4.6 Зміст звіту про виконання лабораторної роботи

1. Звіт про виконання роботи повинен мати титульний аркуш з темою лабораторної роботи, з прізвищем виконавця та шифром групи.

2. В передмові до звіту про виконання лабораторної роботи наводяться такі дані: назва і мета лабораторної роботи, описання обладнання і ходу виконання роботи, формулювання поставлених задач і варіанти початкових даних.

3. Основний зміст звіту відтворює порядок виконання лабораторної роботи і отримані результати.

4. Висновки щодо отриманих результатів лабораторної роботи.

4.7 Контрольні запитання:

1. Що утворюється в результаті виконання запиту?

2. Які типи запитів можна створити в Access?

3. Для чого послуговують запити на вибірку?

4. Для чого використовується запит на змінювання?

5. 3 чого розпочинається процес створення запиту?

4.8 Рекомендована література

1. Чаповська Р.Б., Жмуркевич А.Є. Робота з базами даних Microsoft Access 2000. – К.: ЦУЛ, 2003. – 324 с.

2. Рамський Ю.С., Цибко Г.Ю. Проектування й опрацювання баз даних. – Тернопіль: Навчальна книга – Богдан, 2005. – 116 с.

3. Золотова C.B. Практикум по Access. – М.: ФиС, 2004. – 144 с.

4. Тимошок Т.В. Microsoft Access 2003. – М.: Вильямс, 2005. – 320 с.

3 ВИВЧЕННЯ МЕТОДІВ ОФОРМЛЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ НАУКОВИХ

ДОСЛІДЖЕНЬ ТА СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ ЗАСОБАМИ MS ACCESS

Розділ 5 Корегування таблиць даних за допомогою запитів

5.1 Мета роботи

Засвоїти технологію і придбати навички корегування структури і вмісту таблиць даних як інструмента для аналізу, вибору, змінення і подання наукових даних в певному форматі. В межах цієї роботи простим запитом будемо називати запит, який звертається тільки до однієї таблиці бази даних.

5.2 Обладнання для виконання роботи

 персональний комп'ютер Pentium з мікропроцесором частотою понад 160 МГц, накопичувачем на гнучких дисках високої щільності, жорстким диском та накопичувачем на компакт-дисках;

 пам'ять комп'ютера: оперативна пам'ять понад 32 Мбайт, на жорсткому диску понад 1,5 Гбайт вільного простору;

 операційна система Windows ХР.

5.3 Підготовка до виконання роботи

Під час підготовки до лабораторної роботи студентам пропонується:

 повторити вiдповiдний лекційний матеріал i вправи, котрі виконувалися на практичних заняттях, а також переглянути літературні джерела [1-4];

 засвоїти порядок виконання лабораторної роботи вiдповiдно до цих методичних вказiвок, підготувати на робочому місці необхідне обладнання: комп'ютер, дискету, компакт-диск, олівець, аркуш паперу.

5.4 Методичні поради щодо виконання лабораторної роботи

Основними типами запитів вважаються: Запит на додавання, Запит на видалення, Запит на відновлення, Запит на створення таблиці, Запит на введення даних, Перехресні запити для групування даних і представлення їх у компактному вигляді.

5.5 Порядок виконання лабораторної роботи

Завдання 1. Створити таблицю для збереження результату запиту

Створення таблиці для збереження результату запиту здійснюється у випадку, коли необхідно зберегти результат виконаного запиту як таблицю, тобто треба зберігати, а можливо накопичувати результат виконаного запиту. Для цього слід створити базу даних, таблицю і запит до полів таблиці даних.

Порядок виконання завдання 1:

Вправа 1. Створити таблицю Студенти_1 = {Код_студента, Прізвище, Ім’я, Місто, Стипендія} за допомогою Майстра таблиць такими діями:

• відкрити вікно об’єктів бази даних Access і вибрати у вікні об’єктів бази даних режим створення таблиці за допомогою Майстра;

• відкривається перше вікно майстра, в якому вибрати взірець таблиці, наприклад Студенти, і потрібні поля, а потім натиснути клавішу Далее;

• відкривається друге вікно майстра, в якому надати ім’я створюваній таблиці Студенти і вибрати спосіб визначення ключа як Пользователь определяет ключ самостоятельно, після чого натиснути клавішу Далее;

• відкривається третє вікно майстра, в якому натиснути клавішу Далее;

• відкривається четверте вікно майстра, в якому натиснути клавішу Готово;

• на екран виводиться створена таблиця Студенти, в яку ввести три-чотири записи даних (рис. 1).

