6.4. Інвентаризація майна і коштів підприємства.

Інвентаризація є одним з основних методичних прийомів бухгалтерського обліку.

Інвентаризація – це складання опису майна (інвентарю) підприємства, установи; періодична перевірка наявності товарно-матеріальних та грошових цінностей, що перебувають на балансі підприємства на певну дату, стану їх зберігання, правильності ведення складського господарства і реальності даних обліку.

Інвентаризація є важливим засобом контролю за зберіганням майна, дотриманням фінансово-платіжної дисципліни.

За повнотою охоплення господарських засобів, коштів і розрахунків підприємства інвентаризація буває:

• повна, яка охоплює усе майно і розрахунки підприємства (річна інвентаризація);

• часткова, у процесі якої здійснюють інвентаризацію окремих видів господарських засобів і розрахунків (інвентаризація каси, інвентаризація матеріальних запасів тощо).

За часом проведення виділяють такі види інвентаризації:

• разова, що її здійснюють одноразово (один раз у рік);

• періодична, яку проводять періодично, протягом року;

• перманентна, яку проводить постійна інвентаризаційна комісія.

За організацію проведення інвентаризації відповідає керівник підприємства. Він визначає об’єкти інвентаризації, періодичність і терміни її проведення.

Існують випадки, коли проведення інвентаризації є обов’язковим, а саме:

а) при переданні майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство;

б) перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов’язань, інвентаризація яких проводилася після 1 жовтня звітного року. Інвентаризацію будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних фондів проводять один раз у три роки, а бібліотечних фондів – один раз у п’ять років;

в) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передання справ);

г) при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

д) за приписом судово-слідчих органів;

е) у випадках техногенних аварій, пожежі, стихійного лиха (на день після закінчення явищ);

є) у разі ліквідації підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

Для проведення інвентаризації згідно з наказом керівника на підприємстві створюють інвентаризаційну комісію. Інвентаризаційна комісія – це колективний орган, що його формують з групи осіб, наділених певними повноваженнями щодо з’ясування фактичної наявності й стану активів та фінансових зобов’язань підприємства та щодо прийняття рішень за результатами проведеної інвентаризації. Інвентаризаційні комісії бувають внутрішніми (формуються з працівників підприємства), зовнішніми (до їхнього складу входять лише представники зовнішніх органів контролю) та комбінованими (формуються з працівників підприємства та посадових осіб державних органів контролю). До складу внутрішньої інвентаризаційної комісії неодмінно входить головний бухгалтер або представник бухгалтерії. Склад комісії затверджують наказом.

У процесі інвентаризації визначають фактичну наявність об’єктів інвентаризації (цінностей підприємства), дані про які записують у спеціальному документі – інвентаризаційному описі, котрий підписують усі члени комісії. Існують типові форми інвентаризаційних описів. Фактичну наявність об’єктів обліку під час проведення інвентаризації визначають безпосереднім обмірюванням, зважуванням, перерахунком об’єктів інвентаризації, а також вивіренням документів. При проведенні інвентаризації неодмінно повинна бути присутня матеріально відповідальна особа. Вона дає розписку, що всі прибуткові й видаткові документи стосовно обліку матеріальних цінностей здано до бухгалтерії.

На час проведення інвентаризації діяльність підрозділу припиняється. Здійснення операцій можливе тільки в особливих випадках і лише за дозволом керівника підприємства.

Результати інвентаризації зіставляють з обліковими даними у звірювальних порівняльних відомостях. Унаслідок такого зіставлення встановлюють відповідність або невідповідність облікових і фактичних даних, тобто:

а) фактичний і бухгалтерський записи збігаються;

б) фактичний залишок менше облікового – нестача;

в) фактичний залишок більше облікового – надлишок.

Нестачу або надлишок матеріальних цінностей, які виявлені в процесі інвентаризації, називають інвентаризаційними різницями.

Інвентаризаційні різниці регулюють за таким порядком:

• основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, кошти, інше майно, що виявилися у надлишку, підлягають оприбуткуванню (узяттю на облік) та зарахуванню відповідно до інших доходів від операційної діяльності або до інших доходів від звичайної діяльності з подальшим встановленням причин виникнення надлишку і винних у тому осіб;

• нестачу цінностей у межах затверджених норм списують за рішенням керівника підприємства на загальновиробничі витрати. Норми природного убутку (зменшення) можна застосовувати лише в разі виявлення фактичних нестач;

• понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від їх псування відносять на винних осіб за цінами, за якими розраховують величину шкоди;

• понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей та готової продукції, якщо винних не встановлено, зараховують на збитки підприємства.

Матеріали інвентаризації та рішення щодо регулювання розбіжностей оформляють протоколом, який затверджує керівник підприємства, та вносять до звіту підприємства.

Порядок проведення інвентаризації та регулювання розбіжностей щодо фактичної наявності й зобов’язань з даними бухгалтерського обліку визначає Міністерство фінансів України.

Висновки

Документація та інвентаризація – складові методу бухгалтерського обліку. Документація – це процес суцільного й неперервного відображення об’єктів бухгалтерського обліку в первинних бухгалтерських документах. Первинна документація є основою бухгалтерського обліку. Для реєстрації господарських операцій використовують різні за формою і змістом первинні бухгалтерські документи. До змісту й оформлення первинних бухгалтерських документів існують певні вимоги, оскільки від того залежать точність і достовірність даних бухгалтерського обліку. Первинні документи є основними носіями облікової інформації, тому їх необхідно належно опрацьовувати і зберігати.

Для уточнення і коригування даних бухгалтерського обліку застосовують інвентаризацію. У процесі проведення інвентаризації складають опис майна підприємства на підставі періодичної перевірки цінностей, що перебувають на його балансі, стану їх зберігання, правильності ведення обліку й оцінювання.

8