- •Часть I. Хранение данных в таблицах 34
- •Глава 1. Создание вашей первой базы данных 35
- •Глава 2. Создание более сложных таблиц 66
- •Глава 3. Обработка листа данных: сортировка, поиск,
- •Глава 4. Блокировка неправильных данных 136
- •Глава 5. Связывание таблиц с помощью отношений 168
- •Часть II. Обработка данных с помощью запросов 206
- •Глава 6. Запросы, выбирающие записи 207
- •Глава 7. Основные хитрости, применяемые в запросах 241
- •Глава 8. Запросы, обновляющие записи ..272
- •Глава 9. Анализ данных с помощью перекрестных запросов и
- •Часть III. Отчеты 323
- •Глава 10. Создание отчетов 324
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов 356
- •Часть IV. Разработка пользовательского интерфейса
- •Глава 12. Создание простых форм 392
- •Глава 13. Проектирование сложных форм 426
- •Глава 14. Создание системы переходов 465
- •Часть V. Программирование в access 496
- •Глава 15. Автоматизация задач с помощью макросов 497
- •Глава 16. Автоматизация выполнения задач средствами языка
- •Глава 17. Написание кода с более развитой логикой 571
- •Часть VI. Совместное использование access 615
- •Глава 18. Совместное использование бд несколькими пользователями 616
- •Глава 19. Импорт и экспорт данных 650
- •Глава 20. Подключение Access к sql Server 692
- •Глава 21. Подключение Access к SharePoint 724
- •На профессиональном уровне. Преимущества хорошо спроектированной базы данных
- •Для тех, кто понимает. Когда программы Access недостаточно
- •Уголок ностальгии. Зачем опять изобретать колесо?
- •Уголок ностальгии. Сочетания клавиш в Access 2003
- •Часть I
- •Часто задаваемый вопрос. Использование чужой бд
- •На профессиональном уровне. Шаблоны, подходящие для разных целей
- •На профессиональном уровне. Работа Access в интерактивном режиме
- •Для тех, кто понимает. Использование Access бд, созданных в более ранних версиях программы
- •На профессиональном уровне. Проектирование бд для начинающих
- •На профессиональном уровне. Вставка больших значений в узкие столбцы
- •Для тех. Кто понимает. Если сомневаетесь, не удаляйте
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Копирование записи целиком за один шаг
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сжатие бд
- •Часто задаваемый вопрос. У какого файла расширение laccdb?
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение папки, которую Access использует для хранения бд
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сворачивание ленты
- •Экономящая время подсказка. Создание ярлыка для таблицы
- •Глава 2
- •Для тех, кто понимает. Изменение типа данных может привести к потере информации
- •На профессиональном уровне. Нормативы максимальной длины
- •На профессиональном уровне. Как Access предотвращает дублирование записей
- •На профессиональном уровне. Почему так важна уникальность
- •Глава 3
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных
- •На профессиональном уровне. Числа и специальные символы в текстовых полях
- •Практические занятия для опытных пользователей. Фильтры в противоположность запросам
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Поиск и замена
- •Глава 4
- •Для тех, кто понимает. Не требуйте слишком многого
- •На профессиональном уровне. Как работают индексы
- •Часто задаваемый вопрос. Индексы и производительность
- •Практические занятия для опытных пользователей. Вставка вашей маски в список масок программы
- •На профессиональном уровне. Создание списка подстановки, использующего другую таблицу
- •Глава 5
- •Часто задаваемый вопрос. Отключение обеспечения целостности данных
- •Для тех, кто понимает. Пользуйтесь каскадным удалением с осторожностью
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение параметров подтаблицы
- •Часто задаваемый вопрос. Обновление списка
- •Для тех, кто понимает. Применяйте связи "один-к-одному" с осторожностью
- •Часто задаваемый вопрос. Работа со связями "многие-ко-многим"
- •Часто задаваемый вопрос. Печать ваших отношений
- •Часть II
- •Для тех, кто понимает. Не бойтесь подстановок
- •На профессиональном уровне. Синтаксис фильтра
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как индексы ускоряют поиск
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Запросы на базе запросов
- •Для тех, кто понимает. Подумайте дважды, прежде чем изменять структуру таблиц
- •На профессиональном уровне. Сравнение: отношения и объединения
- •На профессиональном уровне. Изменение данных при использовании запроса с объединением
- •Глава 7
- •На профессиональном уровне. Синхронизация запросов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Переименование поля в запросе
- •Часто задаваемый вопрос Банковское округление
- •Практические занятия для опытных пользователей. Улучшенные числовые форматы
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Использование случайных чисел для сортировки в случайном порядке
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как извлечь первое слово из текстовой строки
- •Для тех, кто понимает. Вычисления для дат и времени
- •Глава 8
- •Аварийная ситуация. Когда Access блокирует ваше обновление
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Скрытие запроса
- •Глава 9
- •Часто задаваемый вопрос. Итоговый проигрыш; итоговый запрос против перекрестного
- •Для тех, кто понимает. Создание запроса с объединением для лучшей группировки
- •На профессиональном уровне. Правильный выбор групп
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Помещение сводных таблиц в их собственные формы
- •Часть III
- •Глава 10. Создание отчетов
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов
- •Глава 10
- •На профессиональном уровне. Выполнение тяжелой работы с помощью запроса
- •Часто задаваемый вопрос. Добавление изображений в отчеты.
