2. Структура бд ms Access. Порядок проектування бд.

СУБД Microsoft Access

Access входить у склад пакету прикладних програм Microsoft Office.

Це повноцінна реляційна база даних, у якій може працювати як звичайних користувач ПК, що не володіє основами програмування, так і інженер-програміст. Популярність Access пояснюється тим, що ця система найбільш проста для засвоєння починаючим користувачам.

Реляційна модель даних являє собою набір двовимірних таблиць, які складаються зі стовпців (полів) і рядків (записів), а також мають ім'я, унікальне в межах даної БД. Реляційна модель даних, як правило, складається з декількох таблиць, які зв'язуються між собою ключами.

Після запуску Access потрібно виконати команду Создать файл для створення нової бази даних.

Справа ви побачите діалогове вікно Создание файла, у якому потрібно обрати спосіб створення БД чи відкриття вже існуючої БД.

Існує декілька варіантів створення БД:

1.Створення порожньої БД, а потім додавання до неї об'єктів (Новая база данных)

2.Створення БД за допомогою шаблону, що містить у собі макет об'єктів на різну тематику .

Після того, як ви оберете команду Нова база даних на екрані з'явиться діалогове вікно Файл новой базы данных, у якому вам потрібно дати ім'я базі даних та обрати папку, куди буде її створено, після чого нажати кнопку Создать.

Об’єкти (структура)

Таблиці

Містять дані у вигляді двомірної таблиці. Таблиці – основа БД, від них залежать всі інші об'єкти БД. Кожна таблиця складається із записів (рядків) та полів (стовпців). Робота з таблицями виконується у двох основних режимах: у режимі конструктора та режимі таблиці.

Запити

Використовуються для отримання даних з однієї чи декількох таблиць. Відбір потрібних відомостей відбувається на основі критеріїв, які формулює користувач.

Форми

Використовують для зручного введення даних. Форма являє собою діалогове вікно, яке дозволяє вводити, переглядати та друкувати дані. У формі можна відобразити дані, взяті з декількох таблиць або запитів

Звіти

Призначені для відображення даних зручному для користувача вигляді. На основі звіту може бути створений документ, який модна роздрукувати на принтері чи додати до іншої програми.

Проектування баз даних

Проектування баз даних - процес створення схеми бази даних і визначення необхідних обмежень цілісності .

Основні завдання:

Забезпечення зберігання в БД всієї необхідної інформації.

Забезпечення можливості отримання даних за всіма необхідними запитам .

Скорочення надмірності і дублювання даних.

Забезпечення цілісності бази даних.

ОСНОВНІ ЕТАПИ

Концептуальне (інфологічне) проектування

Концептуальне (інфологічне) проектування - побудова семантичної моделі предметної області, тобто інформаційної моделі найбільш високого рівня абстракції. Така модель створюється без орієнтації на якусь конкретну СУБД і модель даних. Конкретний вид і зміст концептуальної моделі бази даних визначається обраним для цього формальним апаратом. Зазвичай використовуються графічні нотації, подібні ER-діаграм.

Найчастіше концептуальна модель бази даних включає в себе:

опис інформаційних об'єктів або понять предметної області та зв'язків між ними.

опис обмежень цілісності, тобто вимог до допустимих значень даних і до зв'язків між ними.

Логічне (Даталогіческое) проектування

Логічне (Даталогіческое) проектування - створення схеми бази даних на основі конкретної моделі даних, наприклад, реляційної моделі даних. Для реляційної моделі даних даталогічна модель - набір схем відносин, звичайно з зазначенням первинних ключів, а також «зв'язків» між відносинами, що представляють собою зовнішні ключі.

Перетворення концептуальної моделі в логічну модель, як правило, здійснюється за формальними правилами. Цей етап може бути в значній мірі автоматизований.

На етапі логічного проектування враховується специфіка конкретної моделі даних, але може не враховуватися специфіка конкретної СУБД.

Фізичне проектування

Фізичне проектування - створення схеми бази даних для конкретної СУБД. Специфіка конкретної СУБД може включати в себе обмеження на іменування об'єктів бази даних, обмеження на підтримувані типи даних і т.п. Крім того, специфіка конкретної СУБД при фізичному проектуванні включає вибір рішень, пов'язаних з фізичним середовищем зберігання даних, створення індексів і т.д.

Процес проектування БД містить:

Теоретичну частину:

1) визначають мету створення бази даних – для розв’язання яких завдань вона складається; визначають усі форми і звіти, які має використовувати або виводити база даних;

2) зібраний матеріал аналізують; з’ясовують, які дані мають зберігати в базі;

3) проводять структурування даних, тобто визначають кількість необхідних таблиць та їх структур, щоб звести до мінімуму дублювання відомостей. Визначають кількість полів таблиць, тип і формат даних окремих полів, ключові поля, обдумують схему взаємозв’язків таблиць.

Практичну частину:

1) формують таблиці – основну складову будь-якої бази даних; 2) створюють прості форми;

3) формують запити, необхідні для створення складних форм; 4) створюють складні форми;

5) формують запити, необхідні для створення звітів; 6) формують звіти;

7) пишуть макроси або модулі УВА для автоматизації баз даних; 8)формують меню створеного програмного застосування, а також стартову форму, щоб позбавити майбутнього комерційного користувача бази даних необхідності самому вивчати особливості роботи в MS Access.