- •Часть I. Хранение данных в таблицах 34
- •Глава 1. Создание вашей первой базы данных 35
- •Глава 2. Создание более сложных таблиц 66
- •Глава 3. Обработка листа данных: сортировка, поиск,
- •Глава 4. Блокировка неправильных данных 136
- •Глава 5. Связывание таблиц с помощью отношений 168
- •Часть II. Обработка данных с помощью запросов 206
- •Глава 6. Запросы, выбирающие записи 207
- •Глава 7. Основные хитрости, применяемые в запросах 241
- •Глава 8. Запросы, обновляющие записи ..272
- •Глава 9. Анализ данных с помощью перекрестных запросов и
- •Часть III. Отчеты 323
- •Глава 10. Создание отчетов 324
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов 356
- •Часть IV. Разработка пользовательского интерфейса
- •Глава 12. Создание простых форм 392
- •Глава 13. Проектирование сложных форм 426
- •Глава 14. Создание системы переходов 465
- •Часть V. Программирование в access 496
- •Глава 15. Автоматизация задач с помощью макросов 497
- •Глава 16. Автоматизация выполнения задач средствами языка
- •Глава 17. Написание кода с более развитой логикой 571
- •Часть VI. Совместное использование access 615
- •Глава 18. Совместное использование бд несколькими пользователями 616
- •Глава 19. Импорт и экспорт данных 650
- •Глава 20. Подключение Access к sql Server 692
- •Глава 21. Подключение Access к SharePoint 724
- •На профессиональном уровне. Преимущества хорошо спроектированной базы данных
- •Для тех, кто понимает. Когда программы Access недостаточно
- •Уголок ностальгии. Зачем опять изобретать колесо?
- •Уголок ностальгии. Сочетания клавиш в Access 2003
- •Часть I
- •Часто задаваемый вопрос. Использование чужой бд
- •На профессиональном уровне. Шаблоны, подходящие для разных целей
- •На профессиональном уровне. Работа Access в интерактивном режиме
- •Для тех, кто понимает. Использование Access бд, созданных в более ранних версиях программы
- •На профессиональном уровне. Проектирование бд для начинающих
- •На профессиональном уровне. Вставка больших значений в узкие столбцы
- •Для тех. Кто понимает. Если сомневаетесь, не удаляйте
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Копирование записи целиком за один шаг
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сжатие бд
- •Часто задаваемый вопрос. У какого файла расширение laccdb?
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение папки, которую Access использует для хранения бд
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сворачивание ленты
- •Экономящая время подсказка. Создание ярлыка для таблицы
- •Глава 2
- •Для тех, кто понимает. Изменение типа данных может привести к потере информации
- •На профессиональном уровне. Нормативы максимальной длины
- •На профессиональном уровне. Как Access предотвращает дублирование записей
- •На профессиональном уровне. Почему так важна уникальность
- •Глава 3
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных
- •На профессиональном уровне. Числа и специальные символы в текстовых полях
- •Практические занятия для опытных пользователей. Фильтры в противоположность запросам
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Поиск и замена
- •Глава 4
- •Для тех, кто понимает. Не требуйте слишком многого
- •На профессиональном уровне. Как работают индексы
- •Часто задаваемый вопрос. Индексы и производительность
- •Практические занятия для опытных пользователей. Вставка вашей маски в список масок программы
- •На профессиональном уровне. Создание списка подстановки, использующего другую таблицу
- •Глава 5
- •Часто задаваемый вопрос. Отключение обеспечения целостности данных
- •Для тех, кто понимает. Пользуйтесь каскадным удалением с осторожностью
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение параметров подтаблицы
- •Часто задаваемый вопрос. Обновление списка
- •Для тех, кто понимает. Применяйте связи "один-к-одному" с осторожностью
- •Часто задаваемый вопрос. Работа со связями "многие-ко-многим"
- •Часто задаваемый вопрос. Печать ваших отношений
- •Часть II
- •Для тех, кто понимает. Не бойтесь подстановок
- •На профессиональном уровне. Синтаксис фильтра
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как индексы ускоряют поиск
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Запросы на базе запросов
- •Для тех, кто понимает. Подумайте дважды, прежде чем изменять структуру таблиц
- •На профессиональном уровне. Сравнение: отношения и объединения
- •На профессиональном уровне. Изменение данных при использовании запроса с объединением
- •Глава 7
- •На профессиональном уровне. Синхронизация запросов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Переименование поля в запросе
- •Часто задаваемый вопрос Банковское округление
- •Практические занятия для опытных пользователей. Улучшенные числовые форматы
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Использование случайных чисел для сортировки в случайном порядке
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как извлечь первое слово из текстовой строки
- •Для тех, кто понимает. Вычисления для дат и времени
- •Глава 8
- •Аварийная ситуация. Когда Access блокирует ваше обновление
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Скрытие запроса
- •Глава 9
- •Часто задаваемый вопрос. Итоговый проигрыш; итоговый запрос против перекрестного
- •Для тех, кто понимает. Создание запроса с объединением для лучшей группировки
- •На профессиональном уровне. Правильный выбор групп
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Помещение сводных таблиц в их собственные формы
- •Часть III
- •Глава 10. Создание отчетов
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов
- •Глава 10
- •На профессиональном уровне. Выполнение тяжелой работы с помощью запроса
- •Часто задаваемый вопрос. Добавление изображений в отчеты.
