3.2.6. Отчеты

Средства разработки отчетов в Access предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчет может создаваться с помощью мастера или конструктора отчетов. Отчет, созданным мастером, можно доработать в режиме конструктора. При необходимости вывода результатов решения задачи в качестве основы для отчета может быть использован одно- или многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Конструктор отчетов позволяет легко структурировать и оформить данные, полученные в запросе.

Создадим однотабличный отчет с помощью конструктора на примере получения списков летательных аппаратов по видам, причем списки должны выводиться последовательно вместе с заголовками, датой формирования отчета, по каждому типу ЛА выдается колическтво объектов, присутствующих во всех контрактах.

В окне базы данных выберите объект Отчеты н нажмите кнопку Создать. В диалоговом окне выберите таблицу LA, которая будет служить источником данных для отчета, а также режим Конструктор. В открывшемся окне появится макет отчета. С помощью элемента меню Вид/Заголовок/примечание отчета добавьте в отчет разделы заголовка и примечания отчета, для выполнения требований к группировке и сортировке данных, отображаемых в отчете, нажмем кнопку на панели инструментов и задайте необходимые параметры (рис. 60):

Д

Рис. 60

ля размещения полей в отчете нажмите на панели инструментов кнопку и перенесите поле Vid_LA в область заголовка группы, а поле Name_LA – в область данных. Выде­лив мышкой поля, можно определить стиль отображаемых данных (размер шрифта, цвет и.т.д). В области примечание группы разместите поле с панели инструментов и определите в его свойствах на вкладке Данные в строке Данные функцию =Count([Name_LA]). Для вывода в области заголовок отчета разместите еще одно поле длы вывода текущей даты, для чего в его свойствах определите функцию =Now() а также Формат поля: Краткий формат даты. Макет отчета примет следующий вид (рис. 61):

Рис. 61

Рис. 62

Созданный отчет в режиме предварительного просмотра будет выглядеть как на рис.62.

На макете могли быть размещены и элементы оформления отчета - линии, прямоугольники, надписи и пр.

Процесс создания отчета с помощью мастера облегчается за счет того, что автоматически учитывается и отражается связь между таблицами, определенная в схеме данных (рис. 63), а также в диалоге указываются те промежуточные итоги, которые выносятся в отчет. Создайте отчет, содержа­щий данные, определяю­щие каждый контракт, а также общий объем под­писанного контракта. Фактически данные, вы­водимые в отчете, анало­гичны данным в много­табличной форме, соз­данной ранее, однако при создании отчета с помо­щью мастера в качестве источника данных испо­льзуются запросы и таблицы, но не ф

Рис. 63

ормы.

Необходимо определить источник данных – таблицу Kontract, а также поля, которые будут присутствовать в отчете (поле NK можно не включать в отчет, т.к. это просто номер записи в таблице Kontract). Далее Access в диалоге позволяет указать уровни группировки данных (в нашем случае это номер контракта). По кнопке Группировка можно доопределить интервалы группировки значений (обычная – для каждого значения поля группировки; например 10 – означает группировку с интервалом в 10 значений). В следующем диалоговом окне укажите сортировку для необходимых полей, а с помощью кнопки и вызываемого ею окна – необходимые итоги по каждой группе записей (в нашем случае это будет сумма по каждому контракту) (рис. 64).

Рис. 64

После сохранения созданного отчета необходимо доработать его в конструкторе (удобно расположить поля; убрать лишние надписи; для групповых данных в свойствах полей, расположенных в разделах Примечание группы и Примечание отчета, уточнить формулу =Sum([Стоимость]*[Кол-во]), т.к. ранее считалась только суммарная стоимость одного экземпляра ЛА). В результате макет отчета может выглядеть, например, следующим образом. Обратите внимание на то, что поле Марка ЛА имеет вид поля со списком, т.к. для него в таблице Kontract определена подстановка из таблицы LA. Фактически будет отражен тип ЛА - Ту-154, Су-25 и пр., а не номер типа, хранимый в таблице Kontract (рис. 65).

Рис. 65

В режиме предварительного просмотра отчет как на рис. 66.

Рис. 66