профессиональном уровне. Кнопочные формы с несколькими страницами
- •За кадром. Меню кнопочных форм сохраняются в бд
- •Часть V
- •На профессиональном уровне. Макросы по сравнению с программным кодом
- •Практические занятия для опытных пользователей. Обработка ошибок макроса
- •На профессиональном уровне. Макрокоманды, которым Access не доверяет
- •На профессиональном уровне. ОтправитьОбъект работает с вашей программой элекронной почты
- •Часто задаваемый вопрос. Внедренный макрос
- •Глава 16
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Справка по Visual Basic
- •Для тех кто понимает. Как код связывается с событиями
- •Малоизвестная или недооцененная возможность Разбиение длинных строк кода
- •На профессиональном уровне. Взаимодействие с другими формами
- •Практические занятия для опытных пользователей. Получение нужного цвета
- •Часто задаваемый вопрос. Ленточные формы и неприсоединенные элементы управления
- •Практические занятия для опытных пользователей. Связывание записей с рисунками
- •Глава 17
- •Практические занятия для опятных пользователей. Применение более сложных переменных
- •Практические занятия для опытных пользователей. Применение пользовательских функций в запросах
- •На профессиональном уровне. Алгоритм Луна (Luhn Algorithm)
- •Часто задаваемый вопрос. Запуск других Windows-программ
- •На профессиональном уровне. Станьте знатоком статистических функции по подмножеству
- •Уголок ностальгии. Dао против аdо
- •Часть VI
- •Для тех, кто понимает. Поиск места в сети для вашей бд
- •На профессиональном уровне Указание местонахождения в сети
- •Часто задаваемый вопрос. Как поведут себя старые версии Aсcess?
- •Аварийная ситуация. Мистическая ошибка “Файл уже используется”
- •Часто задаваемый вопрос. Когда не следует пользоваться форматом accde
- •Уголок ностальгии. Отмирание страниц доступа к данным
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разделение таблиц для более безопасных корректировок
- •Уголок ностальгии. Защита с помощью рабочих групп упразднена
- •Глава 19
- •На профессиональном уровне. Sql Server и SharePoint: два частных случая
- •Сберегающая время подсказка. Копирование из одной бд в другую
- •На профессиональном уровне. Опасность дубликатов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Экспорт отчетов
- •На профессиональном уровне. Более внимательный взгляд на теги
- •Глава 20
- •На профессиональном уровне. Важнейшие причины перехода на sql Server
- •Часто задаваемые вопрос. Можно ли доверять корпорации Microsoft?
- •На профессиональном уровне. Проекты Access по сравнению со связанными таблицами
- •0 Запросах
- •Для тех, кто понимает. Синтаксические различия
- •Глава 21
- •Часто задаваемый вопрос. Путаница, связанная с SharePoint
- •На профессиональном уровне. Установка SharePoint
- •На профессиональном уровне. Пять интересных инструментов программы SharePoint, которые стоит опробовать
- •Малоизвестная или недооцененная возможность.
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Представление таблицы данных Access
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Параметры списков SharePoint
Глава 9
Анализ данных с помощью перекрестных запросов и сводных таблиц
Программа Access приспособлена и нацелена на сохранение всех подробностей в вашей БД. Но иногда вам не нужно знать все детали — взамен вы хотите получить общее представление. Необходим способ получения необработанных данных, которые могут включать сотни и тысячи записей и подведения итогов каким-либо осмысленным образом.
Вы уже познакомились с одним методом анализа больших объемов информации с помощью итогового запроса (см. разд. "Итоговые данные" главы 7). Применяя итоговый запрос, можно взять огромную подборку строк и сократить ее для нескольких искусно сгруппированных промежуточных итогов. В этой главе вы познакомитесь с двумя более специализированными вариантами обработки чисел: перекрестными запросами и сводными таблицами.
Перекрестные запросы и сводные таблицы играют ту же роль, что и уже знакомые вам итоговые запросы. Но они представляют данные несколько иначе. В перекрестных запросах применяются дополнительные столбцы для размещения информации в крайне сжатой таблице. Сводные таблицы используют интерфейс перемещений, позволяющий реорганизовать ваши итоги на лету для выявления различных тенденций и связей. Оба эти средства интенсивно используются в наборе средств любого специалиста Access.