- •На профессиональном уровне. Учитесь любить pdf-файлы
- •Часто задаваемый вопрос. Разные способы экспорта данных
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Формат по образцу.
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разные линии сетки
- •Глава 11
- •Часто задаваемый вопрос. Ошибки выражений
- •Часть IV
- •На профессиональном уровне. Поля типа Счетчик в формах
- •На профессиональном уровне. Разные люди — разные формы
- •Малоизвестная или, недооцененная возможность. Вывод на экран изображений из бд
- •На профессиональном уровне. Семейство форм Access
- •Глава 13
- •На профессиональном уровне. Присоединенные элементы управления
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Повторное применение ваших любимых настроек стиля границ
- •Часто задаваемые вопросы. Осовременивание элементов управления Windows
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как освободиться от привязки к сетке
- •На профессиональном уровне. Насколько велик ваш экран?
- •Глава 14
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Варианты сортировки и просмотра в области переходов
- •На профессиональном уровне. Кнопочные формы с несколькими страницами
- •За кадром. Меню кнопочных форм сохраняются в бд
- •Часть V
- •На профессиональном уровне. Макросы по сравнению с программным кодом
- •Практические занятия для опытных пользователей. Обработка ошибок макроса
- •На профессиональном уровне. Макрокоманды, которым Access не доверяет
- •На профессиональном уровне. ОтправитьОбъект работает с вашей программой элекронной почты
- •Часто задаваемый вопрос. Внедренный макрос
- •Глава 16
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Справка по Visual Basic
- •Для тех кто понимает. Как код связывается с событиями
- •Малоизвестная или недооцененная возможность Разбиение длинных строк кода
- •На профессиональном уровне. Взаимодействие с другими формами
- •Практические занятия для опытных пользователей. Получение нужного цвета
- •Часто задаваемый вопрос. Ленточные формы и неприсоединенные элементы управления
- •Практические занятия для опытных пользователей. Связывание записей с рисунками
- •Глава 17
- •Практические занятия для опятных пользователей. Применение более сложных переменных
- •Практические занятия для опытных пользователей. Применение пользовательских функций в запросах
- •На профессиональном уровне. Алгоритм Луна (Luhn Algorithm)
- •Часто задаваемый вопрос. Запуск других Windows-программ
- •На профессиональном уровне. Станьте знатоком статистических функции по подмножеству
- •Уголок ностальгии. Dао против аdо
- •Часть VI
- •Для тех, кто понимает. Поиск места в сети для вашей бд
- •На профессиональном уровне Указание местонахождения в сети
- •Часто задаваемый вопрос. Как поведут себя старые версии Aсcess?
- •Аварийная ситуация. Мистическая ошибка “Файл уже используется”
- •Часто задаваемый вопрос. Когда не следует пользоваться форматом accde
- •Уголок ностальгии. Отмирание страниц доступа к данным
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разделение таблиц для более безопасных корректировок
- •Уголок ностальгии. Защита с помощью рабочих групп упразднена
- •Глава 19
- •На профессиональном уровне. Sql Server и SharePoint: два частных случая
- •Сберегающая время подсказка. Копирование из одной бд в другую
- •На профессиональном уровне. Опасность дубликатов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Экспорт отчетов
- •На профессиональном уровне. Более внимательный взгляд на теги
- •Глава 20
- •На профессиональном уровне. Важнейшие причины перехода на sql Server
- •Часто задаваемые вопрос. Можно ли доверять корпорации Microsoft?
- •На профессиональном уровне. Проекты Access по сравнению со связанными таблицами
- •0 Запросах
- •Для тех, кто понимает. Синтаксические различия
- •Глава 21
- •Часто задаваемый вопрос. Путаница, связанная с SharePoint
- •На профессиональном уровне. Установка SharePoint
- •На профессиональном уровне. Пять интересных инструментов программы SharePoint, которые стоит опробовать
- •Малоизвестная или недооцененная возможность.
