- •Содержание
- •1. Текстовый процессор Word 3
- •2. Процессор электронных таблиц Excel 28
- •3. Использование Access 49
- •Текстовый процессорWord
- •Работа с текстом
- •Ввод текста
- •Позиция ввода
- •Выделение текста
- •Редактирование текста
- •Исправление ошибок
- •Удаление и перемещение текста
- •Копирование текста
- •Преобразование регистра
- •Сохранение документа
- •Форматирование текста и документов
- •Режимы просмотра документов
- •. Форматирование текста
- •Изменение размера и ориентации листа
- •Установка полей
- •Корректура и печать документов
- •Работа с таблицами, диаграммами и графикой
- •Работа с диаграммами
- •Работа с графикой
- •Процессор электронных таблицExcel
- •Основные термины программыЕxcel
- •Движение по табличному полю
- •Ввод данных
- •Ввод текстовых данных
- •Ввод числовых данных
- •Выделение ячеек и интервалов
- •Сохранение рабочей книги
- •Редактирование рабочих листов (таблиц)
- •Форматирование рабочих листов (таблиц)
- •Использование формул и функций
- •Ввод функций
- •Создание и печать отчетов и диаграмм
- •Приложение
- •1. Составим таблицу для расчета зарплаты на малом предприятии.
- •Расчет заработной платы за месяц
- •Сумм(b6:b8),
- •3. Создадим диаграмму заработной платы.
- •Использование Access
- •Создание базы данных
- •Что такое база данных?
- •Когда следует использовать базы данных?
- •Работа с Access
- •Начинаем работать с Access
- •Объекты базы данных
- •Проектирование базы данных
- •Создание новой базы данных
- •Создание резервной копии базы данных
- •Сжатие базы данных
- •Восстановление испорченной базы данных
- •Создание таблиц
- •Создание новой таблицы
- •Преобразование таблицы
- •Просмотр и редактирование данных
- •Ввод и редактирование данных
- •Редактирование данных
- •Отмена редактирования
- •Удаление записей
- •Управление данными
- •Поиск данных
- •Сортировка и фильтрация данных
- •Изменение макета таблицы
- •Создание форм
- •Разработка форм
- •Панель элементов
- •Изменение формы
- •Создание запросов
- •Что такое «запрос»?
- •Создание запроса
- •Работа с окном запроса
- •Заполнение бланкаQbe
- •Сортировка результатов запроса
- •Задание свойств запросов
- •Создание отчетов
- •Создание отчета
- •Разработка отчета в режиме конструктора
- •Разделы отчета
- •Сортировка и группировка данных в отчетах
- •Установка свойств отчета
- •Установка свойств разделов отчета
- •Использование подчиненных отчетов
Создание резервной копии базы данных
Одна из наиболее важных “административных” задач ведения базы данных заключается в создании резервной копии. Резервное копирование базы данных необходимо для предотвращения потери важной информации. Создавать резервную копию базы данных необходимо регулярно (особенно перед тем, как вы приступаете к радикальным изменениям и после них).
Создание резервной копии базы данных не представляет труда, так как все таблицы, формы и другие объекты базы данных хранятся в одном файле. Для того, чтобы скопировать базу данных на дискету или в другую папку жесткого диска, можно воспользоваться проводникомMicrosoftWindows95 или командой копирования DOS.
Сжатие базы данных
По мере того, как происходит добавление или удаление объектов в файле базы данных, он может стать, в силу особенностей размещения информации на магнитных дисках, сильно фрагментированным (кусочно-связанным), а работа с ним - медленной и непроизводительной. Сжатие базы данных устраняет фрагментацию и повышает скорость работы. Это также экономит свободное пространство на диске. Частота сжатий зависит от того, как часто в базе данных проводится дополнение и удаление объектов. Например, базы данных, используемые в основном для просмотра информации, можно сжимать редко, а те базы, информация в которых обновляется ежедневно или еженедельно, необходимо сжимать регулярно.
Перед сжатием все базы данных должны быть закрыты. Кроме того, убедитесь, что в сети никто не работает с базой данных, которую будете сжимать. Выберите команду СервисСлужебные программыСжать.
Рис. 7. Укажите
в этом диалоговом окне базу данных,
файл которой нужно сжать
Восстановление испорченной базы данных
Перебои в электропитании и другие случаи неожиданных поломок компьютера или электронной сети могут испортить вашу базу данных. При открытии базы данных, Access проверяет, не испорчены ли данные, и в случае, если необходимо восстановление данных, выдает на экран соответствующее сообщение.
Если вы подозреваете, что данные испорчены, обнаружив, что часть их потеряна или повреждена, а Access не предупредила об этом, выполните следующие действия:
Закройте базу данных. При работе в сети проверьте, что все пользователи закрыли базу данных.
Создайте резервную копию базы данных.
Выберите команду СервисСлужебные программыВосстановить.
Укажите имя и папку восстанавливаемой базы данных.
Нажмите кнопку Восстановить.
Создание таблиц
Теперь, когда база данных спроектирована и создана, следующий шаг работы в MicrosoftAccess- создание таблицы для хранения данных. Таблицы - основа базы данных. Все другие объекты - формы, запросы и отчеты, зависят от данных, содержащихся в таблицах.
В этой главе будет рассмотрено, как создать новую таблицу, работать с таблицей, устанавливать свойства таблиц и свойства полей.