9. Использование формул и функций

Использование встроенных функций. ПрограммаExcelсодержит более 200 встроенных функций, позволяющих создавать сложные формулы для различных расчетов - экономических, научных и инженерных.

Рис. 9. Для подведения итогов по ячейкам C5:C8 в формуле использована функция СУММ

Каждая функция состоит из знака равенства< = >, имени функции иаргумента(например, адресов ячеек, содержимое которых используется в качестве данных для вычислений). Так, например, функцияСУММ складывает числа из заданного интервала ячеек (рис. 9). В активной ячейке отображается значение функции.

10. Ввод функций

Для ввода функции в активную ячейку нужно набрать знак равенства <=>, имя функции (например,СУММ) и открывающую скобку. Затем задать ячейку или интервал ячеек, используемых в функции, и закрыть скобку. После нажатия клавиши<Enter>программа отображает результат в строке формулы.

Использование кнопки Автосумма для суммирования значений ячеек интервала. Для быстрого суммирования значений интервала ячеек можно воспользоваться кнопкойАвтосумма стандартной панели инструментов. Например, можно использовать кнопкуАвтосумма для суммирования значений соседних строк или столбцов. Для этого нужно выделить ячейку начала интервала, значения которого нужно сложить, и щелкнуть на кнопкеАвтосумма. ПрограммаExcelвставит функциюСУММи выделит ячейки в столбце над выделенной ячейкой или в строке слева от нее. Также можно выделить интервал ячеек (включая и пустые) справа или под требуемым, затем щелкнуть на кнопкеАвтосумма. ПрограммаExcelподведет итоги.

Использование мастера функций. При отсутствии опыта работы с функциями, мастер функций шаг за шагом проведет пользователя по всему процессу ее ввода.

Для отображения диалогового окна мастера функций нужно выбрать команду ВставкаФункция.

11. Создание и печать отчетов и диаграмм

Печать данных рабочих листов (таблиц). Опции программыExcelпозволяют управлять выводом на печать данных рабочих листов и диаграмм. Можно использовать командуПросмотрдля предварительного просмотра данных перед печатью. КомандаПараметрыстраницы позволяет установить поля, ввести верхние и нижние колонтитулы.

Печать заданной области. Вы можете распечатать содержимое рабочей книги, определённого рабочего листа или выделенного интервала. По умолчанию программаExcelвыделяет и печатает текущий рабочий лист. Вы можете задать, какую часть рабочего листа хотите напечатать.

Печать заданного интервала. Для печати заданного интервала рабочего листа нужно выполнить следующие действия:

1. Используя мышь или клавиатуру, выделить печатаемый интервал.

2. Выбрать команду ФайлПечатьили нажать комбинацию клавиш <Ctrl+p>. Появится диалоговое окноПечать.

3. В разделе Что печататьэтого диалогового окна выбрать опциюВыделение.

4. Щёлкнуть на кнопке ОК, и программаExcelнапечатает выделенный интервал.

Определение области печати. Если нужно печатать один и тот же интервал рабочего листа, можно определить его как область печати, чтобы каждый раз при печати листа сразу задавать его:

Для определения области печати нужно выполнить следующие действия.

1. Выбрать команду ФайлПараметрыстраницы. Появится диалоговое окноПараметрыстраницы.

2. Выделить в нём корешок Лист, если он ещё не выделен.

3. Щёлкнуть на поле Область печатии определить область печати, выделив ячейки мышью или введя их адреса (вокруг них появится рамка). ПрограммаExcelприсвоит выделенному интервалу имяОбласть печати.

4. Для завершения работы щёлкнуть на кнопке ОК.

Удаление определённой области печати. Для удаления определённой области печати нужно выбрать командуФайлПараметрыстраницы, а затем выбрать корешокЛиств открывшемся диалоговом окне. Удалить ссылку в полеОбласть печатии щёлкнуть на кнопкеОК. Можно также выбрать командуВставкаИмяПрисвоить, выделить имя из спискаИменав рабочей книге, щёлкнуть на кнопкеУдалить, а затем на кнопкеОК.

