6.2. Вимоги щодо змісту й оформлення бухгалтерських документів.

Для реєстрації господарських операцій використовують різні за формою і змістом первинні бухгалтерські документи.

Первинні документи для надання їм сили й доказовості повинні мати обов’язкові реквізити (характеристики):

• назва документа (форми);

• дата і місце складання;

• назва підприємства, від імені якого складено документ;

• зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;

• посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

• особистий підпис та інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу одержувача тощо.

У разі відсутності будь-якого реквізиту первинний документ втрачає свою доказову силу і не може бути підставою для здійснення записів у системі рахунків бухгалтерського обліку.

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

• первинні документи треба складати в момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення;

• документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України (див. Додаток 4) або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами й відомствами. Документування може здійснюватися з використанням самостійно виготовлених бланків, але з неодмінним дотриманням усіх реквізитів, передбачених типовими формами.

• документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинних носіях, застосовують у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили й доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації. На вимогу інших учасників господарських операцій, правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами, підприємство, установа зобов’язані за власний рахунок зробити копії таких документів на паперових носіях;

• записи в первинних документах роблять темного кольору чорнилом, кульковою ручкою, друкарською машинкою чи принтером;

• вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

• у грошових документах (чеки, касові ордери, платіжні відомості, платіжні доручення) суми проставляють як цифрами, так і прописом. Перше слово суми записують із великої літери;

• кожен первинний документ повинен містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

• керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов’язаних із відпуском грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів, іншого майна. Кількість таких осіб має бути обмежена;

• у випадках, встановлених законодавством, а також інструктивними документами міністерств і відомств України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Бланки суворої звітності друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов’язковим друкуванням на бланках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної вартості. Усі бланки суворої звітності підлягають нумерації;

• деякі первинні документи (накладні, платіжні доручення, податкові накладні, рахунки) оформляють у декількох екземплярах (через копірку);

• при складанні первинних документів можуть бути допущені помилки. У банківських (платіжне доручення, чек) і грошових (касові ордери) помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущена помилка, їх анулюють, а замість них оформляють нові. В інших первинних документах помилки можна виправляти;

• заборонено приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей. У разі виявлення таких документів, їх слід передати головному бухгалтерові;

• для упорядкованості руху та забезпечення своєчасного отримання первинних бухгалтерських документів наказом керівника підприємства, установи встановлюють графік документообігу, в якому вказують дати створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передання для оброблення та до архіву.