- •На профессиональном уровне. Учитесь любить pdf-файлы
- •Часто задаваемый вопрос. Разные способы экспорта данных
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Формат по образцу.
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разные линии сетки
- •Глава 11
- •Часто задаваемый вопрос. Ошибки выражений
- •Часть IV
- •На профессиональном уровне. Поля типа Счетчик в формах
- •На профессиональном уровне. Разные люди — разные формы
- •Малоизвестная или, недооцененная возможность. Вывод на экран изображений из бд
- •На профессиональном уровне. Семейство форм Access
- •Глава 13
- •На профессиональном уровне. Присоединенные элементы управления
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Повторное применение ваших любимых настроек стиля границ
- •Часто задаваемые вопросы. Осовременивание элементов управления Windows
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как освободиться от привязки к сетке
- •На профессиональном уровне. Насколько велик ваш экран?
- •Глава 14
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Варианты сортировки и просмотра в области переходов
- •На профессиональном уровне. Кнопочные формы с несколькими страницами
- •За кадром. Меню кнопочных форм сохраняются в бд
- •Часть V
- •На профессиональном уровне. Макросы по сравнению с программным кодом
- •Практические занятия для опытных пользователей. Обработка ошибок макроса
- •На профессиональном уровне. Макрокоманды, которым Access не доверяет
- •На профессиональном уровне. ОтправитьОбъект работает с вашей программой элекронной почты
- •Часто задаваемый вопрос. Внедренный макрос
- •Глава 16
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Справка по Visual Basic
- •Для тех кто понимает. Как код связывается с событиями
- •Малоизвестная или недооцененная возможность Разбиение длинных строк кода
- •На профессиональном уровне. Взаимодействие с другими формами
- •Практические занятия для опытных пользователей. Получение нужного цвета
- •Часто задаваемый вопрос. Ленточные формы и неприсоединенные элементы управления
- •Практические занятия для опытных пользователей. Связывание записей с рисунками
- •Глава 17
- •Практические занятия для опятных пользователей. Применение более сложных переменных
- •Практические занятия для опытных пользователей. Применение пользовательских функций в запросах
- •На профессиональном уровне. Алгоритм Луна (Luhn Algorithm)
- •Часто задаваемый вопрос. Запуск других Windows-программ
- •На профессиональном уровне. Станьте знатоком статистических функции по подмножеству
- •Уголок ностальгии. Dао против аdо
- •Часть VI
- •Для тех, кто понимает. Поиск места в сети для вашей бд
- •На профессиональном уровне Указание местонахождения в сети
- •Часто задаваемый вопрос. Как поведут себя старые версии Aсcess?