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Представление таблицы данных Access
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Параметры списков SharePoint
Малоизвестная или недооцененная возможность. Поиск и замена
Это средство поиска, которое действует как мощное средство (но иногда опасное) корректировки записей.
При первоначальном выводе на экран диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace) отображает вкладку Поиск (Find). Но вы можете щелкнуть кнопкой мыши вкладку Замена (Replace), чтобы иметь возможность найти конкретные значения и заменить их другим текстом. У операции замены те же параметры, что и у операции поиска за исключением дополнительного поля Заменить на (Replace With), предназначенного для ввода замещающего текста.
Самый безопасный способ замены — щелкнуть мышью кнопку Найти далее (Find Next) и перейти к следующему найденному совпадению, В этот момент вы можете посмотреть найденное совпадение и убедиться в том, что вы действительно хотите откорректировать его, а затем щелкнуть мышью кнопку Заменить (Replace) для корректировки найденного совпадения и перехода к следующему. Повторите эту операцию и внимательно проверьте всю таблицу.
Если вы похожи на неистового экстремала, обожающего затяжные прыжки с парашютом, и предпочитаете ходить по лезвию бритвы, можете использовать кнопку Заменить все (Replace All) для одномоментной замены всех найденных в таблице совпадений. Хотя эта процедура и до смешного быстра, но слегка рискованна. Операцию замены нельзя отменить (и команда Отмена (Undo) здесь не поможет, т. к. она отменяет только замену в одной записи), поэтому, если вы перестарались с заменой, легко отказаться от нее вам не удастся. Если вас все еще привлекает легкость операции Заменить все, создайте резервную копию вашей БД (см. разд. "Создание резервных копий" главы 1), прежде чем идти дальше.
Усовершенствованное редактирование
В главе 1 вы познакомились с основными приемами редактирования, включая вставку, удаление и корректировку записей. Но у программы Access есть несколько более замечательных инструментов, которых вы еще не видели. В следующих разделах вы, как следует, освоите два замечательных и удобных средства программы Access — блок проверки орфографии и блок автозамены — и научитесь вставлять специальные символы в ваши поля.
Проверка орфографии
Проверка орфографии в программе Access почти точно такая же, как в других программах пакета Office, например, в Word, — в ней применяется тот же словарь, вылавливаются те же типы ошибок, и предоставляется возможность игнорировать нераспознанные элементы или добавлять их в словарь.
Разница заключается в том, что когда вы проверяете орфографию в Access, программа просматривает только текстовые поля и поля MEMO. Числа, даты и все остальное пропускаются. Конечно, в ваших таблицах наверняка есть текст, который вы не хотите проверять, например, имена, географические названия или названия товаров. У вас есть две возможности: можно проверить орфографию в одном поле, игнорируя все остальные, или начать проверку
орфографии всего листа данных, но при этом пропускать определенные поля по ходу проверки.
Вот как это делается.
1. Перейдите в поле, с которого вы хотите начать проверку орфографии.
Если вы хотите провести проверку всего листа данных, от начала до конца, перейдите в первое поле первой записи.
Если вы хотите проверить фрагмент листа данных, перейдите в то место, с которого хотите начать проверку орфографии. Помните о том, что когда программа Access дойдет до конца листа данных, она снова вернется в начало листа и продолжит проверку до тех пор, пока не просмотрит каждое поле во всех записях. (Конечно, есть возможность в любой момент отменить проверку орфографии.)
Если вы хотите проверить только одно поле, выберите его перед началом проверки, щелкнув кнопкой мыши заголовок столбца.
2. Выберите на ленте Главная → Записи → Орфография (Home → Records → Spelling) или просто нажмите клавишу <F7>.
Кнопка Орфография (Check Spelling) выглядит как маленький значок (галочка) с буквами ABC над ним.
Если вы проверяете в пределах листа данных, программаAccess просматривает текущую запись и переходит от поля к полю слева направо. Когда запись проверена, программа переходит к следующей записи и повторяет процесс. Если вы выбрали один столбец, Access просматривает значения только в этом поле сверху вниз.
После завершения проверки орфографии диалоговое окно сообщает о том, что все ваши данные проверены. Если ваша таблица прошла успешно проверку орфографии, это диалоговое окно — единственное получаемое вами известие о выполненной операции. С другой стороны, если программа Access обнаруживает возможные орфографические ошибки в процессе проверки, она выводит на экран окно Орфография (Spelling) (рис. 3.15), отображающее слово, ставшее камнем преткновения, и список вариантов замены.
