4.6. Специальные мероприятия

В фандрейзинге широко практикуются специальные разовые мероприятия - балы, вечера, конкурсы, чество­вания, марафоны, аукционы, подписки, презентации, кон­ференции, обеды и т.д., во время подготовки и проведе­ния которых и привлекается внимание потенциальных доноров к проекту или программе и одновременно собира­ются необходимые средства. Их организация отнимает достаточно много сил и времени, и уже обсуждавшиеся методы должны быть использованы первыми, но их про­ведение может создавать хорошую рекламу проектам и организации, вовлекать штатных и добровольных сотруд­ников в реальную работу. Многие организации и учреж­дения культуры весьма расположены к устройству таких акций, ибо это их естественная творческая деятельность: спектакли, концерты, праздники... Специальная акция обычно представляет собой яркое событие, достойное вни­мания широкой общественности. Но для этого надо пора­ботать со СМИ, разослать программы, приглашения, обес­печить рекламу. Подобные акции надо по возможности делать регулярными, придавая им статус «фирменного блюда», «лица», «визитной карточки» организации.

Список приглашенных на такое мероприятие разраба­тывается за 7-8 недель. При рассылке приглашений в конверт вкладываются конверт для ответа и заготовка этого ответа. Все рассылаемые материалы должны быть добротно оформлены, потому что для каждого получателя приглашение на такое мероприятие является подтверж­дением его высокого социального статуса и хорошей ре­путации. На вечернее мероприятие разумно пригласить вместе с супругой или супругом. Через пару недель следует позвонить тем, кто не дал ответа, и спросить, смогут ли они прийти, и затем забронировать места. Тем, кто отклонил приглашение, необходимо направить письмо, выражающее надежду на то, что они смогут посетить дру­гое мероприятие в этом году. Тем, кто принял приглаше­ние, необходимо сообщить всю необходимую дополнитель­ную информацию.

Приглашенные участники мероприятия могут полу­чать в рамках поддержки конкретного проекта различ­ный статус. Например, если некто приобрел 10 билетов

234

по 1000 долларов, то он может приобрести статус патро­на, т.е. получает почетное место, право на участие в коктейле или ужине по окончании мероприятия. Если участник приобретает 10 билетов по 500 долларов, то он получает статус спонсора, например, получает право на специальное место и участие в коктейле. Иногда в ответе приглашенные извиняются за невозможность участия в мероприятии, но посылают чек на определенную сумму или сообщают о соответствующем перечислении средств.

Во время проведения мероприятия должен быть обес­печен высокий уровень обслуживания (угощение, инте­рьер помещения, фото- и видеосъемка, ТВ и т.д.).

По итогам проведения мероприятия обязательно дол­жен быть проведен анализ его подготовки, проведения и эффективности.

Приемы и презентации. Несмотря на то, что многие спонсоры не связывают себя обязательствами посетить мероприятие, многие арт-группы убеждены, что именно качество их работы будет привлекательно для спонсоров, и проводят специальные вечера (спектакли, показы и т.д.), на которые приглашают потенциальных и уже имеющих­ся спонсоров. Иногда спонсоры рады возможности уви­деть работы арт-организации и посмотреть на реакцию публики; другие считают это слишком изощренным спо­собом привлечь спонсора и полагают, что подобный под­ход выдает неумение арт-группы приспособить свой па­кет к интересам данной компании. Поэтому важно точно уяснить, зачем проводится прием и почему приглашены именно эти люди. Разумно провести несколько контраст­ных приемов в течение года, предоставить спонсорам широкий выбор и продемонстрировать диапазон возмож­ностей организации.

Во время самого мероприятия надо отметить каждого из прибывших гостей, дать им уточненную программу, указать, где находится гардероб, буфет или бар, другие помещения. Если необходимо выделить конкретного гос­тя из остальной публики, подготовьте для него значок в петлице или на лацкане. Кто-то должен быть подробно проинструктирован, как проводить гостей, обеспечить их всех напитками, позаботиться, чтобы все были представ­лены друг другу. Опыт показывает, что члены правления и персонал должны быть хорошо проинструктированы

235

перед мероприятием. Они должны не только знать имена гостей и названия их компаний, но и быть в курсе их спонсорской деятельности. Это дает возможность пока­зать работу и ответить на возникающие вопросы, а нена­вязчивый интерес, проявленный к потенциальным спон­сорам, никогда не будет дурно истолкован.

Всегда полезно, чтобы члены артистической группы были готовы присоединиться к гостям после шоу - при условии, что они тоже хорошо проинструктированы и не будут стоять отдельной группой, разговаривая друг с другом.

Выступления, речи и спичи во время приема должны быть краткими и по существу дела, информативными и позитивными. Выступления более уместны после спектак­ля, чем в перерыве - если это не будет слишком поздно.

Необходимо продумать легкое угощение - многие из гостей придут к приему прямо из офиса. Целесообразно предложить несколько канапе перед шоу, а буфет - пос­ле. Еда и напитки должны отражать статус арт-группы: шампанское и икра могут указывать на то, что у органи­заторов больше денег, чем ума.

Сразу после шоу нужно устроить «разбор полетов». При этом могут быть полезными любые замечания и ком­ментарии сотрудников, обслуживавших вечер. Например, реплика одного из гостей, что ему было приятно таким образом отметить свой день рождения, может подсказать решение послать ему поздравительную открытку. А упо­минание о чьем-то шефе, который хотел бы быть на вече­ре, но его жена внезапно заболела, - другой вариант действий.

Несколько дней спустя можно позвонить присутство­вавшим гостям с тем, чтобы узнать, понравилось ли им, собираются ли они ознакомиться с пакетом спонсорских предложений и можно ли обсудить с ними планы в дета­лях. Свой подход необходим к тем, кто сказал, что при­дет, и не пришел: имеется возможность сыграть на их «комплексе вины».

Ошибочно считать, что после такого вечера со спон­сорством сразу же все будет в порядке. Целью «стимули­рующих» мероприятий является не продажа спонсорских пакетов, а лишь знакомство с потенциальными спонсора­ми - и это только первый шаг.