Особенности планирования и организации различных типов мероприятий

Тип мероприятия	Степень планирования	Особенности организации и проведения
Деловые мероприятия (конференции, собрания, поощрительные поездки, выставки - MICE)	Запланировано к проведению в течение ближайших 18 месяцев	Передача информации о мероприятии из Центра бронирования мероприятий в течении 48 ч. после подписания контракта; Планирование и координация деятельности основных служб гостиницы происходят за 7-10 дней до мероприятия на еженедельном собрании службы питания гостиницы; Предоставление корпоративной скидки на размещение участников мероприятия; Работа с агентствами – организаторами мероприятий, подразумевающая: ознакомление с полным перечнем услуг организатора; подтверждение основных моментов и деталей мероприятия; проверка и согласование документации организатора и критических сроков, касающихся мероприятия; согласование полномочий каждой из сторон; выплата процентов от проведения мероприятия;
	Не запланировано	Передача информации о мероприятии из Центра бронирования мероприятий в течении 8 ч. после подписания контракта; Планирование и координация деятельности основных служб гостиницы происходят в оперативном порядке.
Торжественные мероприятия (свадьбы, юбилей, дни рождения, праздничные вечера и т.д.)	Запланировано к проведению в течение ближайших 18 месяцев	Информация о мероприятии поступает сразу в Отдел по организации и проведению мероприятия, минуя Центр бронирования мероприятий, с целью избежать потери информации; Индивидуальный подход к каждому мероприятию; Включение бесплатных услуг в свадебный пакет (свадебный торт, каравай, люкс для новобрачных, завтрак для молодоженов, переносная сцена); Специальные цены на размещение для приглашенных гостей; Особое внимание к деталям мероприятия.

1. Оперативное планирование деятельности Отдела по организации и проведению мероприятий

Отдел по организации и проведению мероприятий осуществляет оперативное планирование своей деятельности в соответствии со схемой 2.3. в следующей последовательности.

После получения информации о мероприятии отделом Event Management, менеджер по организации и проведению мероприятий встречается с клиентом для обсуждения деталей и составляет план мероприятия - BEO, который содержит всю необходимую информацию, а именно:

• информацию о клиенте (ФИО, контакты);

• информацию о времени и месте проведения основных этапов мероприятия;

• план-меню для кофейных пауз, бизнес-ланчей, фуршетов, банкетов и т.д.;

• схема конфигурации мебели в залах, фойе и т.д.;

• информацию о техническом оборудовании;

• ключевые требования клиента (Golden Keys);

• информацию о стоимости мероприятия;

• другую необходимую информацию о мероприятии.

Расчет стоимости мероприятия определяется количеством включенных в план мероприятия услуг гостиницы, которые могут быть реализованы отдельно друг от друга или быть включенными в конференц-пакеты, сформированные отделом продаж гостиницы и включающие в себя питание участников мероприятия (кофейные паузы, бизнес-ланч), аренду конференц-зала, технического оборудования (LCD проектора, экрана, системы звукоусиления, микрофона), WI-FI карту, напольный блокнот на подставке, блокноты, ручки, минеральную воду. Таким образом, стоимость мероприятия (С_м) может быть рассчитана 2-мя способами:

С_м = С_б · n + С_а.з. + С_а.об. + С_др, (1)

где С_б – цена блюд, n – количество участников мероприятия, C_а.з - стоимость аренды зала, С_а.об - стоимость аренды оборудования, С_др - стоимость других услуг, включенных в мероприятие;

С_м = С_к.п.· n + С_др, (2)

где С_к.п. – стоимость конференц-пакета, n – количество участников мероприятия, С_др - стоимость других услуг, включенных в мероприятия.

После произведения расчетов, план мероприятия согласовывается с клиентом, и далее сведения обо всех мероприятиях заносятся в систему управления гостиницей OPERA, где они структурируются по дате и времени.

За 7-10 дней до планируемого мероприятия список всех мероприятий на предстоящую неделю распространяется по ключевым подразделениям гостиницы. Обсуждение деталей предстоящих мероприятий происходит на еженедельном собрании службы питания, где присутствуют менеджеры всех подразделений.

На основе полученных сведений менеджеры ключевых отделов составляют графики выхода на работу сотрудников своего отдела, планы закупок сырья и продуктов для приготовления блюд из плана-меню (кухня), графики уборки служебных и гостевых помещений (служба гостиничного хозяйства) и т.п. Таким образом, осуществляется подготовка необходимых ресурсов для проведения мероприятий.

В это время менеджеры по организации и проведению мероприятий связываются с клиентами для подтверждения деталей предстоящего мероприятия и выяснения функциональных моментов, и, если это необходимо, вносят необходимые изменения в план мероприятия. Изменения могут касаться времени проведения мероприятий, места, количества участников, меню, оборудования и т.д. Измененный план мероприятия (revised BEO) подлежит распространению по ключевым подразделениям в оперативном порядке, т.к. изменения могут быть существенны для работы ключевых отделов.

Помимо еженедельного, проводится также ежедневное собрание службы питания с целью обсуждения последних изменений в планах мероприятий и координации усилий по организации и проведению мероприятий на следующий день.

На протяжении всего времени проведения мероприятия ивент менеджер координирует процесс взаимодействия клиента и основных служб гостиницы, решая возникающие вопросы и контролируя процесс передачи информации между ключевыми подразделениями гостиницы.

Когда мероприятие подходит к концу, ивент менеджер проводит заключительную встречу с клиентом, после чего в течение 3 дней после мероприятия высылает ему благодарственное письмо за совместное ведение бизнеса и через 3 недели - форму обратной связи для того, чтоб клиент мог оставить свое мнение об организации и проведении мероприятия сотрудниками гостиницы. Этот этап имеет большое влияние на степень удовлетворенности клиента предоставленными услугами и играет немалую роль в принятии решения о дальнейшем сотрудничестве с гостиницей.

Кроме того, после проведения мероприятий в течении 5 рабочих дней ивент менеджер должен правильно и аккуратно, с учетом всех изменений, подсчитать итоговую стоимость мероприятия и выставить клиенту счет за услуги гостиницы.

После оплаты всех счетов и получения отзыва клиента о качестве предоставленных услуг, формируется файл данного мероприятия, содержащий всю информацию о нем, начиная с этапа переговоров о возможности проведения мероприятия (копии e-mail писем), заканчивая отзывом. Файлы добавляются в архив, который подлежит хранению в течении 3-х лет.

Таким образом, в целом систему оперативного планирования деятельности Отдела по организации и проведению мероприятий можно охарактеризовать как эффективную, т.к. в ней учтены все основные этапы и детали организации и проведения мероприятия в гостинице. Однако, в редких случаях возникают конфликтные ситуации между отделами гостиницы, являющиеся следствием недостаточно быстрой и точной координации между отделами при обеспечении их необходимой информацией по мероприятию (задержки или отсутствие контрактов с изменениями, невозможность заказчика самому связаться с необходимой службой или с менеджером вовремя).