1.5.7.Перенос слов

Word 97 допускает автоматическую и ручную расстановку переносов в тексте. Для автоматической расстановки имеется команда Сервис > Язык > Расстановка переносов и в диалоговом окне Расстановка переносов можно установить флажок Автоматическая расстановка переносов.

Если в некоторых частях текста переносов быть не должно, то установите флажок Запретить автоматический перенос слов через команду Формат > Абзац > Положение на странице.

Для ручного управления расстановкой переносов в документе щелкните на кнопке Принудительно в диалоговом окне Расстановка переносов. Word просмотрит документ и выявит слова-кандидаты на расстановку переносов.

Чтобы дефис внутри слова или фразы (например, в телефонном номере) не мог располагаться в конце строки, вставьте неразрывный дефис с помощью комбинации клавиш CTRL+SHIFT+ДЕФИС. Для ввода мягкого переноса, который может появиться в конце строки воспользуйтесь комбинацией клавиш CTRL+ДЕФИС.

Чтобы фрагмент текста (например, инициалы и фамилия) не был разделен концом строки, применяют неразрывные пробелы. Текст, связанный такими пробелами, перейдет на следующую строку целиком. Для вставки неразрывного пробела служит комбинация клавиш CTRL+SHIFT+ПРОБЕЛ.

Т ема 2. Электронные таблицы Excel

Многие люди полагаются на Microsoft Excel при выполнении повседневных задач. Они применяют этот продукт для получения, обработки, анализа, совместного использования и отображения информации, от которой зависит работа предприятия. В то же время область применения Excel больше не ограничивается только бухгалтерским и финансовым отделами. Пользователям необходимо ежедневно получать, анализировать, создавать и просматривать важные данные. Именно поэтому приложение Excel 2002 разрабатывалось как средство, упрощающее доступ к важной деловой информации, ее подключение и анализ. В то же время Excel 2002 предлагает инструментальные средства, позволяющие добиваться максимальной эффективности при работе с данными.

2.1. Документы Excel

При запуске программы открывается рабочее окно, содержащее новую рабочую книгу. Рабочая книга – многостраничный документ в Excel 97. Каждая страница рабочей книги называется рабочим листом, а страница, активная в данный момент, отображается в окне документа.

На левом краю горизонтальной полосы прокрутки находятся ярлычки листов и кнопки прокрутки листов. Ярлычки листов используются для перехода к другим рабочим листам, а кнопки прокрутки – для просмотра ярлычков листов.

Каждый рабочий лист разделен на столбцы, строки и ячейки, отделенные друг от друга разделительными линиями. Столбцы – это вертикальные разделы. Первый столбец – столбец А (буква А изображена на его заголовке). Горизонтальные разделы (строки) пронумерованы. Каждый рабочий лист имеет 256 столбцов (от А до IV) и 65536 строк.

Ячейка – это область пересечения строки и столбца. Каждая ячейка имеет адрес, определяемый именем столбца и номером строки, которым принадлежит данная ячейка.

2.2. Создание формул

Существует множество эффективных способов создания формул.

При вводе формулы методом «наведи и щелкни» надо выбрать ячейку, в которой следует отобразить результат, и ввести знак «=». Затем надо щелкнуть на первой ячейке, которую необходимо включить в формулу, ввести знак операции и щелкнуть на следующей ячейке формулы. Эти шаги можно повторять, пока вся формула не будет введена. Завершают ввод формулы нажатием клавиши ENTER или щелчком на кнопке Enter в строке формул. До этого нельзя переходить к другой ячейке – иначе Excel включит в формулу и ее.

Второй метод «языковой». То есть если столбец B озаглавлен как Цена, а столбец С озаглавлен Запас на складе, то в программе Excel 9x заголовки можно использовать в формуле. Если в ячейку на той же строке ввести = Цена * запас на складе и закончить ввод, программа будет точно знать, что имеется в виду.

Таким образом, при этом методе вместо номера ячейки указывается заголовок столбца или строки для ячейки, которую надо включить в формулу. «Языковый» метод предполагает специфическое оформление рабочего листа. Каждый заголовок строки или столбца должен быть уникален и помещаться в одной ячейке.

Третий метод традиционен для программ управления электронными таблицами: ввод формулы с помощью адресов нужных ячеек. Такой способ наиболее подвержен ошибкам. Легко выбрать не ту ячейку, даже при работе лишь с несколькими числами.

Сложные формулы включают несколько операций. Когда в формуле несколько операций, необходимо учитывать порядок выполнения действий. Порядок выполнения действий подчиняется короткому набору правил.

• Формулы вычисляются слева направо: 7-3+2 равняется 6, но не 2.

• Умножение и деление всегда выполняются до сложения или вычитания.

• Действие в скобках выполняется в первую очередь.

В правом нижнем углу рамки активной ячейки расположен черный квадрат – маркер заполнения. Когда указатель мыши перемещается на рамку активной ячейки в этой области, он принимает вид черного крестика, что позволяет использовать мышь для заполнения ячеек.

У программы есть несколько форм указателя мыши, изменяющихся при его перемещении по рабочему листу. Указатель мыши, имеющий вид большого креста, используется при выборе или выделении ячеек.

При установке указателя на границу активной ячейки он принимает вид стрелки. Указатель, имеющий форму стрелки, можно использовать для перемещения ячейки. При работе в программе Excel надо внимательно следить за указателем мыши: его сдвиг на миллиметр может означать разницу между выделением, перемещением и заполнением ячейки.

Заполнение – это, своего рода, копирование ячеек. Сначала надо выбрать ячейку с копируемой формулой. Передвинув указатель мыши к маркеру заполнения, следует нажать кнопку мыши и протянуть маркер заполнения вниз, выделяя ячейки для копирования. После отпускания кнопки мыши копируемая формула заполнит эти ячейки.

В программе Excel 9x есть одношаговый метод суммирования данных строки или столбца с помощью кнопки Автосумма на стандартной панели инструментов.

Редактирование формул. Формулу обычно изменяют в случае ошибки при ее создании или при добавлении новых данных. При этом можно создать новую формулу взамен старой или отредактировать уже имеющуюся формулу.

В режиме редактирования ячейки с формулой, программа Excel 9x выделяет каждый адрес ячейки или группы ячеек своим цветом и размещает вокруг них рамку такого же цвета. Эта рамка носит название маркера диапазона.

Чтобы изменить параметры формулы можно воспользоваться клавиатурой или маркером диапазона.

Следует отметить, что ссылка на диапазон ячеек содержит имя первой ячейки диапазона, двоеточие и имя последней ячейки диапазона.

Объединения и пересечения – это особые виды диапазонов ячеек. Объединение содержит все ячейки нескольких отдельных диапазонов, разделенных запятой. То есть запятая, как символ объединения, объединяет все ячейки двух диапазонов.

Термин пересечение указывает на пространство, где пересекаются два диапазона ячеек. Для обозначения пересечения вместо запятой используется пробел.