27. Учет расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хоз.деят-ти у орг-заций возникает потребность использовать наличные денеж. ср-тва для расче-тов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других орг-зациях или у физ. лиц, для оплаты выполненных работ, оказан. услуг, а также на иные хоз.- опера-ционные цели, на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, расходы уполномоченных предп-тий и орг-заций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деят-ти орг-зации. При этом работники орг-зации, получающие денеж. средства на указан. нужды, для целей бух. учета называются подотчет. лицами.

Для обобщения инфор-ции о расчетах с подотчет. лицами орг-зации по суммам, выданным им под отчет, используется сч.71"Расч.с подотч. лицами". При отражении в бух. учете командировоч. расходов подотч. лиц орг-зации исходят из сле-дующего. Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командиро-ванным работником. Исходя из этого командировки можно разделить на служебные и непроизводственные. Служебной командировкой признается поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя орг-зации, на определен-ный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Под служебной командировкой понимаются также поездки работника, которые связаны с: - покупкой материаль.-производст. запасов; - осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика); - подготовкой и повышением квали-фикации работников; - участием в общих собраниях акционеров обществ, в кот. орг-зация имеет акции (вклады); - други-ми аналогичными нуждами. Срок командировки в пределах РФ не может превышать 40 дней, не считая времени нахож-дения в пути. Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной. Определение команди-ровки как однодневной производится руководителем в приказе о командировке на основании данных о дальности рассто-яния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работ-ника условий для отдыха. Командировка за пределы РФ также может быть однодневной, если работник, выехавший за границу, возвратился в РФ в тот же день. В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты на сле-дующие цели: - найм жилого помещения; - бронирование гостиничных номеров и авиабилетов; - проезд к месту коман-дировки и обратно к месту постоянной работы - в размере ст-ти проезда воздушным, ж/д и автомобиль. транспортом об-щего пользования (кроме такси); - уплата страховых платежей по гос. обязатель. страхованию пассажиров на транспорте; - оплата сборов за предваритель. продажу билетов (проездных документов); - оплата расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями; - проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за ис-ключ. проезда на такси); - оплата разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командир-ках; - провоз багажа; - суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах РФ право работника на суточные определяет руководитель орг-зации).

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется на основании отметок в командировочном удосто-верении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия. Если работник командирован в разные населенные пунк-ты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки в командир. удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хоз. деят-ти та или иная орг-зация для засвидетельствования подписи соотв. должностного лица. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспорт. ср-тва в место постоянной работы. При отправлении транспорт. ср-тва до 24 час. включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 час. и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Документами, подтвержд. расходы по проезду, являются билеты на соотв. вид транспорта. В случае утери проездных документов работнику следует получить дубликат или справку из соответ. транспортного агентства, подтверждающую факт приобретения им билетов с указанием их цены. Если при проезде в поезде командир. работник пользовался постель-ными принадлежностями, то его затраты также должны быть подтверждены соотв. справкой или отметкой, сделанной на билетах. Если командир. работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтвержд. произведен-ные работником расходы по проезду, не могут быть представлены, руководитель орг-зации имеет право разрешить опла-ту проезда по минимальной ст-ти.

По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить руководителю орг-зации для утверж-дения авансовый отчет с приложением командир. удостоверения и документов, подтвержд. достоверность произведенных расходов. По утверждении отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бух. учете использован-ных сумм. Орг-зации разрешается рассчитываться с командир. работником по предварительному расчету, если командир. расходы заранее известны. В этом случае работник не представляет докум-ты, подтвержд. его расходы по командировке, в составе авансового отчета.

При расчетах с подотч. лицами при их командировании за рубеж следует руководствоваться следующими правилами.

Размер суточных и нормы возмещения расходов по найму жилья устанавливаются конкретно для каждой страны. Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывания в загранкомандировке: - если он выехал в коман-дировку за границу РФ и в тот же день вернулся обратно, суточные выплачиваются в ин. валюте в размере 50% нормы;

- если он находится в загранкомандировке (не являющейся долгосрочной) более 60 дней, то выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п.5 Пост. Правительства РФ "О размере и порядке выплаты суточных при краткоср. командировках на территории иностранных государств"). Время пребывания работника в загранкомандировке определяется по отметкам, сделанным в загранпаспорте при пересечении гражданином границы при выезде и въезде в страну. При проезде командированного работника по территории РФ суточные выплачиваются по действующим нормам в росс. рублях; а при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, уста-новленным для работников, выезжающих во времен. командировки за границу. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по нормам, установленным для страны, в которую он направляется. При этом за день выезда в служебную командировку за границу суточные выплачиваются в размере 100% установл. норм (в росс. или ин. валюте в зависимости от даты пересечения границы РФ), а за день пересечения границы при возвращении в РФ суточные не выплачиваются.