Рис. 3.15. Когда программа Access обнаруживает слово, как ей кажется написанное с ошибкой, то выделяет его цветом. В отличие от программы Word, Access не разрешает редактировать файл БД, пока активно окно Орфография. Вы можете либо щелкнуть кнопкой мыши один из вариантов замены в окне Орфография — например, щелкнуть мышью кнопку Заменить для замены слова с ошибкой на первый предлагаемый для замены вариант — либо отменить проверку орфографии
Окно Орфография содержит много вариантов корректировки. Если блок проверки орфографии жалуется на слово, в котором действительно допущена ошибка, у вас есть три возможных варианта.
■ Исправить его немедленно. Щелкните кнопкой мыши одно из слов в списке возможных вариантов и затем щелкните мышью кнопку Заменить (Change) для замены слова с ошибкой правильно написанным словом. Вы также можете дважды щелкнуть кнопкой мыши выбранный вариант, эффект будет такой же.
Исправить его везде. Щелкните кнопкой мыши одно из слов в списке возможных вариантов и затем щелкните мышью кнопку Заменить все (Change All) для замены слова с ошибкой правильно написанным словом. Если программа Access во время проверки орфографии найдет ту же ошибку где-нибудь еще на вашем листе данных, она автоматически повторит замену, не предупреждая вас о возникшей проблеме.
■ Исправлять его всегда. Щелкните кнопкой мыши одно из слов в списке возможных вариантов и затем щелкните мышью кнопку Автозамена (AutoCorrect). Access вносит изменение в это поле и во все другие вхождения слова с такой же ошибкой. Кроме того, программа добавит сведения о замене в список автозамены (описанный в разд. "Автозамена" далее в этой главе). Если вы введете это нераспознанное слово в другую запись (или даже в другую таблицу), Access автоматически откорректирует ваш ввод. Этот вариант очень полезен, если обнаружилась ошибка, которую вы часто допускаете.
С другой стороны, если блок проверки орфографии жалуется на слово, которое вы не хотите заменять, у вас есть дополнительные возможности для выбора следующих вариантов.
Кнопка Пропустить (Ignore) пропускает данное слово, и проверка орфографии продолжается. Если программа Access найдет то же слово где-то еще в вашей электронной таблице, она снова предложит вам исправить его.
Кнопка Пропустить все (Ignore All) пропускает данное слово, и проверка орфографии продолжается. Если Access найдет это таинственное слово где-то еще в вашей таблице, оно будет пропущено. Кнопку Пропустить все можно использовать для того, чтобы заставить программу игнорировать слова, которые вы не хотите исправлять, например, имя и фамилию человека.
Кнопка Пропустить поле (Ignore Field) игнорирует любые ошибки в заданном поле до конца процесса проверки орфографии. Этот путь удобен для исключения из проверки полей, содержащих множество имен, географических названий или названий для того, чтобы не терять время на повторяющиеся просмотры искусственных вариантов замены, предлагаемых блоком проверки орфографии.
Кнопка Добавить (Add) добавляет слово в вспомогательный орфографический словарь. Этот шаг важно совершить, если вы планируете продолжать использовать слово на этом листе данных и на многих других. (Название компании — это важный вклад во вспомогательный орфографический словарь.) Программа Access не только пропустит любые вхождения этого слова, но и при обнаружении в поле похожего, но слегка отличающегося слова включит слово из вспомогательного словаря в свой список вариантов для замены, позволяя вам быстро устранить мелкие опечатки.
Кнопка Отмена (Cancel) полностью прекращает процесс проверки орфографии. После этого вы можете откорректировать поле и продолжить проверку позже.
Примечание
Все приложения пакета Office, установленные на вашем компьютере, совместно используют один и тот же вспомогательный орфографический словарь. Если вы добавите слово в программе Access, а затем выполните проверку орфографии в программе Word, это слово успешно пройдет проверку. Это удобство, экономящее время до тех пор, пока вам не изменяет чувство меры и вы добавляете слова, которые действительно имеют отношение к делу.
Параметры проверки орфографии
Вы можете управлять процессом проверки орфографии с помощью нескольких понятных параметров. Для задания этих параметров (или их просмотра) выберите кнопку Office, a затем кнопку Параметры Access (Access Options) для вывода на экран одноименного диалогового окна. Далее выберите строку Правописание (Proofing) в списке слева (рис. 3.16). Эту же страницу параметров можно найти, если щелкнуть мышью кнопку Параметры (Options) в окне Орфография (Spelling) во время проверки орфографии.
