5.3.2. Возможности ввода данных в Access

Ввод данных в таблицу может быть осуществлен в режиме Таб­лица при работе с объектом ТАБЛИЦА.

Если таблица была создана ранее и в настоящий момент она зак­рыта, то попасть в режим Таблица можно, позиционировавшись на вкладке Таблица в окне БД на имени нужной таблицы и щелкнув по кнопке Открыть.

При создании новой таблицы после описания ее структуры мож­но сразу перейти в режим Таблица и приступить к вводу данных.

Каждая таблица содержит пустую запись, которая следует за по­следней существующей записью и предназначена для ввода новых данных. Эта запись отмечена слева символом «звездочка» (*). Пози­ционироваться на эту запись можно разными способами, например, щелкнув по соответствующей кнопке Новая запись в панели пере­мещения по записям или выбрав позицию меню Вставка/Но­вая запись, или просто мышью.

Введенные данные автоматически сохраняются при переходе к другой записи.

Для ускорения ввода данных в текущее поле таблицы могут быть использованы определенные комбинации клавиш:

Клавиша	Действие
[Ctrl]+[;]	Вводит текущую дату
[Ctrl]+[:]	Вводит текущее время
[Ctrl]+[Alt]+[Пpo6eл]	Вводит значение поля, установленное по умолчанию
[Ctrl]+['](anocrpoф) или ["] (кавычки)	Вводит значение того же поля из предыдущей записи

Для перехода между записями можно использовать кнопки внизу окна таблицы в панели перемещения по записям (к первой, следую­щей, предыдущей, последней записи).

Для облегчения процесса ввода данных в БД можно использовать соответствующие свойства полей: значение по умолчанию, маска вво­да, формат поля.

Значение по умолчанию. Обычно в этом качестве указывается какое-то постоянное значение, однако можно использовать и выраже­ние. Например, для ввода текущей даты можно в качестве значения по умолчанию использовать функцию =Date(). Значение, введенное по умолчанию, может быть впоследствии изменено.

Выражения, которые используются в качестве значений по умол­чанию, не должны содержать ссылок на элементы управления и дру­гие поля, а также функций, определенных пользователем. Выраже­ния могут записываться непосредственно или строиться с помощью «Построителя выражений».

Маска ввода (InputMask). Использование маски позволяет оп­ределить значения, которые можно ввести в поле, и не только обес­печивает контроль правильности ввода данных, но и облегчает их ввод. Значение свойства «Маска ввода» может быть введено вручную или с помощью Мастера масок ввода.

Используемые в масках знаки и их интерпретация приведены в приложении 1.

Рассмотрим некоторые примеры использования масок ввода.

1. Маска ввода для поля «Телефоны» может выглядеть следующим образом:

\(999")-"999\-9999

В приведенном примере константы (скобки, дефисы) отражаются на экране, но в базу данных не вводятся.

2. Пусть на фирме адрес электронный почты (ЭП) сотрудников формируется следующим образом: префикс - любые четыре симво­ла, а затем для всех указывается @firm.ru

В этом случае маска может выглядеть следующим образом:

АААА"@ firm "."ru";0

Значение свойства «Маска ввода» может содержать до трех раз­делов, разделенных точкой с запятой (;). Первый представляет саму маску ввода, второй - определяет режим занесения в таблицу тексто­вых констант, добавляемых к знакам, вводящимся пользователем. «О» в данном компоненте указывает, что текстовые константы сохраня­ются вместе с введенными пользователем значениями; значение «1» или пустое значение данного раздела указывает, что сохраняются толь­ко знаки, введенные пользователем. В данном примере постоянная часть адреса электронный почты сохраняется в БД. Третий раздел определяет знак, используемый для изображения пустых позиций в маске ввода, в которые помещаются вводящиеся пользователем знаки.

Свойство «Формат поля» (Format). Кроме свойства «Маска вво­да» в Microsoft Access можно задать еще свойство «Формат поля» (Format). Их использование приводит к похожим результатам.

Свойство «Формат поля» влияет только на отображение значения, но никак не влияет на значение, хранимое в таблице. Для управления вводом данных удобнее использовать маску ввода.

Если для поля определены как формат отображения, так и маска ввода, то при добавлении и редактировании данных используется маска ввода, а формат поля определяет отображение данных после сохранения записи.

Несмотря на то, что последние версии Access позволяют в режи­ме таблицы вводить данные даже во взаимосвязанные таблицы, для организации ввода данных в базу данных в большинстве случаев сле­дует использовать экранные формы.