РАЗДЕЛ 3. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ЛОГИСТИЧЕСКИЙ МЕНЕДЖМЕНТ

Тема 5. Менеджмент заказов

5.1. Обработка и выполнение заказов

Логистический менеджмент в организации начинается с приема и обработки заказов потребителей материальных ресурсов или готовой продукции с использованием интегрированного подхода к управлению заказами, предполагающего принятие оптимальных решений по закупкам и запасам материальных ресурсов, производству, складированию и распределению готовой продукции на базе точного прогнозирования потребительского спроса. Это возможно при условии готовности организации к поставкам заказанных товаров, высокого качества сервиса поставок, функционирования логистической информационной системы и базовых логистических систем (MRP II, DRP II).

Главной задачей управления заказами на предприятии является сокращение времени логистического цикла заказов с целью повышения качества обслуживания потребителей, снижения уровня товарных запасов и общих логистических издержек. Максимальная продолжительность цикла исполнения заказов определяется временем, которое потребитель готов ждать с момента размещения заказа до получения товара (часы, дни). Фактическое время исполнения заказа может превышать это время. В таком случае возникает «разрыв времени исполнения заказа». Цель логистической службы − сократить этот разрыв. Для этого следует или снизить время исполнения заказа у поставщика, или увеличить цикл заказа потребителя посредством получения более ранней его заявки. Следует заметить, что этап оптимизации логистического цикла заказов является крайне важным для деятельности организации, поскольку полученные результаты гарантируют ей получение конкурентных преимуществ.

Логистический цикл управления заказами представляет собой комплекс процедур обработки и выполнения заказа (рис. 2.3.1).

Выполнение заказов

Рис. 2.3.1. Логистический цикл управления заказами

Заказы поступают в организацию от потребителей материальных ресурсов или готовой продукции по почте, телефону, телеграфу, электронной почте, факсу и курьером. Они могут быть речевыми и документированными. Заказ на по-

36

ставку должен содержать всю необходимую для поставщика информацию: номер заказа, контактные лица обеих сторон, номер изменения, обозначение изготовителя, обозначение заказчика, «всего получено» с начала первой поставки, подтверждение о последнем приходе и номер контракта. Такая форма позволяет существенно сократить время и расходы на телефонные переговоры по поводу подтверждения принятия заказа.

После предварительной обработки заказы передаются по телекоммуникационным сетям в информационно-вычислительный центр фирмы, в котором специальная программа принимает данный заказ и автоматически выдает подтверждение о принятии его к исполнению. В качестве источника выполнения заказа на поставку выступают конкретные производственные или торговые подразделения предприятия. Для определенных источников разрабатываются планы выполнения заказов. Исходными показателями при планировании являются данные спецификации на производство готовой продукции, уточненные показатели производства с точностью до недели или планы пополнения запасов. Это позволяет производить и поставлять товары точно в срок в соответствии с производственными планами заказчика. В процессе мониторинга заказа осуществляются процедуры выполнения и доставки заказанной продукции потребителям. Они сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок. Цикл управления заказами завершается составлением отчета о выполнении заказа.

Безупречное исполнение заказов достигается благодаря применению ин- формационно-компьютерной технологии SKALA. Рассмотрим процедуру оформления и обработки заказа на поставку комплектующих изделий на автомобильный завод с ее использованием. На основе недельных потребностей в материалах, необходимых для производства автомобилей составляется заказ на закупку у конкретных поставщиков. При оформлении заказа необходимо учитывать следующие важные факторы:

1.«Lead time» − технологическое время, которое необходимо поставщику для производства комплектующих изделий. Здесь очень важно знать весь технологический процесс их изготовления на заводе поставщика, вовремя реагировать

иполучать информацию о его производственных и финансовых проблемах.

2.«Transportation time» − время, необходимое для доставки комплектующих изделий от поставщика к заказчику с учетом вида транспортировки и географического месторасположения поставщика.

3.«Packing unit» − стандартный объем комплектующих в упаковке.

4.«Safety stock» − величина страхового запаса. Рассчитывается и выбирается исходя из специфики комплектующих изделий, удаленности поставщика, цены и стоимости транспортировки. Страховой запас постоянно поддерживается на определенном уровне для бесперебойного снабжения производства.