Размещение печатаемого интервала на одной странице. Если отдельные строки печатаемого интервала не помещаются на одной странице, можно подогнать их под размер страницы. При использовании этого способа, программаExcelизменяет масштаб рабочего листа, чтобы разместить его на одной странице.

Для подгонки печатаемого интервала под размер страницы нужно выполнить следующее:

1. Выбрать команду ФайлПараметры страниц.

2. Выделить корешок Страница.

3. Выделить опцию Разместить лист на. По умолчанию интервал размещается на одном листе по ширине и высоте.

4. Щёлкнуть на кнопке ОК. При печати программаExcelразместит интервал на одном листе.

Изменение параметров страницы. КомандаПараметрыстраницы позволяет определить параметры печатаемой страницы. Можно изменить ориентацию страницы, поля и способ выравнивания текста и задать печать заголовков.

Изменение ориентации страницы. По умолчанию данные выводятся на печать вкнижнойориентации - страница расположена вертикально. Однако, её можно разместить не горизонтально, а вальбомнойориентации. Это может понадобиться, если печатаемый интервал достаточно широкий.

Для изменения ориентации страницы нужно выполнить следующее:

1. Выбрать команду ФайлПараметры страницы.

2. Выделить корешок Страница.

3. Активизировать опцию Портрет илиЛандшафт.

4. Щёлкнуть на кнопке ОК.

Изменение полей печати. Поля печати определяют промежуток между печатаемым текстом и краями страницы. ПрограммаExcelпозволяет изменять установку верхнего, нижнего, правого и левого полей. Кроме того, можно задать поля для верхнего и нижнего колонтитулов и способ центрирования печатаемого интервала между полями - горизонтальное или вертикальное.

Для изменения полей нужно выполнить следующее:

1. Выбрать команду ФайлПараметры страницы.

2. Выделить корешок Поля.

3. Ввести размеры полей в соответствующие текстовые окна.

4. Ввести значения полей для верхнего и нижнего колонтитулов.

5. Для центрирования интервала между верхним и нижним полем нужно выбрать опцию Центрированиевертикальное, между левым и правым -Центрированиегоризонтальное. Для одновременного центрирования выбрать обе опции.

6. Щёлкнуть на кнопке ОК.

Задание и удаление печатаемых заголовков. При печати больших рабочих листов можно задать печать заголовка рабочего листа, названий строк и столбцов на каждой печатаемой странице.

Для задания печатаемых заголовков нужно выполнить следующее:

1. Выбрать команду ФайлПараметры страницы.

2. Выделить корешок Лист.

3. Чтобы задать заголовки наверху каждой печатаемой страницы, нужно выбрать текстовое окно Строкисверху. Чтобы задать заголовки внизу слева на каждой странице, нужно выбрать текстовое окноСтолбцыслева.

4. Чтобы печатать заголовки наверху каждой страницы, нужно выделить строку, данные которой используются в качестве заголовков. Чтобы печатать заголовки в столбце слева, нужно выделить столбцы, содержащие необходимые данные.

5. Щёлкнуть на кнопке ОК.

Чтобы отменить печать заголовков, нужно выполнить следующее:

1. Выбрать команду ФайлПараметры страницы.

2. Выделить корешок Лист.

3. Удалить ссылки в области Названия для печатидиалогового окнаПараметры страницы.

4. Щёлкнуть на кнопке ОК.

Предварительный просмотр рабочего листа перед печатью. Чтобы убедиться, что рабочий лист будет напечатан правильно, можно просмотреть его перед печатью. При необходимости, в процессе просмотра можно изменить поля и ширину столбцов.

Для просмотра данных нужно выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду ФайлПросмотр. На экране отобразится печатаемый интервал.

2. Для перехода от страницы к странице нужно использовать кнопки СледующийиПредыдущий.

