5.3. Автоматизація діяльності відділів постачання та збуту

Одразу варто зазначити, що відділи постачання та збуту, це окремі частини організації, діяльність яких, хоч багато в чому і схожа, проте базується на різних передумовах. Безумовно спільним для обох відділів є використання принципів логістики, проте цілі їх функціонування різні, якщо не протилежні. Працівники відділу постачання приймають економічні рішення, в основному працюють із документами, а також спеціалізуються на укладанні угод із закупівлі та веденні переговорів із постачальниками, в той час як працівники відділу продаж спеціалізуються на угодах по продажу товарів. Тому, хоча і АРМ для обох відділів розглядаються в межах одного розділу вони не є тотожними та виконують особливі, притаманні лише їм функції.

Розглянемо більш детально ті властивості, які повинно мати програмне забезпечення, щоб автоматизація процесу постачання на підприємстві перетворилася на «процес заради результату", а не в «процес задля процесу». Перед тим як почати вибирати конкретний програмний продукт варто чітко визначити ті функції, які буде виконувати АРМ.

Отже, програмне забезпечення повинне дозволяти наступні вимоги:

• здійснювати планування закуповуваних товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), робіт і послуг, використовуючи «трирівневий» метод планування (див. далі);

• на підставі складених планів закупівель, робіт і послуг складати бюджети закупівель;

• мати можливість виконувати моніторинг процесу постачання в режимі реального часу;

• володіти інструментами аналізу подій, які сталися в системі;

• розподіляти поставлені товари, роботи і послуги відповідно до затверджених планів.

Сам процес планування та здійснення закупівель можна розбити на три рівні:

Перший рівень - споживачі товарів, робіт, послуг. До даного кола учасників процесу можуть ставитися як внутрішні споживачі (служби і відділи підприємства), так і ті (у випадку, якщо підприємство займається торгівлею), які безпосередньо володіють інформацією про потреби в певних товарах, роботах і послугах, що надаються кінцевому споживачеві.

Другий рівень: фінансові центри, що відповідають за певну групу товарів, робіт і послуг (наприклад: комп'ютерна техніка, побутова хімія, канцелярські товари, паливно-мастильні матеріали (ПММ) та ін.). Одним із завдань таких фінансових центрів є складання бюджету по певній групі закуповуваних товарів. Саме на цьому рівні відбувається визначення статей (рядків) бюджету, за якими має здійснюватися закупівля ТМЦ, заявлених на першому рівні. Також, можуть бути визначені передбачувані постачальники і ціни закуплених товарів.

Третій рівень: рівень централізованого постачання. Фактично, містить у собі бюджет закупівель всього підприємства на певний період часу. Цей рівень повинен поєднувати в собі всю інформацію про потреби в товарах, роботах і послугах перших двох рівнів. На цьому

Процес планування закупівель матеріалів в АРМ завершується формуванням бюджету закупівель і переходить у процес безпосереднього управління замовленням, закупівлею, постачанням та оплатою. На даному етапі дуже важливо, щоб у постачальника був у наявності програмний інструмент, який дозволяє:

• формувати замовлення на поставку заявлених товарно-матеріальних цінностей;

• на підставі замовлень формувати рахунки-фактури, виставлені постачальниками;

• формувати оплати за виставленими рахунками-фактурами;

• формувати вхідні податкові накладні.

АРМ повинне забезпечувати функцію моніторингу закупівель і поставок ТМЦ у режимі реального часу. Подібного роду інструменти зазвичай називають «Монітор інженера постачання» або «Монітор постачальника». Основна функція «Монітору постачальника» - забезпечувати «живою» оперативною інформацією про заявлені, замовлені, сплачені та поставлені товари, роботи і послуги.

Своєчасний аналіз того, що відбувається - основа для прийняття зважених управлінських рішень, тому для ефективного управління бізнесом необхідно мати можливість аналізувати бізнес-процеси, які відображаються в системі. АРМ постачальника має мати можливість формувати спеціалізовані звіти, які будуть описувати всі етапи процесу закупівель (для прикладу, звіт про потребу в МТЦ, звіт по виставлених та проплачених рахунках, звіт про поточний стан поставок тощо).

Одним з найважливіших етапів постачання є етап розподілу товарів, робіт та послуг у відповідності до затверджених заявок. Даний етап має високий пріоритет, оскільки саме він забезпечує кінцевий результат постачання.

Слід зазначити, що процес розподілу повинен грунтуватися на тому ж методі, що і процес планування, тобто с з використанням «трирівневої» моделі. Різниця полягає лише в тому, що при плануванні ми рухаємося «знизу вгору», а при розподілі - «зверху вниз». Нижче наведено перелік основних функцій, які повинен мати процес розподілу оприбуткованих товарів в АРМ:

• Функція повідомлення учасників «другого рівня» (фінансових центрів) про те, що товари прийшли на склад. Виконується відділом постачання.

• Функція розподілу поставлених товарів з фінансових центрів, згідно з затвердженим бюджетом та переліком заявлених товарів, робіт, послуг. Може виконуватися як відділом постачання, так і безпосередньо відповідальною особою у фінансовому центрі.

• Функція розподілу товарів по споживачах (заявниках). Виконується безпосередньо відповідальною особою у фінансовому центрі, а розподіл грунтується на заявках першого рівня.