Главным преимуществом такой формы заказов является то, что поставщик имеет перед глазами четкую картину потребности на данную комплектующую на текущую неделю и прогноз с недельным графиком поставок на будущее. Изменение заказа происходит автоматически посредством электронной почты. После оформления заказа и получения подтверждения о принятии к исполнению

37

начинается процесс отслеживания заказов, который включает в себя учет нахождения материалов на следующих этапах:

–«Stock sub-supplier» − количество материалов, находящихся в открытом

заказе;

–«Stock third party» − количество материалов, готовых к отгрузке со склада;

–«Truck shipment» − количество материалов, находящихся в транзите, то есть отгруженных автомобильным транспортом;

–«Airport third party» − количество материалов, готовых к отгрузке самолетом (используется только в экстренных случаях);

–«Custom temporary warehouse» − количество материалов, находящихся на таможенном складе.

Для улучшения визуального отслеживания строится специальный график, показывающий статус положения каждой заказанной комплектующей в соответствии с недельными потребностями для безостановочной работы производстваВзаключение. приведемусловия, гарантирующиеуспехделадляобеихсторон:

1.Оптимальный потребитель («платиновый клиент») − заказывает вовремя, обеспечивает постоянный спрос, платит аккуратно, точно определяет спецификацию, доверяет поставщику и строит свои отношения на взаимопонимании.

2.Оптимальный поставщик − доставляет товар вовремя, обеспечивает надежность и качество, стабильность и равномерность поставок, выполняет условия контракта, держит покупателя в курсе дела.

5.2. Управление заказами и операционный менеджмент

Приведенный выше пример является свидетельством тесной связи между системой управления заказами и производственным менеджментом. Именно фактические и потенциальные (прогнозируемые) заказы потребителей являются основанием и стимулом для роста производства продукции высочайшего качества. В результате в США была разработана новая интегрированная система организации производства, ориентированного на рынок, которая получила название «Своевременное производство». Она состоит из следующих элементов («4 С»):

1.Своевременная закупка материальных ресурсов (МР).

2.Своевременный запуск МР в производство.

3.Своевременная сборка готовых изделий и узлов.

4.Своевременная продажа готовой продукции.

Эффективность данной системы подтверждают ее результаты «Семь 0», где 0 означает минимизацию всех параметров системы:

–0 дефектов и 0 простоев;

–0-ой размер партии на рабочем месте;

–0-ой объем сверхнормативной продукции;

–0 потери времени и затрат на транспорт;

–0 простоев при устранении неисправностей;

–0-ая длительность цикла (итог 6-ти первых пунктов).

38

«Своевременное производство» работает по принципу «тянущей» системы (Pull system), в которой запасы материальных ресурсов и затем готовой продукции как бы «вытягиваются» от поставщиков до потребителей в соответствии с получеными заказами на поставку. При формировании данной системы логистический менеджер должен найти рациональные ответы на следующие вопросы:

1.Когда и в каком количестве необходимо заказывать материальные ресурсы, необходимые для производства конкретных товаров?

2.Как и где размещать страховые запасы или отказаться от их складирования?

3.Какие объемы запасов должны быть созданы на каждой стадии логистического и производственного процессов?

4.Какой вид транспорта и доставки обеспечит минимальные издержки?

5.Какую систему распределения готовой продукции следует использовать: прямую поставку потребителю непосредственно с предприятия или посредством каналов распределения?

6.Какие методы использовать для минимизации общих затрат на производство готовой продукции?

На все поставленные вопросы в логистике существуют ответы. Например, минимизация производственных затрат осуществляется на основе расчета оптимального объема партии деталей по формуле Андлера:

где Cзап − постоянные затраты по запуску партии деталей в обработку; Сизг − затраты на изготовление одной детали;

N − запланированный объем выпуска деталей (физ.ед.);

k − коэффициент потерь от незавершенного производства, равный норме прибыли на вложенный капитал.

В настоящее время применяется также и «толкающая» система производства (Push Systems), работающая по традиционному принципу. В этом случае изготовление деталей осуществляется по графику, детали поступают по мере готовности с предыдущей операции на последующую. Сравнительная характеристика данных систем представлена в табл. 2.3.1.

39