Чтобы изменить поля или ширину столбцов, нужно щелкнуть на кнопке Поля. На странице появляются линии полей. Кроме того, появляются черные прямоугольники, обозначающие верхнее, нижнее, левое и правое поля, а также черные квадратики, отмечающие каждый столбец таблицы. Это маркеры полей и столбцов.

Печать рабочего листа. После установки опций печати и выполнения просмотра можно печатать рабочий лист. Используя командуФайлПечать, нужно задать количество экземпляров и номера печатаемых страниц. Кроме того, можно выделить данные, которые нужно напечатать, если еще не определена область печати.

Для печати рабочего листа нужно выполнить следующее:

1. Выбрать команду ФайлПечатьили нажать клавиши <Ctrl+P>. Появляется диалоговое окноПечать.

2. Если не определена область печати, можно задать тип печатаемых данных, выбрав подходящую опцию в области Что печатать. Для печати выделенного интервала нужно выбрать опциюВыделение;выделенных листов рабочей книги - опциюВыделенные листы, для печати всей рабочей книги - опциюВся рабочая книга.

3. Для задания количества печатаемых копий, нужно ввести его значение в текстовое окно Количество копий.

4. Для задания определенного диапазона печатаемых страниц, нужно ввести его значение в Область печати диалогового окна.

5. Щелкнуть на кнопке ОК, если подготовка к печати документа закончена.

Использование диаграмм. Данные рабочих листов можно представить в графическом виде, используя диаграммы. При изменении данных, диаграмма автоматически обновляется.

Можно создать внедренную диаграмму, добавленную в рабочий лист, или выполнить ее на отдельномлисте диаграмм в рабочей книге.

Создание диаграммы с помощью мастера диаграмм. Для создания внедренной диаграммы с помощью мастера диаграмм нужно выполнить следующие действия:

1. Выделить данные, которые нужно использовать в диаграмме.

2. Щелкнуть на кнопке мастера диаграмм. Указатель мыши примет вид диаграммы со знаком “+”.

3. Поместить указатель мыши в то место рабочего листа, куда нужно поместить диаграмму, затем нажать левую кнопку мыши и, переместив мышь, задать размеры диаграммы.

4. Отпустить кнопку, когда установлены размеры диаграммы. Появится диалоговое окно Мастер диаграмм-шаг 1 из 5. В этом диалоговом окне нужно задать интервал, данные которого используются в диаграмме.

5. Если адрес интервала, в текстовом поле Интервалдиалогового окна, правильный, нужно щелкнуть на кнопкеШаг. В противном случае нужно выделить интервал в рабочем листе или ввести адреса его ячеек и после этого щелкнуть на кнопкеШаг. Появится новое диалоговое окно.

6. Выделить тип диаграммы.

7. Щелкнуть на кнопке Шаг. Появится новое диалоговое окно.

8. Выбрать формат диаграммы.

9. Щелкнуть на кнопке Шаг. Появится еще одно диалоговое окно с примером диаграммы в областиПримердиаграммы.

10. Если пример не подходит, нужно выделить другие опции и затем щелкнуть на кнопке Шаг. Появится последнее диалоговое окно мастера диаграмм.

11. Чтобы добавить в диаграмму названия, нужно ввести их в текстовые окна поля Название диаграммыиНазвание по оси.

12. Щелкнуть на кнопке Закончить. Диаграмма появится на рабочем листе.

Для создания листа диаграммы нужно выполнить следующее:

1. Выделить интервал ячеек с данными для диаграммы.

2. Выбрать команду ВставкаДиаграммаНа новом листеили нажать клавишу <F11>. Откроется диалоговое окноМастер диаграмм.

3. Для создания диаграммы по умолчанию, без использования мастера диаграмм, нужно нажать клавишу <F1>.

Печать диаграмм. В программеExcelпечать диаграмм ничем не отличается от печати интервала рабочего листа. Например, можно задать размер печатаемой диаграммы и качество печати, а также просмотреть ее перед печатью.