9.2. Создание отчетов в системе Access

Для создания отчета в окне базы данных следует перейти на вклад­ку Отчеты, щелкнуть по кнопке Создать и в верхней части появив­шегося окна Новый отчет (рис. 9.4) выбрать способ создания отчета, а в нижней - указать таблицу или запрос, данные из которого будут выводиться в отчете. После этого следует щелкнуть по кнопке ОК.

9.2.1. Выбор способа создания отчета

В окне Новый отчет можно выбрать любую из предлагаемых системой возможностей. Но если при создании таблиц и запросов основным средством является Конструктор, то с отчетами, как и с формами, дело обстоит иначе. Гораздо удобнее воспользоваться Мас­тером или создать какой-нибудь автоотчет, а затем с помощью Конст­руктора внести в него необходимые изменения. В принципе в данном случае Мастерами можно считать все возможности, перечисленные в ниспадающем меню, изображенном на рис. 9.4, кроме позиции Кон­структор.

Простейшим способом создания отчетов является использование «Автоотчетов». При использовании этой возможности в отчет выво­дятся все поля выбранного источника данных (таблицы/запроса), на­званием отчета и его заголовком становится название источника дан­ных. Никакое вмешательство пользователя в процесс создания доку­мента не предусматривается.

Более гибкой возможностью является применение Мастера от­четов (рис. 9.5). Именно этот инструмент наиболее часто использует­ся при первоначальном создании документа. При любом способе со­здания отчета необходимо выбрать источник данных, на основе кото­рого он будет формироваться. Источником может быть одна (или несколько) таблица либо запрос.

9.2.2. Создание отчетов с использованием Мастера отчетов

Рассмотрим возможность создания отчетов с использованием Мастера отчетов. Начальный вид экрана Создание отчетов в режиме Мастера представлен на рис. 9.6. Если вы забыли выбрать источник отчета (таблицу или запрос) на первом шаге или если в качестве ис­точника требуется выбрать несколько таблиц/запросов, то это можно сделать и на данном этапе, выбрав нужные источники в окне Табли­цы и запросы. Далее необходимо выбрать поля, которые войдут в отчет. При выборе этих полей можно либо использовать кнопку с двумя стрелками (в случае, если в отчет будут входить все поля или их большинство), либо переносить поля по одному, используя кнопку с одной стрелкой. При этом следует обратить внимание на то, что поля нужно переносить не в том порядке, в котором они располага­ются в структуре исходной таблицы, а в том, в котором они будут использоваться в отчете. И хотя потом, в режиме Конструктор, мож­но менять положение тех или иных элементов в отчете, лучше сразу продумывать эти вопросы.

Предположим, что требуется на основе таблицы «Сотрудники» получить ведомость на выдачу зарплаты. Для простоты считаем, что все сотрудники получают фиксированный оклад. Информация сгруп­пирована по кафедрам. Внутри кафедры записи упорядочены по ал­фавиту по полям «Фамилия», «Имя», «Отчество».

После выбора полей, входящих в наш отчет, окно Создание от­четов приобрело вид, изображенный на рис. 9.7.

После определения полей, включаемых в отчет, система предла­гает выбрать уровни группировки (рис. 9.8). В нашем примере нас устраивает предложенное поле группировки, и новых уровней груп­пировки вводить не надо, поэтому щелкнем по кнопке. Окно при­мет вид, изображенный на рис. 9.9.

В общем случае для выделения уровней группировки нужно по­зиционироваться на соответствующем поле (поле группировки) и щелкнуть по кнопке со стрелкой. Если предполагается несколько уров­ней группировки, то поля должны выбираться в порядке старшин­ства группировки.

Следующий, третий шаг (рис. 9.10) позволяет задать порядок сор­тировки. Мы выбрали сортировку по трем полям («Фамилия», «Имя», «Отчество»).

Если необходимо вычисление итогов, то следует щелкнуть по кнопке Итоги, после чего высветится экран (рис. 9.11), на котором будут перечислены все поля числового типа, включенные в отчет (в нашем примере такое поле только одно - «Оклад»). Необходимо выбрать те поля, по которым будут подводиться итоги, а также вид агрегирующей функции. Мы выбрали получение суммарных итогов (Sum) по полю «Оклад».

Далее надо выбрать вид макета отчета (рис. 9.12), задать стиль отчета (рис. 9.13), а также имя отчета (рис. 9.14). Если имя отчета не задано, то по умолчанию будет задано имя, совпадающее с именем таблицы, на основе которой формируется отчет.

Следует обратить внимание, что заданное имя отчета выступает в двух ролях: как имя объекта-отчета и как название документа, выво­димое в заголовке отчета. В нашем примере документ должен назвать­ся «Ведомость на получение зарплаты». Такие длинные имена объектам обычно не присваиваются. Если переименовать объект Отчет после его создания, то заголовок документа не изменится. Переиме­новать его можно обычными способами, например, выделив назва­ние отчета в окне базы данных, после чего нажать правую клавишу мыши, в появившемся меню выбрать позицию «переименовать» и набрать новое имя. Как изменить заголовок отчета, будет рассмотре­но ниже.

Кроме того, хотелось бы обратить внимание, что здесь мы рассмат­риваем некоторые возможности генераторов отчетов как инструмен­тального средства и не касаемся других вопросов (проектирование структуры базы данных, проектирование форм документов, алгорит­мы и пр.). Чтобы примеры были обозримыми, реальные ситуации силь­но упрощены. Так, чтобы реально определить начисленную зарплату, даже если все сотрудники работают на окладе, необходимо определять, полный ли месяц отработал сотрудник (т.е. когда он принят на работу, пропускал ли работу по болезни или по каким-либо другим причинам, не был ли он в отпуске), не изменялся ли у него в данный период оклад и др. Естественно, что и сами таблицы должны быть спроектированы несколько иначе, чем в рассматриваемом примере.