2.1. Координация

Координация – это центральная функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность, а также взаимосвязь всех управленческих функций. Главная задача координации состоит в достижении согласованности в деятельности всех звеньев управления организацией путем установления рациональности связей (коммуникаций) между ними.

Для выполнения функции координации используются процедуры принятия управленческих решений, так как с помощью этих процедур устанавливается взаимодействие между подсистемами системы управления организацией, осуществляется использование и маневрирование ресурсами, четко определяются обязательства и ответственность всех звеньев и участников организации, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления, а также действий руководителей на всех уровнях иерархической структуры организации.

Благодаря функции координации обеспечивается динамизм системы управления, создается гармония взаимосвязей управленческих звеньев и подразделений, осуществляется рациональное маневрирование управленческими ресурсами внутри организации и на рынке. Объектом функции координирования является как управляемая, так и управляющая подсистемы. Координация деятельности органов управления призвана обеспечить единство действий всех управленческих звеньев, участников процесса управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на управленческую ситуацию. Таким образом, координация деятельности означает синхронизацию прилагаемых усилий, их интеграцию в единое целое, то есть это процесс распределения деятельности во времени и пространстве, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достигать поставленных целей и обеспечивать согласованность между системой управления в целом и внешней средой. Тем не менее, часто возникают трудности на пути действенной координации.

Существует много способов достижения координации управленческой деятельности: создание организационной, рабочей или проектной группы, система коммуникаций, выделение индивидуального координатора.

Координационная деятельность осуществляется с помощью определенных механизмов, среди которых различают: неформальные и формальные; индивидуальные и групповые.

Формальные механизмы хорошо подходят при работе на стабильных рынках. В этих условиях возможно применение тщательно отработанных процедур планирования, позволяющих предоставить каждому подразделению и менеджеру список требуемых к выполнению функций и операций. Требуемые к исполнению функции и операции сопровождаются правилами, стандартами и временными графиками выполнения. В условиях нестабильной среды функционирования организации жесткий и чрезмерно формализованный план устаревает уже на стадии формирования. Возникает потребность в «мягких», неформальных механизмах координации.

Координация выступает основой структуры организации, которую обычно определяют как совокупность устойчивых связей в организации. Связь является условием, определяющим возможность взаимодействия.

Эффективная координация является функцией двух переменных: прав и информации. Для того, чтобы между двумя субъектами управления осуществлялось управленческое взаимодействие, необходимо, чтобы между этими субъектами существовали отношения управления. Суть данных отношений состоит в том, что они являются основой возможности осуществления функций управления, так как именно они задают возможность вырабатывать управленческие команды и готовность эти команды выполнять.