- •Аварийная ситуация. Мистическая ошибка “Файл уже используется”
- •Часто задаваемый вопрос. Когда не следует пользоваться форматом accde
- •Уголок ностальгии. Отмирание страниц доступа к данным
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разделение таблиц для более безопасных корректировок
- •Уголок ностальгии. Защита с помощью рабочих групп упразднена
- •Глава 19
- •На профессиональном уровне. Sql Server и SharePoint: два частных случая
- •Сберегающая время подсказка. Копирование из одной бд в другую
- •На профессиональном уровне. Опасность дубликатов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Экспорт отчетов
- •На профессиональном уровне. Более внимательный взгляд на теги
- •Глава 20
- •На профессиональном уровне. Важнейшие причины перехода на sql Server
- •Часто задаваемые вопрос. Можно ли доверять корпорации Microsoft?
- •На профессиональном уровне. Проекты Access по сравнению со связанными таблицами
- •0 Запросах
- •Для тех, кто понимает. Синтаксические различия
- •Глава 21
- •Часто задаваемый вопрос. Путаница, связанная с SharePoint
- •На профессиональном уровне. Установка SharePoint
- •На профессиональном уровне. Пять интересных инструментов программы SharePoint, которые стоит опробовать
- •Малоизвестная или недооцененная возможность.
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Представление таблицы данных Access
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Параметры списков SharePoint
На профессиональном уровне. Преимущества хорошо спроектированной базы данных
Множество людей применяет адресную книгу для связи с близкими друзьями, дальними родственниками и надоедливыми коллегами. По большей части простая адресная книга отлично справляется с задачей. Но подумайте, что произойдет, если вы решите хранить эту информацию в базе данных Access. Несмотря на то, что ваш список контактов не сравним с объемами информации, хранимыми компанией Google, он все равно приобретет новые функциональные возможности, не доступные без программы Access.
• Резервная копия. Если вы когда-нибудь пытались рассмотреть номер телефона
сквозь кофейное пятно, то знаете, что порой выгодно хранить данные в электронной форме. После того как вы поместите контактную информацию в базу данных, вы сможете уберечь ее от стихийного бедствия и напечатать столько копий, сколько нужно (каждую с отображением частичной или полной информации). Вы даже можете поделиться этим списком с друзьями, которым нужны те же номера телефонов.
Место. Несмотря на то, что большинству людей для хранения всех контактов достаточно маленькой адресной книжки, база данных гарантирует, что вы никогда не займете полностью раздел "М". Не говоря уж о том, что вы можете вычеркивать и записывать заново адрес вашего странствующего дядюшки, пока не израсходуете всесвободное пространство в книжке.
Поиск. В адресной книге контакты упорядочены одним способом — по имени и фамилии. Но что произойдет, если вы вносили всех, соблюдая алфавитный порядок для фамилий, а вам нужно найти контактную информацию человека, которого, кажется, зовут Джоу? Программа Access может без усилий выполнить такой поиск. Она также может найти записи по номеру телефона, что очень удобно, если ваш телефон сообщает перечень звонков и вы хотите выяснить, кто же это надоедает вам.
Совместное использование. Только один человек в конкретный момент времени может редактировать самые обычные файлы, такие как документы программы Microsoft Word и электронные таблицы. Это ограничение создает проблемы, если всем сотрудникам офиса необходимо поработать над составлением обеденного меню. Программа Access позволяет одновременно многим людям просматривать и изменять данные на разных компьютерах. В главе 18 приведена более подробная информация.
• Интеграция с другими приложениями. Access вводит вас в царство времясберегающих возможностей, таких как автоматическое составление стандартных писем (mail merge). Вы можете передать список контактов в форме письма, которое создаете в программе Word, и автоматически сгенерировать десятки писем с разными адресами. Вы увидите, как это делается, в главе 19.
Все эти примеры демонстрируют серьезные основания для перехода к электронному способу хранения информации любого типа.
Две стороны программы Access
Как вы увидите, с помощью программы Access решаются две разные задачи.
Проектирование вашей базы данных. В эту задачу входит создание таблиц для хранения данных, запросов, способных выискивать важные порции информации, форм, облегчающих ввод данных, и отчетов, формирующих привлекательные распечатки.
Обработка данных. Эта задача включает добавление новой информации в базу данных, обновление имеющейся или поиск необходимых подробностей. Для выполнения этой работы используются таблицы, запросы, формы и отчеты, которые вы уже сформировали.
Большая часть книги посвящена первой задаче — созданию и усовершенствованию вашей базы данных. Эта работа — суть программы Access и та часть, которая поначалу кажется самой страшной. Это именно то, что отличает знатоков Access от новообращенных.
