6.3. Бухгалтерське опрацювання первинних документів та їх збереження.

Усі первинні бухгалтерські документи з місць їх оформлення у встановлені терміни передають у бухгалтерію. Кожен первинний документ у бухгалтерії підлягає:

• перевірці;

• опрацюванню;

• погашенню.

Перевірку первинних документів здійснюють за суттю (чи відповідає господарська операція чинному законодавству), формою (правильність і повнота заповнення усіх реквізитів, цифрових і текстових записів, дотримання термінів оформлення і подання документів у бухгалтерію) та арифметичним підрахунком (перевірка цифр, підсумків).

Опрацювання первинних бухгалтерських документів охоплює їх кодування, таксування і групування.

Суть кодування полягає у тому, що показники первинного документа позначають чинною на підприємстві системою кодів.

Таксування – це визначення грошової оцінки господарської операції, яка виражена в первинному документі в натуральних або трудових вимірниках.

Групування документів – це об’єднання їх у групи за однорідними ознаками (касові, розрахункові тощо) за певний звітний період. Документи групують для скорочення облікових записів. Отримані внаслідок групування первинних документів підсумкові дані відображають у нагромаджувальних відомостях, журналах.

Закінчується опрацювання первинних документів їх погашенням. Бухгалтерські документи підлягають оперативному й обліковому погашенню.

Оперативному погашенню підлягають усі документи, що їх додають до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, які стали підставою для нарахування заробітної платні та інших подібних виплат. На них проставляють кореспондуючі рахунки, штампом або ручкою ставлять написи «Одержано» або «Оплачено» та зазначають дати погашення (числа, місяця, року).

При обліковому погашенні первинних бухгалтерських документів на них ручкою або штампом проставляють номери кореспондуючих рахунків (відповідно до змісту документа), номер реєстра, в який заносять дані з первинного документа та порядковий номер запису в ньому (номер рядка), дату й підписи виконавців, які опрацювали документ.

Погашені первинні документи передають на збереження до поточного архіву, в якому їх зберігають у спеціальних шафах під замком протягом звітного періоду (до кінця року).

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостатність відображення у них даних лягає на осіб, які склали та підписали ці документи. Підприємство вживає усіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованого та непомітного виправлення записів у первинних документах.

Після закінчення звітного періоду всі документи передають під розписку на збереження до постійного архіву. За організацію збереження документів відповідає головний бухгалтер. Видають документи з архіву для користування іншими підрозділами підприємства тільки за дозволом головного бухгалтера.

Первинні документи з архіву можуть також видаватися за рішенням відповідних органів (органів прокуратури, слідчих органів, контрольно-ревізійної служби, державної податкової адміністрації) у межах їх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право у присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що їх вилучають. Обов’язковим при цьому є складання реєстру вилучених документів.

Термін збереження бухгалтерських документів у постійному архіві визначають типові й галузеві інструкції та лист Міністерства фінансів України № 18–4141 від 29 липня 1997 р. «Про терміни зберігання бухгалтерських документів». Найчастіше цей термін становить 3 роки.

Після закінчення терміну зберігання та за умови проведення ревізії документів їх знищують, при тому складають акт на знищення документів, які не підлягають збереженню.