Рис. 3.16. Параметры проверки орфографии позволяют задать язык и несколько других установок. Все они зависят от выбранного для проверки языка; в последнем раскрывающемся списке окна показан язык, используемый в настоящий момент
Далее приведены самые распространенные параметры проверки орфографии. Пропускать слова из прописных букв (Ignore words in UPPERCASE). Если этот флажок установлен, программа Access не проверяет слова, состоящие из прописных букв (что полезно, если ваш текст содержит много акронимов).
Пропускать слова с цифрами (Ignore words that contain numbers). Если установить этот флажок, Access не проверяет слова, содержащие цифровые символы, например, Sales43 или Н31Ю. Если вы не установили этот флажок, программа проверяет эти данные и помечает их как содержащие ошибки до тех пор, пока вы не добавите их по вспомогательный словарь.
Пропускать адреса Интернета и имена файлов(Ignore Internet and file addresses). Если установлен этот флажок, программа Access игнорирует слова, кажущиеся именами файлов (например, c:\Documents and Settings) или адресами Web-сайтов (например, http://FreeSweatSocks.com).
Рис. 3.17. Вверху: с помощью диалогового окна Вспомогательные словари вы можете удалить текущий вспомогательный орфографический словарь, добавить новые или отредактировать список слов вручную. Внизу: если щелкнуть мышью кнопку Изменить список слов, на экран выводятся все слова из файла custom.dic. Вы можете вставить новые слова или удалить те, которые больше не используются
Помечать повторяющиеся слова (Flag repeated words). Этот параметр находит ошибки, если вы случайно повторили одно и то же слово дважды, например "это это".
Прописные с надстрочными знаками (Enforce accented uppercase in French). Заставляет применять во французских словах диакритические знаки, которые они должны иметь, даже в случае прописных букв (у которых они выглядят странно). Англоговорящим (как и русскоговорящим) людям не стоит беспокоиться о задании этого параметра.
Предлагать только из основного словаря (Suggest from main dictionary only). Когда установлен этот флажок, блок проверки орфографии не использует слова из вспомогательного словаря как варианты для замены, если находит незнакомое слово. Но он принимает слова, совпадающие со словами, включенными во вспомогательный словарь.
Вы также можете задать файл, который программа Access применяет для хранения слов вспомогательного словаря — незнакомых программе слов, которые вы добавляете в словарь во время проверки орфографии, Для этого щелкните мышью кнопку Вспомогательные словари (Custom Dictionaries), которая выводит на экран одноименное диалоговое окно (рис. 3.17).
Примечание
Вспомогательные словари хранятся на вашем жестком диске в разделе, отведенном для каждой учетной записи. Например, если вы зарегистрировались в системе под именем пользователя Dan_Quayle (Дэн_Кейл), то, вероятно, найдете вспомогательный словарь в папке C:\Documents and Settings\Dan_Quayle\Application Data\Microsoft\UProof. Один из побочных эффектов этой системы состоит в том, что вспомогательные словари не могут использовать два человека, зарегистрировавшиеся с разными именами на одном компьютере (пока вы не добавите вручную словарь другого пользователя в диалоговое окно Вспомогательные словари).
Автозамена
Когда вы вводите текст в поле, операция автозамены (AutoCorrect) подчищает за вами, исправляя строчные буквы на прописные и обычные орфографические ошибки. Автозамена — настолько умное средство, что вы даже можете не знать о ее неусыпном контроле каждого вашего движения. Для того чтобы оценить это волшебство, проанализируйте поведение, похожее на следующее.
Если вы набираете ПРивет, автозамена изменяет набор на Привет.
Если вы набираете friday (пятница), автозамена изменяет слово на Friday.
Если предложение начинается со строчной буквы, автозамена заменяет ее прописной.
Если вы перепутали местами буквы в обычном слове (например, набрали этто вместо этот или слово teh вместо артикля the), автозамена заменит набранное слово корректным вариантом.
Если вы случайно нажали клавишу <Caps Lock> и затем набрали дЖОН сМИТ, хотя на самом деле хотели набрать Джон Смит, программа Access не только исправит ошибку, но и отключит режим Caps Lock.
По большей части автозамена безвредна, а иногда и полезна, т. к. избавляет вас от мелких опечаток в большом отчете. Но если вам нужно ввести слова с необычным сочетанием строчных и прописных букв или у вас возникло заурядное желание восстать против стандартов английского языка, некоторые или все действия автозамены можно отключить.
Для установки параметров автозамены выберите кнопку Office, а затем кнопку Параметры Access (Access Options) для вывода на экран одноименного диалогового окна. Далее
выберите строкуПравописание (Proofing) в списке слева. На странице с параметрами в правой части окна щелкните мышью кнопку Параметры автозамены (AutoCorrect Options).