В случае выдачи командир.расходов при направлении работника в зарубеж. командировку не в валюте страны убыва-ния, а в другой конвертируемой валюте в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов выданная валюта пересчитывается в росс. рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, а из рублевого эквивалента - в валюту страны убывания.

Так как задолженность работника по выданной ему под отчет в качестве аванса иностранной валюте числится в бухгалтерском учете организации как валютная задолженность, то в связи с изменением текущего курса рубля по отношению к иностранной валюте, выданной под отчет, за период со дня фактич. выдачи аванса в валюте до дня утверж-дения аванс. отчета командированного в бух. учете орг-зации могут возникать курсовые разницы, кот. в зависимости от их положитель. или отрицатель. значения отраж-ся по Д 71 "Расч. с подотч. лиц." (91 "Прочие дох. и расх.") и К 91 (71).

Если полученные под отчет суммы в ин. валюте не были израсходованы полностью, то в соотв. с п. 4.4 Положения о порядке покупки и выдачи ин. валюты для оплаты командировочных расходов следует: - вернуть их в валюте получения; - внести в кассу орг-зации эквивалент суммы задолж-ти в рублях, исчисленный по курсу рубля к ин. валютам, установле-нному ЦБ РФ на дату погашения задолж-сти; - погасить сумму задолж-сти наличной ин. валютой иной, чем получена под отчет (только в том случае, если курс рубля к данной валюте устанавливается ЦБ РФ). При этом для расчета суммы за-долж-ти применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования (или страны обмена валю-ты), подтверждающем обмен выданной для оплаты командир. расходов наличной ин. валюты на иную наличную ин. ва-лю-ту. При отсутствии такого до-кумента применяется курс, установленный ЦБ РФ на дату погашения задолж-ти. Если расходы командированного за гра-ницу работника превысили сумму, выданную ему под отчет, и при этом подтверждены документально (напр, расходы по найму жилья оказались выше планируемой суммы), то они могут быть возмещены по распоряжению руководителя орг-зации.

Сч.71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денеж. средств. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по К 71 "Расч. с подотч. лицами". Так, при приобретении подотч. лицами за плату у других орг-заций и лиц оборудования, требующего монтажа, Д 07 "Оборудование к установке" К 71. При оплате по-дотч. лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве ОС, НМА и пр. внеобо-ротных активов, в бух. учете осуществляется запись Д 08 "Вложения во внеобор. активы" К 71. Оплата подотч.лицами расходов, связанных с приобретением материаль.-производств. запасов, товаров, отражается по Д 10 "Материалы", 11 "Животные на выращивании и откорме", 41 "Товары".

Оплата подотч. лицами расходов, связанных с произв-вом пр-ции (р, у), их продажей, продажей товаров и управлением произв-вом и орг-зацией в целом, отражается по Д 20 "Основ. произв-во", 23 "Вспомогат. произв-ва", 25 "Общепроизвод. расходы", 26 "Общехозяйств. расходы", 44 "Расходы на продажу".

Расходы подотч. лица, связанные с формированием орг-зацией расходов операцион. или внереализац. характера, отра-жаются по Д 91 "Прочие дох. и расх." и К 71.

Суммы, не возвращенные подотч. лицами в установленные сроки, отражаются по

К 71 "Расч.с подотч. лицами" и К 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

По Д 97 "Расх. буд. периодов" отражаются расходы подотч. лиц, относящиеся к буд. периодам.

Сальдо по Д 71 "Расч. с подотч. лицами" показывает сумму денеж. ср-тв, находящихся в подотчете у работников орг-зации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолж-сть орг-зации перед подотч. лицами по произведенным ими расходам в оплату материаль.-производст.запасов, товаров, работ, услуг.

Аналитич. учет по сч. 71 "Расч. с подотч. лицами" ведется в разрезе подотч. лиц орг-зации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.