Примечание
Для опробования перекрестных запросов и сводных таблиц вам нужны данные — большой объем данных. В БД, используемых в качестве примеров в предыдущих главах, нет достаточного количества исходных данных. В примерах этой главы используются некоторые таблицы огромной БД AdventureWorks — примера, предлагаемого корпорацией Microsoft и содержащего каталог товаров и сведения о продажах вымышленного производителя велосипедов. Найдите Web-страницу "Missing CD" для данной книги (на сайте www.missingmanuals.com) для загрузки нужной вам информации.
О перекрестных запросах
Перекрестный запрос — это мощное средство подведения итогов, исследующее большие объемы данных и применяющее их для вычисления промежуточных итогов и средних значений. Это определение может показаться знакомым, поскольку вы уже именно для этой цели использовали итоговые запросы в главе 7.
Как и итоговые запросы, перекрестные применяют два основных компонента: группировку и функции подведения итога. Группировка применяется для объединения строк в
небольшие подмножества. Функция подведения итога используется для вычисления единого значения для каждой группы.
За кадром перекрестные и итоговые запросы функционируют почти одинаково. Принимают большие количества записей и сокращают их до итогов, средних, минимальных или максимальных значений и т. д. Но есть два важных отличия.
Первое отличие заключается в том, в перекрестных запросах всегда применяется двухуровневая группировка. Например, в типичных итоговых запросах можно сгруппироватьзаписи по товарам и увидеть самые ходовые из них или размер приносимого ими дохода. В перекрестном запросе можно проанализировать данные о продажах в зависимости от страны и категории товара. С помощью такого анализа вы сможете быстро определить, какие категории товаров особенно популярны в конкретных странах.
Рис. 9.1. Вверху: в итоговом запросе каждая группа занимает отдельную строку, отображая объемы продаж отдельной категории товаров в одной стране. В общем получается 24 группы, и в результате формируется длинный узкий список. Внизу: в перекрестном запросе программа Access применяет первый уровень группировки (в данном случае страну) для разделения данных на строки и следующий уровень (категорию товара) для распределения каждой строки по столбцам. Числа, которые вы видите, те же самые, что и на верхнем рисунке, но теперь у вас всего 6 строк с четырьмя категориями товаров в каждой
Другое отличие перекрестных запросов от итоговых заключается в способе представления программой Access результатов. Итоговый запрос создает отдельную строку для каждой группы. Например, если вы анализируете продажи в разных странах различных категорий товаров, итоговый запрос выведет строку для каждой комбинации страны и категории товаров, как показано в верхней части рис. 9.1. Перекрестный запрос действует несколько иначе; он использует ту же информацию, но располагает ее в отдельных столбцах, создавая более сжатое представление (нижняя часть рис. 9.1).
На рис. 9.1 внизу показано, как выглядят данные с двумя уровнями группировки: страны и товары. Но если хотите, в перекрестных запросах можно применять и больше уровней.(Большее число уровней группировки полезно для выполнения более детального анализа — например, для определения, какие товары особенно популярны в конкретных странах, штатах и городах.) В этом случае последний уровень группировки используется для разделения строки на столбцы. Все остальные уровни применяются для разбиения результатов на большее число строк. Если создать перекрестный запрос, группирующий объемы продаж по категориям товаров, названиям товаров и странам, вы увидите результат, показанный на рис. 9.2.
Рис. 9.2. В данном примере записи сгруппированы в строки по категориям товаров и затем разделены на отдельные товары. Затем данные по каждому товару дополнительно делятся на столбцы в зависимости от страны
Примечание
Помните о том, что при использовании нескольких уровней группировки последний уровень (используемый для формирования столбцов) не должен быть связан с другими уровнями. В то
время как другие уровни группировки могут быть связаны между собой. Пример на рис. 9.2 работает, потому что следует этому правилу (группировка по категории, товару и затем стране). Если эти же данные сгруппировать иначе (например, по категории, стране и товару), результат будет далеко не так хорош.