Большинство установочных параметров содержит пояснительную информацию, и их можно отключить, сбросив флажки. На рис. 3.18 поясняется использование параметра Заменять при вводе (Replace text as you type), который предназначен не только для исправления ошибок.
Рис. 3.18. Под флажком Заменять при вводе располагается длинный список символов и обычно набираемых с опечатками слов (левый столбец), которые программа Access автоматически заменяет другим текстом (представленным в правом столбце). Что если вы хотите, чтобы символ авторского права был представлен как буква в скобках? Можно удалять отдельные корректировки (выбрать нужную и щелкнуть мышью кнопку Удалить) или откорректировать замещающий текст. Вы также можете добавить собственные правила. Возможно, вы хотите заставить программу Access при наборе символов "PEDS" вставлять текст "Patented Electronic Seltzer Delivery System" (Запатентованная электронная система подачи газированной воды). Просто наберите текст в полях заменять и на, как показано на рисунке, и щелкните мышью кнопку Добавить
Совет
Параметры более тонкой настройки можно использовать, нажав кнопку Исключения (Exceptions) для задания случаев отказа программы Access от применения автозамены. При щелчке мышью этой кнопки на экран выводится диалоговое окно Исключения при автозамене (AutoCorrect Exceptions) со списком исключений. В этот список включены аббревиатуры, содержащие точку, но не требующие применения прописных букв (например, стр.), и слова, в которых разрешается смешивать строчные и прописные буквы (например, WordPerfect).
Специальные символы
Текст порой состоит не только из букв, цифр и знаков пунктуации. Существуют специальные символы, которые нельзя просто набрать на вашей клавиатуре. Примером может служить
знак авторского права (©), который вы вставляете, набрав текст (С) и предоставив возможность автозамене выполнить свою работу. Другие символы, такие как греческая буква тэта (Ө), не так легко доступны. Для использования такого символа вам понадобится утилита Таблица символов (Character Map).
Таблица символов, часто игнорируемое средство, позволяет увидеть все символы, входящие в шрифт. Это большое подспорье для выискивания необычной буквы "е" с надстрочным знаком и других неанглийских символов.
Примечание
Другие приложения пакета Office, такие как Word и Excel, предлагают гораздо больше специальных символов для использования. Они поддерживают все разновидности шрифтов, включая стильный шрифт Wingdings, поставляемый с ОС Windows и содержащий пиктограммы. У программы Access более строгий стиль работы. Программа принимает только обычные стандартные символы, поддерживаемые в любом шрифте. БД хранят неформатированные данные и, следовательно, текстовые поля не содержат подробностей, касающихся шрифта и форматирования. Исключение составляет редко применяемый в полях Memo текст RTF (см. разд. "Форматированный текст" главы 2).
Далее объясняется, как применять утилиту Таблица символов для вставки специальных символов.
1. Щелкните мышью кнопку меню Пуск (Start) и выберите команду Выполнить (Run).
Утилита Таблица символов — это составная часть ОС Windows, а не программы Access. В результате запускать ее нужно вне Access.
В диалоговом окне Выполнить введите charmap и щелкните мышью кнопку ОК. На экране появится окно Таблица символов (рис. 3.19).
В списке Шрифт (Font) выберите шрифт Calibri.
Нет необходимости использовать экзотический шрифт, поскольку программа Access не поддерживает его. Но, даже применяя любой обычный шрифт, включая Arial, Times и Tahoma. можно найти поддерживаемые специальные символы. Calibri — это стандартный шрифт, который программа Access использует для отображения информации на листе данных, если вы не изменяли настройку (как описано в примечании "Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных" в разд. "Форматирование листа данных "ранее в этой главе).
Прокручивайте набор символов до тех пор, пока не найдете тот, который нужен вам. Если вам требуется буква из другого языка, ищите настойчивее — вы почти наверняка найдете ее. Если вам хочется чего-то более экзотического и вы не можете найти это, вероятно, удача от вас отвернулась. И вам придется использовать обычный текст.
Дважды щелкните кнопкой мыши найденный символ.
Он появится в поле Для копирования (Characters to copy) в нижней части окна Таблица символов. Вы можете повторять шаги 4 и 5 столько раз, сколько нужно для копирования разных символов в строку.
6. Щелкните мышью кнопку Копировать (Сору).
ОС Windows копирует символы из поля Для копирования в буфер обмена.
7. Перейдите снова в окно программы Access.