Вправа 2. Створити запит до записів таблиці Студенти_1 такими діями:

Рисунок 1 – Початкова таблиця Студенти як сховище даних

• активізувати закладку Запрос, вибрати режим Конструктор і клацнути мишкою по кнопці ОК; на екрані з’явиться діалогове вікно Конструктора запитів;

• у вікно Конструктора запитів добавити таблицю Студенти_1;

• занести в поля Конструктора запитів імена полів, необхідні для запиту;

• встановити умови відбору полів, що виводяться в результаті запиту;

• закінчити вибір таблиці Студенти_1 клацанням по кнопці Закрыть;

• завершити створення запиту клацанням по кнопці Сохранить та підтвердити згоду на збереження зміни структури об’єкту запиту;

• ввести у текстовий рядок вікна Сохранение ім’я створеного запиту Студенти_2 і клацнути на кнопці ОК; закриється вікно Конструктора запитів; відкриється вікно об’єктів база даних з іконкою створеного запиту Студенти_2;

• Перевірте правильність виконаних дій (рис. 2).

Рисунок 2 – Результат запиту Студенти_2

Вправа 3. Створити запит у вигляді таблиці-сховища такими діями:

• відкрити щойно створений запит Студенти_2, перейти з табличного режиму його подання в режим Конструктора запитів;

• клацнути правою клавішею мишки у вікні Конструктора запитів, на екрані з’явиться випливне меню команд (рис. 3);

Рисунок 3 – Створення таблиці для збередення запитів

• набрати і виконати команду Тип запроса => Создание таблицы;

• на екрані з’явиться діалогове вікно Создание таблицы, в яке слід ввести ім’я створюваної таблиці, наприклад Студенти_3, де зберігатиметься результат запиту Студенти_2, і натиснути клавішу ОК;

• виконати команду створення таблиці Студенти_1 для довгострокового збереження запиту Студенти_2 клацанням по кнопці «!» – «Запуск» (котра розміщена на панелі інструментів) і підтвердити згоду на зміну структури об’єкта запиту клацанням по кнопці Да; у вікні об’єктів бази даних з’явиться іконка таблиці Студенти_3;

• перевірити правильність виконаних дій при створенні таблиці вибором іконки Студенти_3 (рис. 4).

Завдання 2. Створити запит для об’єднання записів кількох таблиць

Коли з базою даних працює декілька користувачів або однотипна інформація зберігається у декількох таблицях з однаковою структурою, може виникнути необхідність об'єднання записів декількох таблиць в одну. Таку операцію дозволяє виконати запит задля об'єднання записів.

Рисунок 4 – Прикінцева таблиця Студенти_1 як сховище даних

Порядок виконання завдання 2:

Вправа 1. Створити дві таблиці однакової структури такими діями:

• припустимо, що перша таблиця Служба_1 має структуру:

Служба_1 = {Іден_номер, Номер_цеху, Прізвище, Посада, Зарплатння},

а друга таблиця Служба_2 має структуру:

Служба_2 = {Іден_номер, Номер_цеху, Прізвище, Посада, Зарплатння},

причому друга таблиця Служба_2 приєднується до першої таблиці Служба_1;

• ввести в кожну таблицю по три записи (рис. 5).

Рисунок 5 – Заповнення таблиць однакової структури

Вправа 2. Створити запит до таблиці Служба_2 такими діями:

• вибрати закладку Запрос і клацнути мишкою по кнопці Создать;

• вибрати режим Конструктор і клацнути мишкою по кнопці ОК;

• Добавить у вікно Конструктора таблицю Служба_2;

• закінчити вибір таблиці Служба_2, клацнувши по кнопці Закрыть;

• відібрати записи таблиці Служба_2, які слід добавити в таблицю Служба_1 без урахуванням умов відбору.

