- •Часть I. Хранение данных в таблицах 34
- •Глава 1. Создание вашей первой базы данных 35
- •Глава 2. Создание более сложных таблиц 66
- •Глава 3. Обработка листа данных: сортировка, поиск,
- •Глава 4. Блокировка неправильных данных 136
- •Глава 5. Связывание таблиц с помощью отношений 168
- •Часть II. Обработка данных с помощью запросов 206
- •Глава 6. Запросы, выбирающие записи 207
- •Глава 7. Основные хитрости, применяемые в запросах 241
- •Глава 8. Запросы, обновляющие записи ..272
- •Глава 9. Анализ данных с помощью перекрестных запросов и
- •Часть III. Отчеты 323
- •Глава 10. Создание отчетов 324
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов 356
- •Часть IV. Разработка пользовательского интерфейса
- •Глава 12. Создание простых форм 392
- •Глава 13. Проектирование сложных форм 426
- •Глава 14. Создание системы переходов 465
- •Часть V. Программирование в access 496
- •Глава 15. Автоматизация задач с помощью макросов 497
- •Глава 16. Автоматизация выполнения задач средствами языка
- •Глава 17. Написание кода с более развитой логикой 571
- •Часть VI. Совместное использование access 615
- •Глава 18. Совместное использование бд несколькими пользователями 616
- •Глава 19. Импорт и экспорт данных 650
- •Глава 20. Подключение Access к sql Server 692
- •Глава 21. Подключение Access к SharePoint 724
- •На профессиональном уровне. Преимущества хорошо спроектированной базы данных
- •Для тех, кто понимает. Когда программы Access недостаточно
- •Уголок ностальгии. Зачем опять изобретать колесо?
- •Уголок ностальгии. Сочетания клавиш в Access 2003
- •Часть I
- •Часто задаваемый вопрос. Использование чужой бд
- •На профессиональном уровне. Шаблоны, подходящие для разных целей
- •На профессиональном уровне. Работа Access в интерактивном режиме
- •Для тех, кто понимает. Использование Access бд, созданных в более ранних версиях программы
- •На профессиональном уровне. Проектирование бд для начинающих
- •На профессиональном уровне. Вставка больших значений в узкие столбцы
- •Для тех. Кто понимает. Если сомневаетесь, не удаляйте
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Копирование записи целиком за один шаг
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сжатие бд
- •Часто задаваемый вопрос. У какого файла расширение laccdb?
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение папки, которую Access использует для хранения бд
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сворачивание ленты
- •Экономящая время подсказка. Создание ярлыка для таблицы
- •Глава 2
- •Для тех, кто понимает. Изменение типа данных может привести к потере информации
- •На профессиональном уровне. Нормативы максимальной длины
- •На профессиональном уровне. Как Access предотвращает дублирование записей
- •На профессиональном уровне. Почему так важна уникальность
- •Глава 3
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных
- •На профессиональном уровне. Числа и специальные символы в текстовых полях
- •Практические занятия для опытных пользователей. Фильтры в противоположность запросам
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Поиск и замена
- •Глава 4
- •Для тех, кто понимает. Не требуйте слишком многого
- •На профессиональном уровне. Как работают индексы
- •Часто задаваемый вопрос. Индексы и производительность
- •Практические занятия для опытных пользователей. Вставка вашей маски в список масок программы
- •На профессиональном уровне. Создание списка подстановки, использующего другую таблицу
- •Глава 5
- •Часто задаваемый вопрос. Отключение обеспечения целостности данных
- •Для тех, кто понимает. Пользуйтесь каскадным удалением с осторожностью
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение параметров подтаблицы
- •Часто задаваемый вопрос. Обновление списка
- •Для тех, кто понимает. Применяйте связи "один-к-одному" с осторожностью
- •Часто задаваемый вопрос. Работа со связями "многие-ко-многим"
- •Часто задаваемый вопрос. Печать ваших отношений
- •Часть II
- •Для тех, кто понимает. Не бойтесь подстановок
- •На профессиональном уровне. Синтаксис фильтра
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как индексы ускоряют поиск
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Запросы на базе запросов
- •Для тех, кто понимает. Подумайте дважды, прежде чем изменять структуру таблиц
- •На профессиональном уровне. Сравнение: отношения и объединения
- •На профессиональном уровне. Изменение данных при использовании запроса с объединением
- •Глава 7
- •На профессиональном уровне. Синхронизация запросов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Переименование поля в запросе
- •Часто задаваемый вопрос Банковское округление
- •Практические занятия для опытных пользователей. Улучшенные числовые форматы
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Использование случайных чисел для сортировки в случайном порядке
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как извлечь первое слово из текстовой строки
- •Для тех, кто понимает. Вычисления для дат и времени
- •Глава 8
- •Аварийная ситуация. Когда Access блокирует ваше обновление
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Скрытие запроса
- •Глава 9
- •Часто задаваемый вопрос. Итоговый проигрыш; итоговый запрос против перекрестного
- •Для тех, кто понимает. Создание запроса с объединением для лучшей группировки
- •На профессиональном уровне. Правильный выбор групп
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Помещение сводных таблиц в их собственные формы
- •Часть III
- •Глава 10. Создание отчетов
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов
- •Глава 10
- •На профессиональном уровне. Выполнение тяжелой работы с помощью запроса
- •Часто задаваемый вопрос. Добавление изображений в отчеты.
