3.3.4.4. Впровадження un/edifact у діяльність підприємств (організацій)
Стислий огляд змісту стандарту показує, що UN/EDIFACT — це сформульована певним чином мова подання комерційних документів, яку доцільно використовувати для зв’язку підприємств із зовнішніми організаціями. Під зовнішніми організаціями тут маються на увазі бізнес-партнери, клієнти, суміжники і т. ін.
Ось приклад з матеріалів Робочої групи WP4. Якщо дві компанії використовують власні внутрішньофірмові стандарти для подання електронних документів, то під час обміну інформацією їм буде потрібне подвійне перетворення форматів повідомлень (рис. 3.14).
Рис. 3.14. Схема перетворення форматів для двох підприємств у різних країнах
За збільшення кількості партнерів, які беруть участь в інформаційній взаємодії, кількість перетворень зростає згідно з формулою (рис. 3.15):
С = N (N – 1),
де С — кількість необхідних перетворень при використанні різних стандартів партнерами;
N — кількість партнерів, які беруть участь в інформаційній взаємодії.
Рис. 3.15. Графік зростання кількості перетворень форматів для 14 партнерів
З рис. 3.16 видно, що ефективність використання UN/EDIFACT є тим вищою, чим більше партнерів обмінюється комерційною інформацією, тому що економічність використання каналів зв’язку і витрати, пов’язані з перетворенням форматів повідомлень, вищі при більших інформаційних потоках.
Водночас немає сенсу вести мову про використання UN/EDIFACT абстрактно. Існують різні версії стандарту, тому на практиці номер версії і статус повідомлень, які використовуються, обов’язково вказуються в спеціальних угодах між партнерами («Угода про обмін даними»).
На сучасному етапі термін UN/EDIFACT (або просто «EDIFACT») трапляється в зарубіжних і вітчизняних публікаціях досить часто. Стандарт широко рекламується як перспективний засіб безпаперової технології. З посиланням на європейських експертів повідомляється про виграш у 50—60 млрд доларів у торговельних відносинах між США і Західною Європою при переході на електронний обмін даними. Європейське співтовариство створило спеціальну робочу групу «TEDIS» для координації робіт з питань UN/EDIFACT. Преса інформує про введення економічних санкцій «за подання документів не в стандарті EDIFACT», виходячи з чого необхідно зробити висновок, що «фірмам, які працюють на зовнішньому ринку, необхідно або освоювати EDIFACT, або платити за кожний переклад документа в цей стандарт».
Може скластися враження, що впровадження міжнародного стандарту не є актуальним для організацій, які не мають прямого зв’язку із зарубіжними партнерами. Адже вітчизняні підприємства майже не використовують EDIFACT. Проте перехід на використання UN/EDIFACТ у межах окремого підприємства може бути виправданим не тільки незалежно від виходу на зарубіжний ринок, а й у зв’язку із здійсненням автоматизації управління. Розробникам інформаційних систем управління рекомендується під час проектування власних баз даних використовувати готові структури і синтаксичні характеристики компонентів довідника комерційних елементів даних UNTDED. За виникнення потреб у зв’язках із зарубіжними партнерами це дозволить запобігти необхідності адаптації внутрішніх даних до вимог UN/EDIFACT. Якщо ж такої потреби не виникне, все одно краще використати розробки експертів ЄЕК ООН, ніж проектувати власні БД з унікальними структурами.
Повномасштабне використання стандарту викликає необхідність наявності у кожного з учасників обміну комерційними повідомленнями відповідного програмно-апаратного комплексу (рис. 3.16).
Рис. 3.16. Взаємодія UN/EDIFACT-транслятора і електронної пошти інформаційної системи підприємства
ІСУ підприємства на підставі інформації, зосередженої в БД, за спеціальними запитами виконавців формує документи належної форми. За необхідності пересилання документів суміжникам інформація передається трансляторові, який перетворює зміст документа в стандартне повідомлення UNSM, яке, в свою чергу, через електронну пошту передається по каналах зв’язку з кореспондентами. Слід звернути увагу на дві особливості цієї схеми.
По-перше, припускається, що АСУ підприємства функціонує на основі «безпаперової технології»: як такі документи на бланках у межах підприємства для управлінської діяльності не використовуються. Разом з тим електронні документи у будь-якій встановленій формі формуються для зв’язку із зовнішніми кореспондентами, а всередині підприємства враховуються і опрацьовуються безпосередньо.
По-друге, безпосередньо перетворенням (трансляцією) з внутрішнього стандарту підприємства в UN/EDIFACT і навпаки займається окремий програмний комплекс — Конвертор, пов’язаний з власною БД довідників стандарту UN/EDIFACT.