4.2. Оперативний облік персоналу

Оперативний облік наявності та руху персоналу ведуть відділи кадрів бюджетних установ на бланках типових форм. Прийняття на роботу, переміщення, надання відпустки, звільнення оформлюють наказами про прийняття на роботу, звільнення чи переведення на іншу посаду, роботу, записками-розрахунками про надання відпустки. Оперативний облік персоналу має забезпечувати своєчасне комплектування всіх підрозділів, а також дотримання штатної дисципліни.

Зауважимо, що бюджетні установи, як і кожен суб’єкт підприємницької діяльності, ведуть облік використання робочого часу, своєчасності виходів на роботу та часу її залишення. Основним джерелом інформації про використання робочого часу є дані табельного обліку, які фіксують у табелі відпрацьованого робочого часу й підрахунку заробітку.

Під час вивчення цього питання слід пам’ятати, що:

• табель використання робочого часу ведеться за загальноприйнятим порядком;

• у бюджетних установах табель є основним документом для нарахування заробітної плати.

Крім того, дані табелю використовують для складання звітності з праці та аналізу трудової дисципліни.

Нормативна тривалість робочого часу (не більш як 40 годин на тиждень) поширюється також на працівників бюджетних установ. Для окремих категорій працівників законодавчо встановлено скорочену тривалість робочого часу (лікарі, вчителі, викладачі).

Результати праці працівників бюджетних установ, як правило, не дістають втілення у фізичному вимірюванні продукції, а набувають форми нематеріальних благ. З огляду на це здійснюють облік кількості та якості затраченої праці шляхом встановлення обсягу робіт, який необхідно виконати за певний відрізок часу й на відповідному якісному рівні. Певні особливості має нормування робочого часу в загальноосвітніх школах, вищих навчальних закладах, медичних установах.

Іншими особливостями обліку відпрацьованого часу, на які варто звернути увагу, є:

• бюджетні установи працюють у режимі шестиденного чи п’ятиденного тижня;

• облік відпрацьованого часу ведуть у календарних чи академічних годинах;

• в установах охорони здоров’я немає єдиного графіка роботи, але всі графіки роботи складаються з розрахунку тижневого фонду робочого часу лікарів;

• для окремих категорій працівників ведеться сумарний облік відпрацьованого часу.

Зауважимо, що в бюджетних установах праця лише незначної частини працівників вимірюється кількістю та якістю виробленої продукції (працівники молочних кухонь, зубопротезних відділень, ремонтних служб і дільниць).

Розглядаючи питання про форми та системи оплати праці, варто опрацювати такі законодавчі та нормативні правові акти:

• Закон України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р.;

• Постанову Кабінету Міністрів України «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» від 30.08.2002 р. №1298 (з подальшими змінами);

• Інструкцію зі статистики заробітної плати, затверджену Державним комітетом статистики України 13.01.2004 р. №5;

• галузеві схеми посадових окладів.

Згідно із Законом України «Про оплату праці» заробітна плата — це винагорода, обчислена, як правило, в грошовому вираженні, яку за трудовим договором власник або уповноважений ним орган виплачує працівникові за виконану ним роботу.

Слід пам’ятати, що держава регулює оплату праці працівників бюджетних установ за допомогою:

• установлення розміру мінімальної заробітної плати;

• установлення умов і розмірів оплати праці працівників на підставі законодавчих та інших нормативних актів України, генеральної, галузевих і регіональних угод, колективних договорів у межах асигнувань за рахунок загального та спеціального фондів;

• оподаткування доходів фізичних осіб.

Підґрунтям організації оплати праці є тарифна система, яка включає:

• тарифні сітки;

• тарифні ставки;

• схеми посадових окладів;

• тарифно-кваліфікаційні характеристики.

За тарифної системи діють дві форми оплати праці працівників — почасова і відрядна, які передбачають низку систем для різних організаційно-технічних умов праці.

Домінантною формою оплати праці в бюджетних установах є почасова, яка має два різновиди — штатно-окладну та погодинну систему.

Штатно-окладна система оплати праці передбачає встановлення кожному працівникові місячного окладу (ставки) відповідно до посади, яку він обіймає. При цьому варто чітко розуміти різницю між варіантами цієї системи оплати праці чи її різновидами.