- •На профессиональном уровне. Учитесь любить pdf-файлы
- •Часто задаваемый вопрос. Разные способы экспорта данных
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Формат по образцу.
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разные линии сетки
- •Глава 11
- •Часто задаваемый вопрос. Ошибки выражений
- •Часть IV
- •На профессиональном уровне. Поля типа Счетчик в формах
- •На профессиональном уровне. Разные люди — разные формы
- •Малоизвестная или, недооцененная возможность. Вывод на экран изображений из бд
- •На профессиональном уровне. Семейство форм Access
- •Глава 13
- •На профессиональном уровне. Присоединенные элементы управления
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Повторное применение ваших любимых настроек стиля границ
- •Часто задаваемые вопросы. Осовременивание элементов управления Windows
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как освободиться от привязки к сетке
- •На профессиональном уровне. Насколько велик ваш экран?
- •Глава 14
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Варианты сортировки и просмотра в области переходов
- •На профессиональном уровне. Кнопочные формы с несколькими страницами
- •За кадром. Меню кнопочных форм сохраняются в бд
- •Часть V
- •На профессиональном уровне. Макросы по сравнению с программным кодом
- •Практические занятия для опытных пользователей. Обработка ошибок макроса
- •На профессиональном уровне. Макрокоманды, которым Access не доверяет
- •На профессиональном уровне. ОтправитьОбъект работает с вашей программой элекронной почты
- •Часто задаваемый вопрос. Внедренный макрос
- •Глава 16
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Справка по Visual Basic
- •Для тех кто понимает. Как код связывается с событиями
- •Малоизвестная или недооцененная возможность Разбиение длинных строк кода
- •На профессиональном уровне. Взаимодействие с другими формами
- •Практические занятия для опытных пользователей. Получение нужного цвета
- •Часто задаваемый вопрос. Ленточные формы и неприсоединенные элементы управления
- •Практические занятия для опытных пользователей. Связывание записей с рисунками
- •Глава 17
- •Практические занятия для опятных пользователей. Применение более сложных переменных
- •Практические занятия для опытных пользователей. Применение пользовательских функций в запросах
- •На профессиональном уровне. Алгоритм Луна (Luhn Algorithm)
- •Часто задаваемый вопрос. Запуск других Windows-программ
- •На профессиональном уровне. Станьте знатоком статистических функции по подмножеству
- •Уголок ностальгии. Dао против аdо
- •Часть VI
- •Для тех, кто понимает. Поиск места в сети для вашей бд
- •На профессиональном уровне Указание местонахождения в сети
- •Часто задаваемый вопрос. Как поведут себя старые версии Aсcess?
- •Аварийная ситуация. Мистическая ошибка “Файл уже используется”
- •Часто задаваемый вопрос. Когда не следует пользоваться форматом accde
- •Уголок ностальгии. Отмирание страниц доступа к данным
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разделение таблиц для более безопасных корректировок
- •Уголок ностальгии. Защита с помощью рабочих групп упразднена
- •Глава 19
- •На профессиональном уровне. Sql Server и SharePoint: два частных случая
- •Сберегающая время подсказка. Копирование из одной бд в другую
- •На профессиональном уровне. Опасность дубликатов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Экспорт отчетов
- •На профессиональном уровне. Более внимательный взгляд на теги
- •Глава 20
- •На профессиональном уровне. Важнейшие причины перехода на sql Server
- •Часто задаваемые вопрос. Можно ли доверять корпорации Microsoft?
- •На профессиональном уровне. Проекты Access по сравнению со связанными таблицами
- •0 Запросах
- •Для тех, кто понимает. Синтаксические различия
- •Глава 21
- •Часто задаваемый вопрос. Путаница, связанная с SharePoint
- •На профессиональном уровне. Установка SharePoint
- •На профессиональном уровне. Пять интересных инструментов программы SharePoint, которые стоит опробовать
- •Малоизвестная или недооцененная возможность.
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Представление таблицы данных Access
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Параметры списков SharePoint
Глава 19
Импорт и экспорт данных
БД Access напоминает тщательно построенный форт. Он берет строго организованную и проверенную на наличие ошибок информацию и умело блокирует ее. Очень немногие программы охраняют свои данные такой броней, как программа управления БД. Текстовые процессоры и программы обработки электронных таблиц принимают почти любое содержимое и позволяют на лету формировать структуру документа. БД далеко не так раскованы.
Большую часть времени БД живут в независимом мире. Но время от времени всем приходится одним из указанных далее способов преодолевать разрыв:
вы хотите взять данные из другой программы и импортировать их — в основном заполнить ими вашу БД;
вы хотите взять какую-то информацию из БД Access и экспортировать ее, чтобы можно было работать с этими данными в другой программе.
