Тема 10. Контролювання та регулювання як загальні функції менеджменту

10.1. Сутність та етапи процесу контролю

Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають.

Аналіз моделі процесу контролю свідчить, що власне процесу контролю передує встановлення критеріїв (стандартів).

Критерії (стандарти) являють собою специфічні цілі, на закладі яких оцінюється прогрес щодо їх досягнення. Вони мають бути визначеними ще в процесі виконання функції планування.

В межах процесу контролю можна виділити три основних етапи:

1 етап. Вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації. Звичайно, використовують чотири основних методи вимірювання:

1. особисті спостереження;

2. статистичні звіти;

3. усні звіти підлеглих;

4. письмові звіти підлеглих.

2 етап. Порівняння результатів реального виконання з встановленими стандартами. На етапі порівняння встановлюється ступінь відхилення реального виконання від стандарту. На цьому етапі принципово важливим є визначення прийнятного (допустимого) рівня відхилень.

3 етап. Реакція на порівняння. Менеджер може обрати один з трьох варіантів дій:

а) нічого не робити;

б) коригувати діяльність підлеглих;

в) коригувати стандарти діяльності.

10.2. Види, параметри та інструменти управлінського контролю

Найбільш поширеним способом класифікації видів контролю є класифікація за критерієм часу здійснення контрольних операцій.

Випереджаючий контроль. Його завдання – відслідковувати якість та/або кількість “вхідних” ресурсів в організацію (фізичних, людських, інформаційних, фінансових тощо), перш ніж вони стануть частиною системи організації.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході трансформаційного процесу. Він грунтується на вимірюванні фактичних результатів діяльності і оперативному реагуванні керівника на відхилення, що виникають. Поточний контроль дозволяє з’ясувати причини відхилень.

Заключний контроль проводиться вже після завершення трансформаційного процесу. Основний його недолік – це констатація відхилень від стандартів на завершальному етапі, коли збитки вже наявні. Ефективність заключного контролю нижча проти випереджаючого та поточного.

Параметри ефективної системи контролю. Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв, з-поміж яких можна виділити такі:

1. Точність.

2. Своєчасність.

3. Економічність.

4. Гнучкість.

5. Зрозумілість.

6. Обґрунтованість критеріїв.

7. Стратегічна спрямованість.

8. Численність критеріїв.

Інструменти управлінського контролю. На практиці всю сукупність інструментів контролю поділяють на такі групи:

1. інструменти фінансового контролю: фінансовий аналіз, бюджетування, аудит;

2. інструменти операційного контролю: регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій по удосконаленню роботи;

3. інструменти контролю поведінки робітників в організа­ції.

10.3. Контроль поведінки робітників в організації

Процес контролю поведінки робітників в організації включає:

1. Визначення стандартів діяльності робітників.

2. Вимірювання реального виконання: оцінка за абсолютними стандартами, оцінка за відносними стандартами, оцінка за критерієм ступеня досягнення цілей.

3. Прямий управлінський вплив на поведінку робітників в організації: винагородження; підвищення кваліфікації підлеглих; підсилення мотивації; дисциплінарний вплив.

4. Непрямий управлінський вплив на поведінку робітників в організації: ефективна селекція (підбір кадрів); сприйняття та використання феномену організаційної культури; формалізація процедури прийому на роботу; навчання робітників (тренінг).

Контрольні запитання

1. Дайте визначення сутності контролю, як функції управління.

2. Дайте характеристику основних етапів процесу управлінського контролю

3. Ная які цілі спрямований випереджаючий, поточний і заключний контроль?

4. Яким вимогам повиненна відповідати ефективна система контролю?

5. Дайте характеристику основним інструментам фінансового контролю.

6. Яким чином здійснюється поточний контроль в організації?

7. Яким чином здійснюється контроль поведінки працівників в організації?