Тема 5. Служба управления персоналом.

5.1. Функции и структура службы управления персоналом.

Служба управления персоналом является функциональным подразделением, так как по своей сути непосредственно не участвует в основной деятельности, но обеспечивает нормальное функционирование организации.

Служба управления персоналом – совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами, призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.²⁵

Движение от управления кадрами к управлению человеческими ресурсами характеризуется следующими основными изменениями в деятельности службы управления персоналом:

переходом от подбора и расстановки кадров к участию в формировании стратегии бизнеса и организационных изменений;

оказанием наряду с выполнением традиционных функции помощи линейному руководству;

профессионализацией сферы управления персоналом и сокращением в ней роли технических исполнителей, призванных просто фиксировать состояние кадров;

участием в формировании и реализации политики социального партнерства;

ориентацией на развитие человеческих ресурсов в тесной связи с целями организации, не сводящееся лишь к тренингу и повышению их квалификации и обеспечивающее ее высококвалифицированными, всесторонне развитыми и образованными сотрудниками.²⁶

Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое. В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа по формированию трудовых ресурсов. Суть кадровой работы в этом направлении состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

Стратегическое направление работы служб персонала ориентированно на формирование кадровой политики организации, то есть системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.

Функции управления персоналом – это конкретные виды управленческих работ, которые образуют циклический процесс управления персоналом.

Имеют место несколько подходов к классификации кадровых функций.²⁷ Согласно первому, группа функций объединяется определенной направленностью работы с персоналом:

1. Социальная функция. Отражается в обеспечении занятости, безопасных условий труда, охраны труда.

2. Нормативная или регулятивная. Выражается в установлении условий труда, соблюдении трудового законодательства, правил охраны труда, разрешении трудовых споров. Эта функция вытекает из положения службы персонала как системы урегулирования конфликта между интересами организации и интересами работников, и иных субъектов управления персоналом.

3. Воспитательная – отражается в способах мотивации, ответственности работников.

4. Информационно-аналитическая - заключается в информационном о беспечении деятельности организации.

5. Контрольная – позволяет службе персонала отслеживать складывающуюся ситуацию как внутри организации, так и на рынке труда.

Согласно другому подходу, деятельность кадровых служб можно вычленить в отдельные блоки, и внутри блоков выделить отдельные функции:

1. Функция делопроизводства (подготовка приказов по личному составу, ведение табельного учета и иные функции).

2. Административная деятельность (принятие основных законодательных положений в области организации и оплаты труда, заключение коллективных договоров).

3. Трудоустройство (прием на работу, ознакомление с рабочим местом, перевод ).

4. Группа функций, связанная с развитием кадров (подготовка, оценка кадров, управление карьерой сотрудников).

5. Функции поддержания и стабилизации персонала (материальное вознаграждение, социальные вопросы).

6. Группа разнородных функций (управление дисциплиной, условия труда и ТБ, контроль за трудовыми отношениями).

В научной литературе обычно называют следующие основные функции кадровой службы среднего и крупного предприятия:

• обеспечение кадрами; подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров;

• оформление трудовых правоотношений; организацию оплаты труда; выявление социальной напряженности в коллективе и снятие ее;

• развитие отношений с органами рабочего самоуправления; координацию работы по стабилизации условий труда и соблюдению техники безопасности; обеспечение каждого подразделения организации квалифицированными кадрами.

В Таблице 1. приведены типичные функции службы управления персоналом.

Таблица 1.

Основные типичные функции и задачи службы управления персоналом

Функции	Содержание задач в функциональном блоке
Определение потребности в персонале	Планирование качественной потребности в персонале. Выбор методов расчета количественной потребности в персонале. Планирование количественной потребности в персонале.
Обеспечение персоналом	Получение и анализ маркетинговой (в области персонала) информации. Разработка и использование инструментария обеспечения потребности в персонале. Отбор персонала, его деловая оценка.
Развитие персонала	Планирование и реализация карьеры и служебных перемещений. Организация и проведение обучения.
Использование персонала	Определение содержания и результатов труда на рабочих местах. Производственная социализация. Введение персонала, его адаптация в трудовой деятельности. Упорядочение рабочих мест. Обеспечение безопасности труда. Высвобождение персонала.
Мотивация результатов труда и поведение персонала	Управление содержанием и процессом мотивации трудового поведения. Управление конфликтами. Использование монетарных побудительных систем: оплата труда, участие персонала в прибылях и капитале предприятия. Использование немонетарных побудительных систем: групповая организация и социальные коммуникации, стиль и методы руководства, регулирование рабочего места.
Правовое и информационное обеспечение процесса управления персоналом	Правовое регулирование трудовых взаимоотношений. Учет и статистика персонала. Информирование коллектива и внешних организаций по кадровым вопросам. Разработка кадровой политики.

