2.5.3. Относительные и абсолютные адреса ячеек

При копировании формулы из одной ячейки в другую ссылки на ячейки корректируются автоматически. При автозаполнении Excel изменяет ссылки на ячейки относительно исходной.

Абсолютной ссылке предшествует знак доллара. Знак доллара «запирает» ячейку, и Excel не может ее изменить при заполнении формулой или копировании в другую ячейку. Знак $ перед буквой сообщает Excel, что нельзя изменять столбец, а знак $ перед числом– что нельзя изменять строку.

2.5.4. Связи между рабочими книгами

Связь – это ссылка на ячейку или диапазон в другой рабочей книге. Связи используют, чтобы избежать двойного ввода информации.

Каждая ссылка устанавливает связь между двумя рабочими книгами.

Есть два способа создать связь: используя открытую рабочую книгу или указать файл с рабочей книгой на диске. Первый метод намного проще. Прежде чем создать формулу, содержащую связь, откройте исходную рабочую книгу. Начните ввод формулы в зависимой рабочей книге со знака «=». Для ввода в формулу ссылки на ячейку другой рабочей книги выберите пункт Окно в строке меню и переключитесь на исходную рабочую книгу. Щелкните на ячейке, на которую необходимо сослаться, и параметры ссылки отразятся в зависимой рабочей книге.

Если рабочая книга не открыта, необходимо дать программе Excel полную информацию для ее поиска.

2.5.5. Применение специальной вставки

Если необходима ссылка на ячейку из другой рабочей книги (но не использование ее в формуле), образуйте связь с помощью копирования и вставки. Откройте обе рабочие книги, а затем выберите и скопируйте ячейку (ячейки) из исходной книги. Выберите зависимую рабочую книгу и дайте команду Правка > Специальная вставка – откроется диалоговое окно Специальная вставка. Здесь определите параметры вставки: значения, формулы, форматы и другие атрибуты ячеек, а также выполнение математических операций в процессе вставки.

Щелкните на кнопке Вставить связь, укажите место назначения и нажмите клавишу ENTER для образования связи с исходной рабочей книгой.

2.5.6. Обновление связей

При открытии лишь зависимой рабочей книги Excel запрашивает, следует ли обновлять связи с исходной. Если открыты обе рабочие книги, изменения вносятся автоматически. Однако исходная рабочая книга может быть открыта другими пользователями во время работы с зависимой рабочей книгой. В таком случае необходимо явно произвести обновление связи.

В открытой зависимой рабочей книге дайте команду Правка > Связи – откроется диалоговое окно Связи. В списке Исходный файл выберите исходную рабочую книгу. Щелкните на кнопке Обновить для учета в зависимой рабочей книге последних изменений исходной рабочей книги.

2.6. Построение диаграмм

Диаграмма – это графическое представление числовых данных. Диаграммы упрощают сравнение и восприятие чисел и поэтому весьма популярны.

Диаграммы создаются по элементам данных – отдельным числам рабочего листа и рядам данных – группам данных внутри столбца или строки. Числа каждого столбца или строки составляют ряд.

Рассмотрим некоторые типы диаграмм

Круговая диаграмма показывает как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую сумму.

Круговая диаграмма содержит только один ряд данных. Если выбрать несколько рядов, Excel использует первый и проигнорирует остальные. Никаких сообщений об ошибке не появится, поэтому можно и не узнать, что диаграмма отображает не все данные.

При создании круговой диаграммы Excel суммирует выделенный ряд данных, затем делит значение каждого элемента на полученную сумму и определяет размер сектора, соответствующего данному элементу. Не следует включать итоговую сумму в ряд данных – это удвоит сумму и приведет к неправильному распределению секторов.

В многорядной диаграмме можно представить несколько рядов данных. Существует несколько типов многорядных диаграмм. Данные можно представить различными способами.

Диаграмма с областями представляет собой график, на котором области ниже графика закрашиваются соответствующими цветами.

На столбчатой диаграмме линии идут вверх и вниз.

График и диаграмма с областями имеют похожее оформление. Горизонтальная линия – это ось X, вертикальная – ось Y. Эти оси используются при построении графиков.

Гистограмма – это столбчатая диаграмма с расположением оси Х снизу. Есть и трехмерные варианты таких диаграмм. Цилиндрическая, коническая, пирамидальная – все это разновидности гистограмм. В Excel также предусмотрен и Другой стиль представления столбчатой диаграммы – диаграмма с накоплением. Трехмерная диаграмма с накоплением, отображающая те же данные. В диаграмме с накоплением параллельные элементы каждого ряда данных располагаются один над другим или справа. Накопление как бы добавляет размерность диаграмме, позволяет сравнивать данные, как между различными периодами времени, так и внутри них.

Трехмерные диаграммы имеют три оси. При этом ось Х расположена снизу. Вертикальная ось называется Z. Ось Y направлена как бы вглубь, обеспечивая трехмерность изображения. Назначение осей можно не запоминать: существуют способы узнать это в ходе создания или редактирования диаграммы.