1.2.Организационная структура управления гостиницей «Ренессанс Москва Олимпик»

Во главе управления гостиницей «Ренессанс Москва Олимпик» стоит генеральный директор, осуществляющий свою политику в соответствии со стратегией головного офиса компании Marriott International. В его непосредственном подчинении находятся основные подразделения гостиницы, взаимодействие между которыми осуществляется на основе организационной структуры управления гостиницей, представленной в приложении 1.

Организационная структура гостиницы «Ренессанс Москва Олимпик» является линейно-функциональной. При такой структуре всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. При разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов ему помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (отделов) ⁸.

В данном случае функциональные структуры подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они проводят в жизнь либо через главного руководите­ля, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.

Исполнительный офис (Executive Office) разрабатывает стратегию предприятия, формирует управленческий стиль, отвечает за организацию управления всеми службами гостиничного комплекса, решает финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда для персонала гостиницы, контролирует соблюдение установленных норм и правил по охране труда, технике безопасности, противопожарной и экологической безопасности. В результате ответственность за принятие общих управленческих решений лежит на высшем звене управления. Подразделения же являются функциональными звеньями, каждое из которых использует свою специфическую технологию, но все вместе они имеют одну общую цель: удовлетворение потребностей клиентов.

К основным подразделениям гостиницы «Ренессанс» относятся следующие:

Отдел приема и размещения (Room Division) занимается решением вопросов, связанных с бронированием и распределением номеров, приемом туристов, прибывающих в гостиницу, их регистрацией и размещением по номерам, а также отправкой к следующему пункту маршрута путешествия, расчетами с гостями и составлением базы данных о клиентах гостиницы;

Служба гостиничного хозяйства (Housekeeping Department) работает в близком контакте с клиентами и выполняет все функции, связанные с их непосредственным обслуживанием, что включает встречу гостя, сопровождение его к номеру, предоставление необходимой информации, выполнение личных поручений, поддержание необходимого уровня санитарно-гигиенического состояния номеров и уровня комфорта жилых помещений, оказание бытовых услуг.

Служба питания (Food & Beverages) занимается решением вопросов, связанных с питанием гостей посредством предоставления широкого ассортимента блюд, напитков, кондитерских изделий, в том числе фирменных и сложного приготовления, организует обслуживание индивидуальных гостей отеля во время приема пищи и различного рода мероприятий, проходящих как в гостинице, так и за ее пределами.

Коммерческая служба (Sales Department) занимается вопросами маркетинга услуг, устанавливает контакты с партнерами и клиентами, занимается вопросами рекламы гостиницы, планирует использование помещений, обеспечивая максимальную загрузку гостиницы.

Центр бронирования мероприятий (Renaissance Booking Centre - RBC) занимается вопросами предоставления услуг по проведению массовых мероприятий в гостинице, заключения договоров с заказчиками.

Инженерная служба (Engineering) создает условия для функционирования таких систем гостиницы, как кондиционирование, теплоснабжение, санитарно-техническое оборудование, системы телевидения и связи, ремонта и строительства.

Отдел информационных систем (Electronic Data Processing Department – EDP) контролирует исправность функционирования информационных электронных систем, которые являются основной базой данных о гостях отеля.

Отдел снабжения (Purchasing) обеспечивает бесперебойную деятельность гостиницы, снабжая ее необходимыми товарами надлежащего качества в достаточном количестве посредством заключения договоров с различными поставщиками.

Отдел по обеспечению безопасности (Security) обеспечивает безопасность гостей и их собственности, имущества гостиницы, может решать некоторые проблемные вопросы с гостями.

Служба управления персоналом (Human Resources) осуществляет разработку кадровой политики, подбор и отбор персонала, его адаптацию, обучение, проведение тренингов, учет движения персонала внутри компании, формирование команды и корпоративной культуры, разработку мотивационных программ, аттестацию персонала, исследование кадрового потенциала сотрудников, формирование кадрового резерва, планирование карьеры сотрудников.

Бухгалтерия (Accounting) решает финансовые и учетные вопросы, отвечает за учет и контроль внешней и внутренней деятельности гостиницы (оплата счетов, направление счетов-фактур, сбор платежей, обработка платежных ведомостей, аккумулирование оперативных данных и подготовка финансовых отчетов и др.).

Юридический отдел (Law Department) обеспечивает соблюдение законности на предприятии и юридическую защиту его интересов, организует систематический учет и хранение поступающих на предприятие нормативных правовых актов, производит проверку соответствия закону представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера.

Службы по оказанию дополнительных услуг предоставляют платные услуги, повышая конкурентоспособность гостиницы (бизнес-центр, спортклуб, салон-парикмахерская, сувенирный магазин).

Необходимо отметить, что помимо наличия всех вышеперечисленных подразделений в гостинице, ключевым моментом ее успешного функционирования является скоординированная деятельность этих подразделений и интеграция в общую систему управления.

Централизованной системой управления гостиницей «Ренессанс Москва Олимпик» является система OPERA, которая поддерживает все этапы работы отеля: от компьютерного резервирования номеров, регистрации, размещения и выписки гостей до управления номерным фондом, ведения бухгалтерии и финансов. Система OPERA полностью русифицирована и адаптирована для «Renaissance» совместно с популярным расчетно-кассовым комплексом для ресторанов Micros.

Тем не менее, более детально аспект взаимодействия основных служб гостиницы «Ренессанс Москва Олимпик» будет рассмотрен на примере деятельности одного из ее подразделений, отделе по организации и проведению мероприятий.