Для преобразования данных у программы Access есть несколько разных средств. Можно использовать непритязательный буфер, сложные средства импорта и экспорта или неизменно популярный XML-стандарт. В этой главе вы узнаете обо всех имеющихся в вашем распоряжении вариантах, включая один новый и очень искусный метод, позволяющий пользователям послать по электронной почте их обновления для вашей БД. Это уже не та программа Access, с которой работали ваши отцы.
Аргументы в пользу экспорта и импорта
Если вы не слишком задумывались об импорте и экспорте, значит, пока они вам не очень были нужны. Многие БД вполне счастливы, живя тихой уединенной жизнью. Но импорт и экспорт могут пригодиться в некоторых ситуациях. Рано или поздно вы можете оказаться в одной из них.
Что такое экспорт
Экспорт — более легкая составляющая уравнения. Операция экспорта проще операции импорта, поскольку она включает перенос информации из строго организованного расположения (БД) в менее строгое (документ другого типа).
Примечание
Экспорт — метод передачи ваших данных в другое место. Исходная копия всегда остается в Access. Нет никакого резона изменять экспортированную копию. Если нужны изменения, внесите их в БД, а затем выполните операцию экспорта еще раз.
Далее перечислены самые частые причины, заставляющие пользователей экспортировать информацию.
Вы хотите отправить какие-либо данные вашему другу по электронной почте. Копию БД Access вы отправлять не желаете, потому что у друга нет копии программы Access или вы хотите показать ему только часть данных, а не все.
Вы создаете презентацию в программе PowerPoint. Самый легкий способ ослепить и убедить ваших пользователей — продемонстрировать им некоторую впечатляющую информацию из вашей БД.
Подсказка
Программа Access хранит огромные объемы информации, и часто другие программы просто не могут их обработать. Вы никогда не сможете скопировать таблицу в презентацию PowerPoint — в лучшем случае слайд сможет вместить лишь горстку записей. Но можно показать результаты сводного запроса (см. разд. "Итоговые данные" главы 7), в котором применяется группировка для получения результатов в виде нескольких промежуточных итогов.
■ Вы хотите анализировать данные в программе Excel. Программа Access отлично подходит для хранения ваших данных и управления ими, но она не предоставляет средств, помогающих понять, что все это значит. Если вы хотите спрессовать данные с помощью тяжеловесных рабочих формул и воспользоваться средствами построения диаграмм, есть смысл перенести данные в программу Excel.
Некоторые программы обладают интеллектом, достаточным для того, чтобы извлечь данные из БД Access самостоятельно. Например, программа Word, у которой есть средство слияния сообщений электронной почты, позволяющее взять список имен и адресов из БД и затем использовать их для создания почтовых наклеек, персонифицированных форм и разного рода групповых документов. Для применения этого средства не нужен экспорт — достаточно указать в программе Word на файл вашей БД Access.
Что такое импорт
Импорт всегда нужен, если есть данные за пределами БД, которые являются ее составляющей. Допустим, вы создаете самую современную БД электронной коммерции для вашей фермы по разведению бизонов. Но некоторые ваши торговые партнеры все еще заполняют формы с помощью старинной электронной таблицы Excel. Вам понадобятся средства для извлечения данных из электронной таблицы Excel и переноса их в вашу БД.
Подсказка
Ваш торговый персонал вас подвел. Им не следовало вводить данные в документ, предназначенный для другой программы. Они должны были бы использовать форму, которая разработана для регистрации продаж, как описано в главе 12.
Импорт информации связан с двумя ключевыми проблемами. Первая — обеспечение соответствия данных строгим требованиям БД. Как вы узнали в главе 1, БД помешаны на правилах и грубо отбрасывают неподходящие данные (например, текст в поле для даты). Вторая трудность — обработка информации, которая не полностью соответствует, — другими словами, ее представление в БД не соответствует ее представлению во внешнем документе. Эта проблема гораздо распространеннее, чем можно было бы предположить.
В вашей БД могут применяться коды статуса (например, 4302), а в электронной таблице, которую вы хотите импортировать, используются именованные константы (например, High Priority). Или же нужно разделить импортируемую информацию на несколько связанных таблиц, несмотря на то, что она хранится в едином документе. Электронная таблица с заказами клиентов для вашей фермы по разведению бизонов могла включать сведения о клиентах (которые относятся к таблице Customers) и данные о заказах (для таблицы Orders). К несчастью, нет легких способов решения подобных проблем. Если данные точно не соответствуют представлению в БД, придется исправлять их вручную до или после операции импорта.
Специалисты иногда пытаются решить проблемы, подобные описанным, с помощью программ на Visual Basic, которые читают данные и создают соответствующие записи. (Для этого вам придется использовать объекты DAO, описанные в разд. "Обновление единиц наличного запаса" главы 17.) Несмотря на то, что программный подход чрезвычайно гибок, написание кода и его сопровождение быстро превращается в кошмар, поэтому старайтесь избегать его применения изо всех сил.