Як приклад програмної реалізації зазначених вимог до АРМ постачальника є програмний продукт «СВІТ Проф: Система управління закупівлями» – це програмне забезпечення, спрямоване на автоматизацію і керування процесом постачання на підприємстві.

На відміну від системи закупівель автоматизація діяльності відділу продажів завдання більш складне, оскільки вимагає вирішення як питань поставок, так і питань, пов’язаних безпосередньо з процесом продажу та взаємодією з клієнтами. Всі ці функції покладаються на комплексні системи, які базуються на стандартах CRM.

Система автоматизації продажів (SFA) є інструментом, який допомагає автоматизувати такі бізнес-процеси, як управління процесами продажів, контроль взаємодій з клієнтами, інвентаризація ресурсів, побудова прогнозів продажів і аналіз якості продажів. Будь-яка компанія може написати свій додаток SFA або вибрати з числа готових рішень, яких зараз безліч.

Система автоматизації продажу зазвичай складається з бази даних, підготовленої для використання в мережі Інтернет, системи аналізу email повідомлень і шаблонів. Також система SFA може бути впроваджена в існуючу систему управління взаємовідносин з клієнтами (CRM).

До системи автоматизації продажів (SFA) зазвичай входять система управління контактами, яка допомагає відслідковувати стан всіх контактів, з якими працює продавець. Це дозволяє спрямувати свої сили і час в потрібне русло і не розкидатися на всіх клієнтів одночасно. У системі автоматизації продажу можна знайти і підсистему контролю потенційних клієнтів. Більш просунуті системи SFA дозволяють клієнтові самому створювати продукт відповідно до своїх вимог через спеціальний Інтернет-сайт. Зараз такий підхід дуже популярний в автомобільній індустрії.

Невід'ємною частиною будь-якої системи автоматизації продажів є її подальша інтеграція в різні відділи організації. Якщо система SFA не буде належним чином впроваджена, а персонал правильно навчений, то може відбутися відторгнення системи або дублювання даних при введенні. Для мінімізації ризиків необхідно впровадити SFA абсолютно у всі відділи організації і пояснити користувачам, навіщо і чому це вигідно саме їм. Сьогодні багато компаній не змогли запровадити SFA систему саме тому, що у них не вийшло переконати своїх працівників вводити в базу даних всю необхідну інформацію.

Переваги для продавців:

• Замість нескінченних записів на папірцях всю інформацію можна вводити в спеціальні форми.

• Немає необхідності друкувати стос паперів і везти її до клієнта. Доступ до системи SFA можна отримати прямо через Інтернет.

• Система автоматизації продажу містить безліч корисних інструментів, які можуть допомагати продавцю кожен день.

• SFA забезпечує відмінну взаємозв'язок між різними відділами компанії.

• Більш продумане і ефективне спілкування з клієнтами та потенційними клієнтами.

Переваги для менеджерів:

• Система SFA укупі з системою управління взаємовідносин з клієнтом (CRM) дозволяє:

• Проводити якісні маркетингові дослідження;

• Визначати цінних клієнтів;

• Визначати ринок продажів;

• Розробляти нові продукти;

• Аналізувати слабкі та сильні місця компанії;

• Систематизувати всю вводиться інформацію;

• Домогтися підвищення продажів.

Згідно досліджень компанії ІНТАЛЄВ автоматизація продажів забезпечує приріст продажів на 5-15%. Створення системи (машини) продажів і обслуговування забезпечує приріст продажів на 20-100%.

На даний момент на ринку систем автоматизації продажів представлено багато рішень. Найбільш відомими з них є: 24com, NetSuite, «Фарма-склад» та інші.

Особливої уваги заслуговують SFA, які надаються в користування як сервіс Інтернет. Зазвичай ці системи пропонують наступну функціональність:

1. Можливість працювати з будь-якої точки з доступом в Інтернет. Керівник комерційного відділу може в будь-який момент проконтролювати роботу своїх підлеглих. Для цього йому достатньо увімкнути комп'ютер, підключитися до Інтернету і, зайшовши в систему автоматизації продажу, внести корективи в плани менеджерів, якщо це необхідно.

2. Збереження інформації в системі необмежений час. Зберігаючи всю інформацію про роботу комерційного відділу тільки на жорсткому диску, ви піддаєте свій бізнес на серйозну небезпеку. Вихід з ладу жорсткого диска може призвести до повної або часткової втрати даних, а хакерські атаки - витоком даних та їх потрапляння до рук конкурентів.

3. Робота без великих одноразових вкладень. Для роботи в Інтернет-системі не потрібні додаткове обладнання і обслуговуючий персонал - досить мати підключений до Інтернету комп'ютер і раз на рік або раз на місяць вносити абонентську плату. При цьому річна вартість одного робочого місця в кілька разів нижча, ніж в інших серверних системах.

4. Можливість підвищувати якість сервісу.

Загалом використання спеціалізованих рішень при плануванні закупівель та продажів дозволяє не тільки знизити навантаження на менеджера, але й значно підвищити ефективність його роботи шляхом мінімізації кількості рутинних операцій. Вибір того чи іншого варіанту автоматизації завжди залишається за фірмою, проте варто зазначити, що сам процес автоматизації має бути не просто переносом інформації на електронні носії, а саме ефективним інструментом бізнесу.