Вправа 3. Реалізувати команду Запрос => Добавление такими діями:

• задати тип потрібного запиту командою Запрос => Добавление або вибором елемента Добавление зі списку кнопки Тип запроса;

• в результаті виконання команди Добавление на екран виводиться діалогове вікно для доповнення записів в таблицю;

• вибрати зі списку таблицю Служба_1, в яку долучатимуться записи;

• зазначити місце розташування таблиці Служба_1 з результатом запиту в поточній базі даних та клацнути по кнопці ОК; після закриття діалогового вікна на бланку конструктора запитів з’явиться новий рядок Добавление і назви полів таблиці, в які переносимуться дані з кожного поля.

Вправа 4. Перевірити правильність виконаних дій по перенесенню записів з таблиці Служба_2 в таблицю Служба_1 такими діями:

• клацнути на кнопці «!» – «Запуск» на панелі інструментів для виконання запиту на доповнення записів у таблицю;

• закрийте і збережіть створений запит з іменем Службовий;

• перейти у вікно об’єктів бази даних;

• активізувати вкладинку Запросы;

• клацнути тільки один раз по іконці з написом Службовий запит;

• відкрити таблицю Служба_1 на вкладці Таблицы і впевнитися, що записи з таблиці Служба_2 перенесені в таблицю Служба_1 (рис. 6).

Рисунок 6 – Створення таблиці як сховища даних

Для створення нової таблиці на основі існуючих спочатку створюють нову таблицю. Потім для кожної з таблиць, дані з котрих переносяться в нову таблицю, запускають на виконання запит на доповнення. У діалоговому вікні Добавление вибирають назву новоствореної таблиці.

Завдання 3. Створити запит на вилучення записів з таблиці даних

Порядок виконання завдання 3:

1. Створити нову таблицю даних, наприклад Службовці (рис. 7).

Рисунок 7 – Створення початкової таблиці даних

2. Створити запит на вибірку записів за певним критерієм (рис. 8).

Рисунок 8 – Створення запиту до початкової таблиці даних

3. Створити новий запит на вичучення командою вспливного меню Тип запроса => Удаление (рис. 9). У бланку конструктора запиту з'явиться рядок Удаление з однаковим значенням у всіх колонках бланку.

4. Після виконання запиту на вилучення командою «!» – «Запуск» програма повідомить про кількість записів, котрі будуть знищені без можливості їх поновлення (рис. 10).

5. При згоді користувача з запропонованим вибором натиснути на кнопку Да діалогового вікна, щоб завершити виконання запиту. Збережений запит з'явиться на вкладці Запроси із значком «х!» запиту на знищення (рис. 11).

6. Відкрийте таблицю Сотрудники, з якої вилучено два записи і підтвердіть правильність виконаних дій.

Завдання 4. Створити запит на поновлення записів таблиці даних

Для поновлення даних в полях таблиці можна скористатися запитом на поновлення. Зміни вносяться в групу записів, які відбираються за допомогою умов відбору. Значення, що поновлюються в полях, визначаються в полях

Рисунок 9 – Створення запиту для вилучення записів з таблиці

Рисунок 10 – Запуск на виконання запиту на вилучення записів

Рисунок 11 – Після збереження запиту на вилучення записів

рядка Поновлення бланку Конструктора запитів.

Запит на поновлення створюється у два етапи: спочатку створюється запит на вибірку, котрий потім перетворюється у вікні Конструктора запитів в запит на поновлення після вибору команди Тип запроса => Обновление. Після виконання цієї команди в бланку запиту з’явиться рядок Обновление.

Рядки бланка на поновлення мають такі значення:

– Поле: тут вказується ім'я поля таблиці, що братиме участь у запиті, таким може бути поле, дані в якому підлягають зміні, або поле, дані з котрого мають задовольняти певну умову для зміни даних з інших полів;

– Имя таблицы: автоматично встановлюється у клітинку під назвою;

– Обновление: тут вказується нове значення, яке потрібно розмістити у значеному полі; це може бути константа або вираз, утворений за правилами, що використовуються для запитів на обчислення;

– Условие отбора: у цій клітинці записується умова для відбору даних у полях, що підлягають зміні, або інших полях, які впливають на зміни даних;

– Или: тут записується складова умови «або».