Почасова система оплати праці в бюджетних установах також має два варіанти — просту почасову й почасово-преміальну. Рівень поширення останньої визначається фінансовими можливостями бюджетних установ.

Відрядна форма оплати праці в бюджетних установах має обмежене застосування.

Відповідно до Закону України «Про оплату праці» заробітна плата поділяється на основну, додаткову, інші заохочувальні та компенсаційні виплати. Конкретний перелік виплат, які належать до основної, додаткової заробітної плати, інших заохочуваль­них і компенсаційних виплат, установлено Інструкцією зі статистки заробітної плати, затвердженою Державним комітетом статистики України 13.01.2004 року № 5.

Слід пам’ятати, що цей перелік виплат утворює фонд заробіт­ної плати, який має використовуватися в суворій відповідності до його цільового призначення в межах сум, передбачених кошторисом. Контроль за правильним витрачанням фонду заробітної плати здійснюють розпорядники коштів вищого рівня, Рахункова палата, контрольно-ревізійні органи, органи Державного казначейства й самі бюджетні установи.

Контроль за дотриманням законодавства про оплату праці здійснюють також Міністерство праці та соціальної політики України, професійні спілки й інші органи (організації), що представляють інтереси найманих працівників. Вищий нагляд за дотриманням законодавства про оплату праці здійснює Генеральний прокурор України та підпорядковані йому прокурори.

Заробітна плата в разі почасової ставки визначається згідно із чинним тарифними ставками та кількістю фактично відпрацьованого часу. У бюджетних установах застосовують переважно місячні тарифні ставки, які називають посадовими окладами.

У деяких галузях бюджетної сфери (освіта, охорона здоров’я, культура) розмір посадових окладів визначається на підставі щорічної тарифікації.

У бюджетних установах діє система доплат і надбавок, різних за своєю економічною сутністю та розмірами. Право встанов­лювати їх надано керівникам бюджетних установ у межах обсягів заробітної плати, передбачених кошторисом:

• за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;

• за суміщення професій (посад);

• за розширення зон обслуговування чи збільшення обсягу робіт;

• за високі досягнення у праці;

• за виконання особливо важливої роботи;

• за складність, напруженість у роботі;

• за роботу в святкові та неробочі дні;

• за роботу в нічний час;

• за сумісництво.

Учителям, викладачам, майстрам виробничого навчання та іншим педагогічним працівникам загальноосвітніх шкіл і професійно-технічних навчальних закладів здійснюють доплату за клас­не керівництво, перевірку зошитів і письмових робіт, за керівництво предметами, цикловими та методичними комісіями, завідування навчальними кабінетами.

Від 1 січня 2001 року згідно із Постановою Кабінету Міністрів України від 31.01.2001 року № 78 упроваджено виплату педагогіч­ним і науково-педагогічним працівникам навчальних закладів і установ освіти надбавок за вислугу років залежно від педстажу і допомоги на оздоровлення в разі надання відпустки.

Особливу увагу потрібно приділити вивченню особливостей нарахування заробітної плати державним службовцям, яка формується із посадового окладу, доплат і надбавок:

• за ранг, класний чин, спеціальне звання;

• за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників;

• за високі досягнення у праці;

• за знання і використання в роботі іноземної мови;

• за вислугу років;

• за науковий ступінь.

Від 1 вересня 2005 року набрала чинності Постанова Кабінету Міністрів України від 30.08.2002 року № 1298 «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і кое­фіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери».

Варто мати на увазі, що в бюджетних установах, подібно до суб’єктів підприємницької діяльності, порядок нарахування заробітної плати за час щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв’язку із навчанням, творчої відпустки, додаткових відпусток працівників, які мають дітей, та компенсації за невикористані відпустки встановлюється Порядком обчислення серед­ньої заробітної плати, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 року № 100 зі змінами та доповненнями.

Нарахування виплат у всіх випадках збереження середньої заробітної плати та забезпечення допомоги у зв’язку із тимчасовою непрацездатністю здійснюють на підставі розміру середньоденної (годинної) заробітної плати.

Заробітна плата працівників бюджетних установ підлягає індексації у випадках, передбачених Законом України «Про індексацію грошових доходів населення» та Постановою Кабінету Міністрів України від 07.05.1998 року № 663 «Про затвердження Порядку проведення індексації заробітної плати та інших доходів громадян».

Фінансування витрат на заробітну плату здійснюється за окремою статтею (кодом економічної класифікації 1111 «Заробіт­на плата»).