Современные службы персонала ориентированы на реализацию инновационных кадровых функций, к числу которых относятся:

• определение потребности в персонале, как текущей период, так и на перспективу;

• разработка разделов бизнес-плана «Персонал», их балансировка с другими разделами и обеспечение реализации;

• организация и осуществление анализа содержания труда, аттестации рабочих мест и разработки профессиограмм, определяющих требования рабочего места к работнику;

• разработка систем проверки профессиональных и личностных качеств претендентов на занятие, организации и нормирования труда, разработка предложений по их совершенствованию;

• разработка документов, определяющих трудовые отношения на предприятии;

• организация подбора персонала на основе профессиограмм, должностных инструкций, памяток и инструкций, положений о подразделениях, обеспечения их согласования и утверждения;

• планирование карьеры работников, обеспечение перемещений, организация системы кадрового резерва;

• организация и обеспечение работы по развитию персонала, повышению квалификации и переквалификации работников с использованием, как потенциала предприятия, так и иных образовательных учреждений;

• проведение исследований по выявлению мотивации работников к труду и разработка мероприятий по повышению удовлетворенности трудом;

• разработка систем группового и индивидуального материального стимулирования и морального стимулирования работников с учетом мотивации;

• проведение работ по повышению творческого уровня работников, развитию инновационного поведения;

• проведение исследований в целях создания эффективных рабочих команд;

• организация принятия совместных решений, проведения важных деловых встреч и переговоров, в том числе по обеспечению социальной защиты работников;

• анализ причин и урегулирование трудовых конфликтов;

• организация учета персонала и предоставления необходимой отчетности, проведение аналитической работы по управлению персоналом.

Функции службы управления персоналом определяют ее организационную структуру. При организации службы, структурировании ее состава необходимо исходить из следующих посылок. Перечень работ, связанных с обеспечением эффективного управления персоналом, имеет относительно стандартный вид для всех предприятий. Это значит, что их реализация является необходимым и достаточным условием реализации задач и функций управления. Принципиальное построение службы персонала в современных условиях не имеет общепризнанной формы.

Сегодня в России работа с кадрами рассредоточена в основном между разными службами и подразделениями организации. Так, численность персонала, общий фонд заработной платы обычно определяет плановый отдел, подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров осуществляет отдел технического обучения; нормирование труда, анализ производительности труда, установление разрядов, форм и систем заработной платы, численности специалистов, составление штатного расписания являются обычно функцией отдела труда и заработной платы; приемом и увольнением сотрудников, анализом их движения, поддержанием трудовой дисциплины занимается отдел кадров, обоснование норм труда, проведение мероприятий по их корректировке, механизации и автоматизации производственных процессов находятся в ведении технического отдела. Эти недостатки следует учитывать при разработке структуры службы персонала конкретного предприятия или организации. По мнению исследователей, на большинстве отечественных предприятий кадровой службы как совокупности взаимосвязанных структурных подразделений, участвующих в управлении персоналом, не было, однако наметились тенденции изменений.²⁸

Построение кадровой службы, распределение кадровой работы между структурными подразделениями, а внутри структурного подразделения между исполнителями может варьировать в большом диапазоне, поскольку зависит от многих моментов. Среди них следует отметить размер предприятия (численность занятого на нем персонала); объем управленческих работ каждого вида; понимание руководством задач управления персоналом: несмотря на эффективность комплексного подхода к управлению персоналом, на одних предприятиях, тем не менее, во главу угла ставиться, например, подбор кадров, на других – планирование трудовой карьеры, на третьих – оценка результатов и оплата труда. Влияют также стиль и методы руководства администрации подчиненными.

После определения функциональной структуры службы персонала, составляющих ее подразделений (отделов, бюро), решается вопрос о перечне задач каждого структурного подразделения, его функциях, численном составе и должностной структуре занятых в нём работников, должностных обязанностях каждого из них, а так же о взаимоотношениях подразделений друг с другом в рамках службы персонала и с другими подразделениями предприятия как в части входящей и исходящей информации, так и в отношении методического обеспечения кадровой работы, реализации функции контроля и надзора за ее проведением.

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и Уставом организации. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются такие факторы: общая численность работников организации; сфера деятельности организации, ее масштаб; социальная характеристика организации, структурный состав ее работников; техническое обеспечение управленческого труда. Основным критерием формирования штата службы персонала является численность работающих. Расчет численности службы управления персоналом нельзя признать рациональным, так как при этом не учитываются факторы, определяющие загрузку сотрудников данного подразделения. Например, при большом количестве работников предпенсионного возраста кадровая служба будет тратить значительное время на оформление пенсий; при повышенной текучести кадров – на оформление приема и увольнения с работы.²⁹

Численность персонала кадровых служб можно определить на основе нормативов времени. Существуют разнообразные методы расчета численности специалистов кадровой службы: экономико-математические методы; методы сравнений; методы прямого расчета. Наиболее распространенным и доступным методом расчета численности работников кадровой службы является ее определение через трудоемкость.

Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:

Ч ;

где Т1 – суммарная трудоемкость работ, рассчитанных по типовым нормам за год (квартал);

К1 – численность персонала;

Ф – фонд оплаты труда.³⁰

Должностной состав службы управления персоналом в каждом конкретном случае утверждается руководством организации. Квалификационным справочником установлены категории должностей и их названия.

При немногочисленности персонала и соответственно незначительной суммарной трудоемкости функций службы персонала выполнение отдельных задач может быть поручено конкретному специалисту, а не подразделению. В любом случае, вне зависимости от особенностей организации, состав функций отдела остается постоянным. Меняется только трудоемкость их выполнения.

Оптимальным является соотношение, при котором на 70-100 сотрудников предприятия приходится один специалист по работе с персоналом.

Рассмотрим последовательность проведения первоочередных мероприятий по созданию службы персонала.

В целях оптимизации финансовых и временных затрат на создание и начало эффективного функционирования службы персонала предлагается реализовать следующую последовательность действий:

1. Провести общую диагностику эффективности функционального взаимодействия между структурными подразделениями организации и выборочный анализ делового потенциала определенных категорий работников, выявить «болевые точки», требующие первоочередного «лечения» с помощью вновь со­здаваемой службы управления персоналом.

2. На основе полученной информации провести сопоставительный анализ реального состояния организационной культуры с имеющимся у руководства представлением о ее уровне, выработать план первоочередных и перспективных мероприятий по приведению в соответствие организационной культуры со стратегическими целями предприятия.

3. Осуществить корректировку предложенной организационно-штатной структуры службы персонала. Осуществить детализацию объема финансовых затрат на ее создание и обеспечение эффективного функционирования.

4. Подбор дополнительного персонала для службы и обучение специально выделенных сотрудников (при необходимости) современным технологиям изучения делового потенциала персонала и его «нацеливания» на достижение целей организации.

В рыночных условиях современному предприятию необходима четко организованная структура по управлению персоналом, во главе с руководителем и подготовленными специалистами. Примером может служить одна из ведущих компаний на рынке информационных технологий — "Информационные Бизнес Системы". Штат компании — около 500 человек. Управление по работе с персоналом — служба, поддерживающая основной бизнес и стремящаяся в максимальной степени активизировать весь потенциал человеческих ресурсов, используя различные технологии. В отделе персонала работают 6 человек, каждый из которых ведет свое направление:

директор по персоналу в статусе вице-президента, курирующий все направления деятельности отдела по работе с персоналом;

специалист по поиску и подбору — поиск, организация собеседований соискателей с руководителями подразделений, ведение базы данных по потенциально интересным кандидатам, отслеживание специалистов в конкурирующих компаниях (в том числе среди участников семинаров, проводимых специалистами), работа с вузами, работа с агентствами по подбору персонала;

специалист по развитию — организация обучения, подготовка и проведение атте­стаций, формирование кадрового резерва компании, ротация кадров, разработка си­стем мотиваций, как денежной (премии, участие в прибыли в различной форме — с выслугой лет, по подведению итогов работы, опционы акций компании, пенсионные схемы), так и нематериальной (продвижение по карьерной лестнице);

инспектор по учетно-денежному распределению — расчет премий, компенсаций;

специалист по работе с социальными программами — медицинская страховка, оздоровительные, культурные мероприятия; организация отдыха, подписание и ведение договоров с оздоровительными центрами, концертными залами, театрами, домами отдыха, пансионатами;

инспектор по ведению кадрового делопроизводства.

Для оптимизации работы кадровой службы был проведен тендер, и сейчас, принимается решение на установку глобальной компьютерной, программы по управлению персоналом. Результаты аттестаций, проводимых один раз в полгода, являются исходными данными для программы.

Один из динамично развивающихся банков - «Экспобанк» - имеет штат около 400 человек. Численность службы персонала – 4 сотрудника: руководитель службы; специалист по кадровому делопроизводству; специалист по подбору персонала. Функциональные обязанности закреплены следующим образом:

Руководитель службы. Решаемые задачи: руководство работой отдела в целом, аттестация персонала, работа с кадровым резервом, ротация.

Специалист по кадровому делопроизводству (2 чел.) - ведение кадрового дело­производства, разработка должностных инструкций, положений об отделах.

Специалист по подбору персонала - поиск, оценка и отбор кандидатов на открытые вакансии.

Вся служба в целом занимается разработкой тематических программ и проведением внутренних обучающих мероприятий с привлечением ведущих специалистов отделов.

Вне зависимости от выбранной схемы функционирования службы вновь формируемое подразделение имеет единую цель: содействие в увеличении индивидуального вклада каждого работника в достижение целей организации на основе постоянного развития и максимально полного использования делового потенциала персонала.