Если вы находитесь не в том поле, в которое хотите вставить копируемый текст, перейдите в нужное поле сейчас. Если вы хотите поместить символ между двумя уже имеющимися, убедитесь в том, что курсор стоит в нужном месте поля.
Нажмите сочетание клавиш <Ctrl>+<V> для вставки символа.
Рис. 3.19. В данном примере с помощью Таблицы символов копируется символ авторского права
Печать листа данных
Если вы хотите просмотреть ваши данные за обеденным столом (и вас не беспокоят возможные конфликты с теми, кто не относится к числу любителей программы Access), нет ничего лучше твердой копии ваших данных. Вы можете организовать быстрый вывод на принтер, выбрав Office → Печать (Office → Print) в тот момент, когда лист данных виден на экране. Но результаты, вероятно, разочаруют вас, особенно если у вас большой стол.
Основная проблема состоит в том, что программа Access не беспокоится о таблицах, слишком широких для размещения на одной печатной странице. Программа разбивает распечатку на отдельные страницы. Если у вас большой стол, и вы распечатали таблицу, используя стандартные установочные параметры, то вполне можете получить в результате распечатку из четырех страниц в ширину и стольких же страниц в длину. Для того чтобы добиться лучших результатов при выводе на печать, крайне важно выполнить предварительный просмотр таблицы перед печатью, как описано в следующем разделе.
Предварительный просмотр страницы
Средство предварительного просмотра в программе Access дает возможность отрегулировать поля, ориентацию страницы и т. д. прежде, чем вы отправите вашу таблицу на принтер. Благодаря этому средству, вы можете гарантировать большую пригодность вашей финальной распечатки. Для предварительного просмотра таблицы откройте ее (или выберите в области переходов) и затем выберите последовательность: кнопка Office → Печать → Предварительный просмотр (Office → Print → Print Preview).
Предварительный просмотр воспроизводит внешний вид ваших данных при выводе ихна бумагу, В отличие от листа данных в предварительном просмотре печатной версии таблица разбивается на страницы (рис. 3.20). Вы видите, что именно помещается на каждой странице и сколько страниц требуется для распечатки вашей таблицы (и какое содержимое отображается на каждой странице).
Рис. 3.20. Эта таблица слишком широка для вывода на одну бумажную страницу, поэтому некоторые столбцы перенесены на вторую страницу
Если вы довольны тем, что видите, можете выводить вашу распечатку, выбрав на ленте Предварительный просмотр → Печать → Печать (Print Preview → Print → Print). Эта последовательность открывает диалоговое окно, подобное окну Печать ОС Windows, в котором можно выбрать принтер и завершить дело.
Завершив просмотр в окне предварительного просмотра, выберите на ленте Предварительный просмотр → Закрыть → Закрыть окно предварительного просмотра (Print Preview → Close Preview → Close Print Preview) или щелкните мышью одну из кнопок режима в правом нижнем углу окна программы Access для перехода в Режим таблицы или Конструктор.
Перемещение в окне предварительного просмотра
Вы не можете ничего менять в окне предварительного просмотра. Но у вас есть возможность просмотреть страницы вашей виртуальной распечатки и увидеть, устраивает ли она вас.
Далее описаны способы перемещения в окне предварительного просмотра.
Используйте кнопки прокрутки для перехода от страницы к странице. Эти кнопки выглядят так же, как элементы управления переходами между записями на листе данных, но они служат для перемещения между страницами, а не записями.
Для перехода от страницы к странице можно использовать полосу прокрутки или клавиши <Page Up> и <Page Down>.
Для того чтобы поближе рассмотреть страницу, щелкните кнопкой мыши в любом месте страницы предварительного просмотра (вы заметите, что указатель мыши превратился и лупу). Этот щелчок мышью увеличивает масштаб отображения листа до 100%, поэтому яснее виден текст и другие детали. Для того чтобы вернуться снова к отображению полной страницы, еще раз щелкните кнопкой мыши страницу.
Для большего точного масштабирования используйте скользящий ползунок (zoom slider), расположенный в строке состояния в правом нижнем углу. Сместите его влево для уменьшения масштаба (и увидите больший фрагмент на экране) или вправо для увеличения масштаба (и сосредоточьтесь на меньшей порции вашей страницы),
Для одновременного отображения двух страниц выберите на лепте Предварительный просмотр → Масштаб → Две страницы (Print Preview → Zoom → Two Pages). Для вывода большего числа страниц выберите Предварительный просмотр → Масштаб → Другие страницы (Print Preview → Zoom → More Pages) и укажите в списке число страниц,
которое вы хотите видеть одновременно.