Із заробітної плати працівників бюджетних установ через бухгалтерію здійснюють такі відрахування:

• податок із доходів фізичних осіб (рис. 2.11);

• за виконавчими листами судових органів і нотаріальними надписами, за письмовими заявами працівників про добровільну згоду платити аліменти на утримання дітей;

• відшкодування заподіяної установі шкоди;

• підзвітних сум, які не були повернуті в установлений термін;

• за товари, відпущені в дозволених випадках у кредит;

• внесків до профспілкового комітету (за наявності угоди між профкомом та адміністрацією, письмовими заявами працівників);

• єдиного соціального внеску;

• інші відрахування, визначені чинним законодавством.

Варто чітко засвоїти положення Податкового Кодексу України від 03.12.2010 р., який набрав чинності з 01.01.2011 року, Інструкції про порядок нарахування платником податку податкового кредиту щодо податку з доходів фізичних осіб, затвердженої наказом ДПУ від 22.09.2003 р. №442, звернувши особливу увагу на економічний зміст нових термінів механізму сплати податку.

Загальний розмір усіх утримань не може перевищувати 20% заробітної плати, а у випадках, передбачених законодавством, — 50% Σ заробітної плати, що підлягає видачі на руки.

Заробітна плата у бюджетних установах виплачується двічі на місяць: за першу половину місяця — аванс у розмірі 50 % заробітку за мінусом сум податків, належних до утримання в установленому порядку. За другу половину місяця — фактичний місячний заробіток за вирахуванням авансу й утримань.

Нарахування заробітної плати здійснюється за розрахунково-платіжними відомостями, а виплата — за платіжними відомостями, які складаються у визначеному порядку.

Облік заробітної плати і відповідних розрахунків є найбільш трудомісткою ділянкою облікової роботи, тому практично в усіх бюджетних установах цю роботу виконують на персональних комп’ютерах (ПК).

Рис. 2.11. Схема оподаткування доходів працівників бюджетних установ

У бюджетних установах практикують виплату заробітної плати працівникам через банкомати (рис. 2.12), використовуючи дебетові пластикові картки. Використання безготівкової форми розрахунків із працівниками має низку переваг як для бюджетної установи, так і для самих працівників.

Систематизація обліку розрахунків із працівниками за всіма видами заробітної плати здійснюється на пасивному рахунку 66 «Розрахунки із заробітної плати» та його субрахунках:

• субрахунок 661 — «Розрахунки із заробітної плати»;

• субрахунок 663 — «Розрахунки із працівниками за товари, продані в кредит»;

• субрахунок 664 — «Розрахунки із працівниками за безготівковими перерахуваннями на рахунки із вкладів у банках»;

• субрахунок 665 — «Розрахунки із працівниками за безготівковими перерахуваннями внесків за договорами добровільного страхування»;

• субрахунок 666 — «Розрахунки із членами профспілки безготівковими перерахуваннями суми членських профспілкових внесків»;

• субрахунок 667 — «Розрахунки із працівниками за позиками банків»;

• субрахунок 668 — «Розрахунки за виконавчими документами та інші утримання».

Рис. 2.12. Схема організації виплати заробітної плати через банкомати за допомогою дебетових пластикових карток

1 — укладання договору про надання послуг;

2 — укладання договору про відкриття карткового рахунка;

3 — виготовлення пластикової картки і присвоєння PIN-коду;

4 — перерахування суми заробітної плати на транзитний рахунок банку;

5 — подання банку реєстру зарахування на карткові рахунки;

6 — розподіл коштів із транзитного на карткові рахунки;

7 — операції транзакції;

8 — видача клієнтові сліпа;

9 — видача працівникові розрахункового листка.

Субрахунок 671 «Розрахунки з депонентами» призначений для обліку депонованої заробітної плати.

Бухгалтерські записи на суми нарахованої заробітної плати й утримань з неї відображають на підставі розрахунково-платіжних відомостей у «Зведенні розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендії» — типова форма № 405 (бюджет), яка одночасно є й меморіальним ордером № 5. Основні бухгалтерські проведення з обліку заробітної плати наведено в табл. 2.11.

Слід звернути увагу на особливості обліку операцій, пов’я­заних із виплатами допомоги та компенсацій громадянам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи.

Таблиця 2.11