2 Організація управлінської діяльності

Процес прийняття рішення відноситься до числа творчих операцій в технології управлінських робіт. Він представляє собою сукупність дій з розробки управлінських рішень у відповідь на ситуації, які виникають у ході керованого процесу. Успішне прийняття рішення можливо за умови глибоких знань про структуру та види управлінських рішень, етапи їх підготовки, прийняття та реалізації, а також вимог, які пред’являються до їх якості.

Після проходження практики на ТОВ «Фірн» можна зробити висновок, що на цьому підприємстві не вистачає персоналу для виконання поставлених завдань. Кожен працівник виконує велику кількість функцій. Для того, щоб встигати вчасно здавати всі звіти, укладати договори, виконувати роботу з документацією працівники вимушені працювати додатково. Для раціональнішої організації роботи фахівців ТОВ «Фірн», я вважаю, потрібно додатково створити групу для планування виконуваних робіт.

Важливим напрямком удосконалення управлінської праці є зведення до мінімуму облікових та звітних документів, усунення надмірної переписки, зменшення числа інстанцій проходження документів, кількості віз на них і т. ін.

В загальному виді структура управлінського рішення охоплює наступні елементи: завдання, засоби, відповідальність та терміни. Управлінські рішення повинні задовольняти сукупності вимог, найважливіші з яких наступні:

1 Наукова обумовленість, за якою рішення засновані на достовірній інформації про стан об’єкту, враховують досягнення науки та техніки, реальні можливості реалізації рішення.

2 Несуперечність, чітка узгодженість з раніш наміченими цілями та прийнятими рішеннями.

3 Відповідність прийнятого рішення правам та зобов’язанням органу.

4 Ясність формулювання, яка забезпечує спрямованість на певного виконавця, вміщує в стиснутій (лаконічній) формі всю необхідну інформацію для успішної реалізації рішення.

5 Своєчасність, тобто прийняття рішення в момент необхідності.

6 Гнучкість прийнятого рішення залежить від того, що навіть найкомпетентніше рішення не слід розглядати як догму.

Для розробки ефективної технології управління необхідно класифікувати рішення за певними ознаками:

1 За характером дії рішення поділяються на оперативні (направлені на відновлення або часткову зміну відношень, поповнення втрат), організаційні (пов’язані з і зміною структури підприємства, документообігу, нормативів і т. ін.), перспективні (визначають головні напрямки розвитку об’єкту, тобто технічну політику підприємства в області вдосконалення технології, введення нової техніки, розширення асортименту продукції і т. ін.).

2 За часом здійснення рішення поділяються на довгострокові (більш 5 років), середньострокові (від 1 до 5 років), короткострокові ( до 1 року).

3 За ступенем визначеності рішення поділяються на детерміновані (дають кінцевий певний варіант рішення проблеми) та ймовірні (можуть бути отримані з деякою ймовірністю даних).

4 По організації розробки управлінські рішення поділяються на одноособові, колегіальні, колективні.

Залежно від умов підготовки УР можуть використовуватися наступні форми:

Акт - рішення широкого круга державних і громадських організацій.

Акцепт - рішення про прийом пропозиції про укладення оборудки на запропонованих в оферті умовах.

Бюлетень - рішення керівника про коротке повідомлення (сповіщенні) підлеглих але приводу події, що мають суспільне значення.

Декларація - урочиста програмна заява керівника.

Договір - рішення про проведення сумісних роботі вказівкою взаємних прав і зобов'язань в комерційних і некомерційних сферах діяльності.

Закон - рішення вищої державної влади, що носить загальнообов'язковий і непорушний характер.

Заява - офіційне повідомлення керівника вищого рангу.

Зміна - рішення про корінні зміни в якій-небудь діяльності.

Інструкція - рішення, що встановлює порядок і спосіб виконання яких-небудь дій.

Кодекс - зведення законів.

Контракт - рішення, звичайно комерційного характеру, про проведення спільних робіт з вказівкою взаємних прав і зобов'язань.

Концепція - система поглядів керівника, відбита в якому-небудь документі.

Модель якого-небудь процесу або явища - це рішення, що включає набір певних елементів і зв'язків, який із заданою точністю відтворює реакції реального процесу або явища на вхідні дії.

Норма - узаконений державою, галуззю або компанією порядок дії в якій-небудь області, наприклад, норма права, норма поведінки.

Норматив - організаційний, технологічний, економічний, соціальний показник норм, відповідно до яких здійснюється діяльність.

Огляд - стисле повідомлення про які-небудь процеси або явища.

Оферта - рішення, звичайно комерційного характеру, про пропозицію конкретному або будь-якій особі укласти операцію на вказаних умовах. Оферта є однією з двох сторін контракту.

Перелік - повідомлення, класифікованої по якому-небудь порядку.

План - рішення, що відображає цілі і конкретні завдання діяльності, засоби, методи і час їх реалізації.

