1.3. Межстрочные интервалы

На бумаге формата А4 текст печатается через 1,5 межстрочных интервала, а на форматах А5 – через 1 межстрочный интервал.

Расстояние между отдельными реквизитами 1,5–3 межстрочных интервала. Если реквизит состоит из нескольких строк, то его текст печатается через 1 интервал.

Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максимально приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.

1.4. Поля документа. Нумерация страниц

Существующим стандартом в современном делопроизводстве для документов установлены следующие размеры полей:

левое поле - 20 мм;

правое поле - не менее 10 мм;

верхнее поле - не менее 20 мм;

нижнее поле - не менее 20 мм.

Кроме того, иногда разрешается делать левое поле 35 мм, что по некоторым техническим причинам (удобство подшивки, необходимость нанесения пометок на поле и т.п.) представляется предпочтительным. Однако в целях экономного расходования бумаги левое поле размером 35 мм рекомендуется использовать только для бланков и первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов по усмотрению составителя выбирают в пределах 20-35 мм, но одинаковые для данного документа.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм.

При оформлении документа на двух и более листах все последующие за первым листы нумеруются арабскими цифрами в центре верхнего поля листа без точек и тире. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные – на обратной.

1.5. Понятие бланка

Сегодня практически все служебные документы, как в государственных, так и в коммерческих организациях, оформляются на бланках. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Для организации, ее структурного подразделения и должностного лица установлены следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк – на нем создаются, в основном, документы, используемые внутри организации.

2. Бланк для писем – используется в большинстве случаев для общения организации с внешним миром.

3. Бланк конкретного вида документа – создается путем дополнения общего бланка наименованием вида документа. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации создается большое количество определенных видов документов (например, приказов, актов распоряжений и др.) – более 200 в год.

Эти бланки различаются набором реквизитов.

Кроме того, в организациях существует практика применения должностных бланков, которые создаются в тех случаях, когда должностное лицо имеет право подписи.

Так же организация может иметь бланк структурного подразделения.

В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки на двух языках. В них реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания» печатаются на двух языках: русском и национальном. Реквизиты размещают на одном уровне, используя продольное расположение заголовочной части документа.

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды – на русском и иностранном языках. Бланковые надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).

На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств помещается изображение Государственного герба Российской Федерации – это гербовые бланки.