Порядок виконання завдання 4:

Вправа 1. Створити запит на поновлення (заміну) значення Рахівник у полі Посада таблиці Службовці на значення ЗавВідділом такими діями:

1. Створити структуру таблиці Службовці:

Службовці = {Код_служ, Прізвище, Посада, Зарплатня}.

2. Внести чотири записи у створену таблицю Службовці (рис. 12):

Рисунок 12 – Таблиця даних Службовці

3. Створити запит на вибірку записів із таблиці Службовці:

- вибрати закладку Запрос і клацнути по кнопці Создать;

- вибрати режим Конструктор і клацнути по кнопці ОК;

- добавити в Конструктор запитів таблицю Службовці і завершити вибір таблиць клацнувши по кнопці Закрыть;

- перенести поле Посада з таблиці Службовці в поле Конструктора запитів і клацнути правою кнопкою миші на полі Конструктора запитів;

- вибрати із випливного меню Тип запроса позицію Обновление, тобто виконати команду Тип запроса => Обновление; в таблиці Конструктора запитів з’явиться рядок Обновление (рис. 13);

- ввести в поле Посада для рядка Обновление значення ЗавВідділу, а для рядка Условия отбора значення Рахівник;

- виконати запит клацанням по кнопці «!» на панелі інструментів;

- дайте згоду на поновлення даних натисненням кнопки Да;

- якщо тепер активізувати закладину Таблицы і клацнути по піктограмі таблиці Службовці, то побачимо внесені в таблицю зміни (рис. 14).

Вправа 2. Створити запит на поновлення (заміну) у полі Зарплатня таблиці Службовці значень, менших ніж 4000, на значення 5000 такими діями:

1. Створити наступну структуру таблиці Службовці:

Службовці = {Код_служ, Прізвище, Посада, Зарплатня}.

2. Внести чотири записи у створену таблицю Службовці (рис. 15).

Рисунок 13 – Конструювання запиту на поновлення

Рисунок 14 – Прикінцевий результат запиту на поновлення

Рисунок 15 – Таблиця даних Службовці

3. Створити запит на вибірку із таблиці Службовці в режимі Конструктора запитів; перенести поле Зарплатня з таблиці Службовці в поле Конструктора запитів; в поле Условие отбора записати >=5000; виконати команду Тип запроса => Обновление; в рядок Обновление Конструктора записати нове значення зарплатні 5000 і виконати запит на поновлення натисненням кнопки «!»; надати запиту на поновлення ім’я ВищеЗарп і перевірити правильність виконаних дій (рис. 15).

Завдання 5. Створити запит з обчислювальними полями Надбавка та НоваЦіна, які обчислюють відповідно 15%-ву надбавку на ціну кожного товару та підвищену на 15%-ів нову ціну, відобразивши цю інформацію в окремих полях динамічної таблиці.

Порядок виконання завдання 5:

1. Створити структуру таблиці Товари = {КодТовару, Марка, Ціна } і занести в неї чотири записи (рис. 16).

2. Створити запит на вибірку за зразком для таблиці Товари. В динамічній таблиці результатів запиту мають бути поля початкової таблиці: КодТовару, Марка, Ціна і обчислювальні поля Надбавка та НоваЦіна.

Рисунок 16 – Початкова таблиця Товари

3. В Конструкторі запитів на перетині першого вільного стовпчика та рядка Поле записати вираз: [Ціна]*0,15. Натиснути клавішу [Enter]. Програма перед введеним виразом вставить назву нового поля Выражение:. Цю назву можна замінити на Надбавка – назву нового обчислювального поля, в якому відображатиметься надбавка до ціни. Закрити вікно Конструктора запитів. Перевірити правильність виконаних дій (рис. 17).

Рисунок 17 – Вікно конструктора запиту з обчислювальними полями

4. Модификувати створений запит Надбавка з метою введення нового обчислювального поля НоваЦіна. Для цього слід відкрити Конструктор запитів, на перетині першого вільного стовпчика та рядка Поле записати вираз: НоваЦіна[Ціна]*1,15 для відображення нової ціни товару. Закрити вікно Конструктора з модифікованим запитом. Перевірити правильність виконаних дій щодо модифікації запиту (рис. 18).

Рисунок 18 – Вікно результатів запиту з обчислювальними полями