Положення - рішення, що представляє набір законів, правил і інструкцій, що регламентують яку-небудь діяльність.

Порядок (розпорядок) - документ про доцільне розташування об'єктів для правильно налагодженої діяльності.

Ухвала - колективне або індивідуальне рішення найвищого органу влади для якої-небудь організації.

Правила - рішення, що враховує традиції організації і що представляє набір сталих норм поведінки і діяльності певних груп працівників, пропонованих для виконання.

Прейскурант - довідник, що включає ціни, тарифи на послугаи і послуги.

Прес-реліз - спеціальний бюлетень для термінової публікації в засобах масової інформації. Формується урядовими установами, міжнародними організаціями і прес-бюро.

Наказ (письмовий або усний) - рішення керівника, що вдягнувся владою в організації або крупному його підрозділі.

Протокол - рішення про віддзеркалення яких-небудь подій.

Розпорядження - рішення керівника, не наділеного адміністративними функціями.

Угода - рішення, що формує загальну позитивну інфраструктуру якої-небудь діяльності.

Указ - рішення глави держави, затверджене парламентом.

Вказівка - рішення, що носить методичний, технологічний характер, реалізується у формі повчання або роз'яснення.

Статут - набір правил, регулюючих діяльність яких-небудь організацій.

Виділяють такі методи аналізу і прогнозування УР:

- аналітичний метод - є набором прийомів для вибору і точного виконання правил і інструкцій при підготовці і розробці УР. Він заснований на використанні як модель математичних або логістичних залежностей, у вигляді формул, графіка, таблиць, статей, статутних документів і законодавства;

- статистичний метод - використовують як модель інформації про минулий вдалий досвід фірми. Модель може включати набір інструкцій, рекомендацій, відгуків, прикладів і ін. довідкової або описової інформації;

- метод математичного програмування - є набором прийомів для вибору і точного виконання результатів математичних розрахунків. Модель методу включає: систему формул, правила розрахунків при аналізі економічних і управлінських процесів;

- матричний метод - це набір прийомів для вибору і точного виконання домовленостей зацікавлених сторін при підготовці і розробці УР.

Також існують методи екстраполяції, серед яких найпоширенішими є методи екстраполяції по математичних моделях і графічний. Обидва методи вимагають наявності інформації про прогнозований параметр об’єкту за період в два і більше разу довше прогнозованого періоду. Для обліку змін якості об’єкту в прогнозованому періоді застосовуються коректуючи умови.

Для процедури організації виконання УР необхідні наступні дії керівника і апарату управління:

1 Оформити документацію про початок реалізації УР з вказівкою конкретного завдання, складу виконавців і системи їх підпорядкування, часу виконання завдання, проміжних етапів контролю ходу виконання, ресурсів, що виділяються.

2 Ознайомити і роз'яснити виконавцям зміст і порядок виконання УР.

3 Роз'яснити виконавцям УР їх права, відповідальність і повноваження при виконанні роботи.

4 Обговорити з розробниками УР невраховані деталі для успішного виконання робіт.

5 Акцентувати увагу виконавців на ступені важливості пропонованої роботи.

6 Виділити виконавцям необхідні оргтехніку, приміщення і вказати на джерела необхідної ділової інформації.

7 Активізувати роботу виконавців по ефективній реалізації УР.

8 Здійснювати періодичний контроль ходу виконання виконавцями УР.

9 Здійснювати практичну оцінку реалізованого УР.

10 Здати в архів документацію по розробці і реалізації управлінського рішення.

В рамках організаційно-розпорядливої діяльності керівник і апарат управління (суб'єкти рішення) повинні активно займатися соціально-психологічною і пропагандистською роботою із співробітниками, що реалізовують УР.

Багато фахівців з розробки і реалізації УР радять привертати виконавців до розробки УР, для того, щоб вони наперед знайомилися з концепцією УР і завданнями, які витікають з нього. Майбутні виконавці, що беруть участь в розробці УР, вносять в нього елементи реальності, оскільки добре знають предмет УР, його резерви і труднощі.

Документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють вдосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Класифікація документів:

1) Розпорядчі документи (вказівки, інструкції, накази, положення, постанови, рішення, розпорядження, статути, укази, ухвали) – це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

2) Довідково-інформаційні документи (акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові, доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, факси) – переважна більшість документів, то відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

3) Особисті офіційні документи (автобіографії, доручення, заповіти, заяви, посвідчення, пропозиції, рапорти, розписки, скарги) - це документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, послуг тощо, закріплюють свої права перед державою, установами (підприємствами), іншими особами.

4) Документація з кадрово-контрактових питань (заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особовому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки) – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо.

5) Організаційні документи - це документи, що закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації й підприємства у їх діяльності поряд із актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями [3, 8, 12].

В процесі управління виробничою системою безперервно виникають ситуації, коли керівник в межах своїх повноважень особисто повинен прийняти найкраще з можливих варіантів рішення та реалізувати його на практиці.