Ручной метод подготовки отчета
Наиболее простой способ - создание точной копии листа БазаДанных, который после последующей обработки и будет являться отчетом. Обработка заключается в следующем:
сортировка списка по дате выезда из гаража и потом по дате возвращения в гараж;
удаление "лишних" столбцов и строк;
придание созданной таблице формы отчета.
Недостаток - достаточно много механически выполняемой работы. При изменении временного интервала, за который готовился отчет, нужно всю работу повторить заново.
Автоматизированная форма подготовки отчета
Прежде чем непосредственно приступить к процессу автоматизации, необходимо определить какие основные критерии задают формирование отчета. Затем при необходимости ввод формул. И самый последний этап - последовательность выполнения действий по формированию отчета.
Форма создаваемого отчета на листе ОтчетПериод показана на рис. с формулами и на рис. с числовым примером.
Исходя из поставленной задачи основным критерием для создания отчета - заданный временной интервал, за который формируется отчет. Даты указывающие интервал выезда и возвращения в гараж будут вводиться в ячейки В2 и С2.
Формулы подготовки отчета
В ячейку А7 введена формула, которая сравнивает:
дату, введенную в ячейку С2 и дату возвращения в гараж первой строчки созданной табличной базы данных (ячейка С2 листа БазаДанных);
если дата в ячейке С2 более даты на листе БазаДанных, то тогда функция ЕСЛИ возвращает значение 0;
если дата в ячейке С2 менее или равна дате на листе БазаДанных, то тогда вторая функция ЕСЛИ сравнивает дату в ячейке В2 с датой в ячейке В2 на листе БазаДанных;
если начальная дата формирования отчета равна или более даты на листе БазаДанных, то тогда формула возвращает значение содержащееся в ячейке А2 листа БазаДанных или в противном случае возвращается значение 0.
Все остальные формулы строки 7 сравнивают значение в ячейке А7 со значением 0. Значение 0 указывает на то, что эта строка в табличной базе данных не представляет интерес для отчета. И поэтому если это условие удовлетворяется, то и эти формулы возвращают значение 0.
Лист
Если же условие не удовлетворяется, то тогда формулы возвращают значения содержимого ячеек, на которые указаны ссылки в этих формулах.
Последовательность формирования отчета
Если строку 7 (или диапазон ячеек) с формулами скопировать в нижние строки таблицы (например, до строки 1000), то формулы "выхватят" только указанный диапазон времени, который вероятнее всего будет находиться где-то в середине таблицы. Кроме того, файл, содержащий такое количество формул, будет громоздок.
Следующая предстоящая задача - сгруппировать эти данные. В Excel это возможно осуществить применив метод сортировки. Но процесс сортировки формул не приведет к желательному результату, потому что после сортировки произойдет перерасчет формул, и необходимые для отчета данные по прежнему будут находиться где-то "в середине таблицы".
Для формирования отчета нужно заменить формулы вычисленными ими значениями и применить сортировку по убыванию, например, по столбцу А, что позволит расположить выбранные данные в верхней части таблицы (отчета).
Макрос СоздатьОтчетТопливо, выполняющий формирование отчета, показан на рис. Он производит ввод формул в строке 7, последующее копирование формул в заданный диапазон таблицы, замену формул на вычисленные ими значения и сортировку выделенного диапазона по убыванию.