Изменение макета страницы
Программа Access предоставляет небольшой набор параметров страницы, которые можно регулировать в окне предварительного просмотра с помощью группы Разметка страницы (Page Layout) на вкладке ленты Предварительный просмотр. Далее перечислены эти параметры.
Размер (Size). Позволяет использовать страницы разного размера. Если вам надоели таблицы, которые не помещаются на страницу, может быть, стоит инвестировать в бумаги большего размера (например, стандартные листы размером 216x355 мм).
Книжная и Альбомная (Portrait, Landscape). Позволяют выбрать ориентацию страницы. Программа Access, как и другие программы пакета Office, полагает, что вы хотите распечатать текст, применяя стандартную книжную ориентацию. При книжной ориентации страницы располагаются вертикально, так что длинная сторона становится боковой, а короткая — верхней. Она прекрасно подходит для резюме и заметок, но совершенно не годится для широкой таблицы, поскольку, по крайней мере, несколько столбцов будут
бездумно обрезаны и перенесены на другие страницы. Альбомная ориентация в этой ситуации гораздо больше подходит, поскольку она поворачивает страницу на 90°, сокращая количество строк на странице, но размещая больше столбцов на ней.
■ Поля (Margins). Позволяет выбрать величину свободного пространства между таблицей и краями страницы. Поле представляет собой раскрывающуюся кнопку, и когда вы щелкаете ее мышью, то видите меню с несколькими стандартными вариантами размера полей (Обычное (Normal), Узкое (Narrow) и Широкое (Wide)). Если ни один из них не удовлетворяет вашим требованиям, щелкните мышью кнопку Параметры страницы (Page Setup), выводящую на экран одноименное диалоговое окно, в котором можно задать точные значения полей со всех сторон страницы.
Тонкая настройка распечатки
Исходя из ограниченного числа параметров настройки макета страницы, вы можете решить, что мало, что можно сделать для настройки распечатки. На самом деле у вас больше возможностей, чем вы думаете. Многие параметры форматирования, о которых вы узнали в данной главе, влияют и на вашу распечатку. Применяя правильное форматирование, можно создать более удачную печатную копию.
Далее приведены советы, касающиеся печати и объясняющие, как разные параметры форматирования влияют на ваши распечатки.
Шрифт. При выводе таблиц на печать используются гарнитура и размер шрифта, применяемые в вашей таблице. Уменьшите размер, и вы сможете разместить больше данных на ограниченном пространстве.
Порядок следования столбцов и скрытие некоторых из них. Измените порядок следования столбцов перед выводом на печать, добиваясь нужного отображения страницы. Еще лучше использовать скрытие столбцов (см. разд. "Скрытие столбцов "ранее в этой главе) для того, чтобы спрятать поля, которые не важны.
Ширина столбцов и высота строк. Программа Access использует точные значения ширины и высоты, которые вы задали в таблице. Сожмите некоторые столбцы, чтобы поместилось больше данных, и увеличьте высоту строк, если у вас есть поля с большими текстовыми фрагментами и вы хотите выводить их в нескольких строках.
Закрепленные столбцы. Если таблица слишком широка и не помещается на одной странице, закрепленный столбец будет печататься на всех страницах. Например, если закрепить поле FirstName (имя), вы увидите его на всех напечатанных страницах, поэтому вам не придется совмещать страницы для того, чтобы определить, кто есть кто.
Параметры сортировки. Они помогают легко ориентироваться в информации, размещенной на листе данных, и могут сделать то же самое в ваших распечатках. Задайте их перед выводом на печать.
■ Параметры фильтрации. Это невоспетые герои вывода на печать в программе Access. Примените их для отбора только важных строк. В этом случае на вашей распечатке будет именно то, что нужно.
Единственная проблема, с которой вы столкнетесь при использовании этих параметров, заключается в том, что их нельзя задать в окне предварительного просмотра распечатки. Но это можно сделать на листе данных, перейти в окно предварительного просмотра, чтобы увидеть результат, снова вернуться на лист данных и еще подкорректировать их, а затем еще
раз перейти в окно предварительного просмотра и т. д. Правда, этот процесс очень быстро может утомить.
Совет
Не тратьте много времени на корректировку параметров форматирования для создания совершенной распечатки. Если у вас большая таблица, которую не удается разместить удачно на странице, возможно, вам следует использовать отчеты, которые описаны в части III. Отчеты предоставляют гораздо больше возможностей форматирования, включая разбиение полей на несколько строк, вставку рамок вокруг записей и возможность отведения дополнительного пространства для больших значений за счет мягкого перемещения остальной информации на другие страницы.