После того как первая задача выполнена, вы можете переходить ко второй задаче — к активному использованию базы данных в повседневной жизни. Несмотря на то, что первая задача труднее, вы затратите больше времени (в конечном счете) на вторую задачу. Например, вы можете провести пару часов над созданием базы данных ваших любимых кулинарных рецептов, вводить же новую информацию и искать рецепты вы будете годами (скажем, каждый раз, когда вам нужно приготовить обед).
Access или Excel?
Программа Access — это не единственная составляющая пакета Office, способная обрабатывать списки и таблицы данных. В программу Microsoft Excel также включены функции для создания списков и управления ими. Так в чем же разница?
Несмотря на то, что программа Excel отлично работает с малыми порциями простых данных, она не в состоянии обрабатывать информацию того объема и сложности, которая подвластна Access. Excel плохо справляется с обработкой множественных списков со связанными данными (например, если вам нужно отслеживать список ваших деловых клиентов и список сделанных ими заказов). Программа Excel вынуждает полностью разделить эти списки, что затрудняет анализ ваших данных и создает возможность появления противоречивых результатов. Access позволяет установить четкие связи между таблицами и, тем самым, устранить подобные проблемы.
Программа Access также предоставляет полный набор функций, не имеющих аналогов в мире электронных таблиц, таких как возможность создания настраиваемых процедур поиска, проектирование форм для ввода данных с тонкой настройкой и вывод на печатающее устройство ярко оформленных отчетов.
Конечно, все это не говорит о том, что Access лучше Excel. В действительности вам захочется использовать обе эти программы. Excel придает блеск бесконечным рядам чисел, создавая диаграммы, генерируя статистические характеристики или прогнозируемые тренды. Во многих организациях программу Access применяют для хранения информации и управления ею, а затем экспортируют часть этой информации в электронную таблицу Excel для того, чтобы проанализировать ее. Вы узнаете, как это делается, в главе 19.
Access или SQL Server?
Корпорация Microsoft предлагает еще одну программу управления базами данных промышленного уровня — SQL Server, поддерживающую все, начиная от собственной поисковой машины корпорации Microsoft и кончая фондовой биржей NASDAQ. Ясно, что SQL Server — это промышленный магнат, и поклонники Access удивятся, как можно сравнивать с ним их любимую программу управления базой данных.
Одно из главных различий между Access и системами управления базами данных, подобными SQL Server, заключается в том, что Access — это программа, управляющая базой данных на стороне клиента. Если без технических терминов, это означает, что Access выполняется непосредственно на вашем персональном компьютере. Процессоры баз данных, такие как SQL Server, — это системы, использующие сервер. Они хранят данные на высокопроизводительном компьютере-сервере, к которому вы обращаетесь с обычного ПК. (Это взаимодействие происходит с помощью локальной сети.)
Базы данных на основе сервера (server-based databases) гораздо труднее создавать и сопровождать, но они обеспечивают более высокую производительность и нерушимы как скала, даже если одновременно их используют тысячи людей. Но высококлассные базы данных SQL Server нужны только крупным организациям. Amazon.com не продержался бы и пяти минут, если бы положился на базу данных Access. Тем не менее Access вполне подходит для большинства предприятий малого и среднего бизнеса. Программа идеальна для личного применения. (Если вы все еще сомневаетесь, подойдет ли вам Access, посмотрите далее примечание "Для тех, кто понимает. Когда программы Access недостаточно ".)
Другое важное различие между программой Access и серверными системами управления базами данных состоит в том, что Access предлагает единое решение для хранения и обработки данных. Серверные процессоры баз данных, такие как SQL Server, нацелены исключительно на хранение данных (и пересылку этих данных на другие компьютеры, когда они их запрашивают). За столь узконаправлеиный подход приходится платить. Обычный пользователь не может напрямую редактировать базу данных, сохраняемую SQL Server. Вместо этого вы вынуждены использовать еще одну программу, способную общаться с SQL Server и запрашивать нужную информацию. В большинстве случаев такая программа должна быть написана профессиональным программистом. Другими словами, если вы применяете SQL Server, вы должны написать целое приложение, прежде чем сможете эффективно использовать вашу базу данных.