Лабораторная работа № 4
Тема: Создание серийных документов в microsoft word
Время на выполнение – 2 часа
Цель работы: изучить основные принципы создания серийных документов в текстовом процессоре Microsoft Word.
Основные сведения по теме
Часто случается, что один и тот же документ необходимо распечатать в большом количестве экземпляров, отличающихся друг от друга только несколькими словами. Это могут быть письма, квитанции, приглашения и др. Для автоматизации этого процесса в текстовом процессоре Microsoft Word существует мастер слияния, который на основе информации, содержащейся в двух разных файлах, автоматически формирует требуемые экземпляры документов. Решение этой задачи включает в себя четыре этапа:
Определение списка полей в документе, на места которых будет вставляться переменная информация. Каждому полю дается имя.
Создание файла с данными.
Создание основного документа – макета письма, в котором указываются места вставки изменяющейся информации.
Слияние данных с документом.
Создание файла с данными
Источником данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Например, источник данных может включать имя и адрес каждого получателя документа на бланке.
Источник данных можно представлять как простую таблицу. Каждый столбец источника данных соответствует какой-либо категории сведений или полю данных, например, имени, фамилии, улице и почтовому индексу. Имя каждого источника данных указано в первой строке таблицы, называемой заголовком. Каждая следующая строка содержит одну запись данных, представляющую собой полный набор сведений, например, имя и адрес одного получателя.
Источник данных может быть практически любым, включая таблицу Microsoft Word, список контактов Microsoft Outlook, лист Microsoft Excel, базу данных Microsoft Access и текстовый файл.
Создадим источник данных, используя Microsoft Excel.
Последовательность выполнения
Запустите Microsoft Excel.
Создание файла с данными, которые будут вноситься в текст письма, начинается с задания структуры данных – имен полей переменной части документа. Начиная с ячейки А1 в первую строку таблицы ввести наименования полей: ФИО, количество, общая стоимость.
В ячейке Е1 введите текст «номинальная стоимость акции», а в ячейке Е2 укажите значение номинальной стоимости.
Заполните таблицу, внеся сведения о 5-и акционерах. В результате должна получиться таблица представленная на рис. 14.
Рис. 14. Создание источника данных
В ячейку С2 необходимо ввести формулу для расчета общей стоимости акций: =А2*$Е$2. Скопируйте эту формулу для других ячеек.
Выполните команду Файл > Сохранить как… Укажите имя и папку, куда будет записан документ. Нажмите кнопку Сохранить. Источник данных готов (рис. 15). Закройте таблицу.
Рис. 15. Источник данных с введенными формулами
Создание основного документа
В качестве примера рассмотрим текст письма, в котором акционеру сообщается о имеющихся у него акциях предприятия и их общей стоимости.
Уважаемый, Иванов И. И.!
Сообщаем Вам, что вы имеете в своей собственности 100 акций нашего предприятия, общая стоимость которых составляет 100000 рублей.
Администрация
В тексте документа подчеркнуты поля, на место которых вставляется переменная информация.