Функции финансовой службы предприятий индустрии туризма

Финансовая служба предприятий индустрии туризма решает финансовые и учетные вопросы. В ее штат входят: финансовый директор, главный бухгалтер, бухгалтеры, кассиры.

Рассмотрим финансовую службу гостиницы.

Типовая структура финансовой службы гостиницы как предприятия индустрии туризма и гостеприимства, выглядит следующим образом:

Финансовая служба

Финансовый директор/главный бухгалтер

Заместитель главного бухгалтера

Бухгалтерия

Касса

Планово-экономический отдел

Отдел закупок

Отдел труда и заработной платы

Касса гостиницы

Отдел расчетов с дебиторами и кредиторами

Касса ресторана

Отдел отчетности

Подразделения бухгалтерии учитывают и контролируют внешнюю и внутреннюю финансовую деятельность предприятия. Если для усиления бухгалтерии используются внешние специализированные организации, то персонал бухгалтерии лишь собирает и передает необходимые данные этой организации. Если бухгалтерия самостоятельно выполняет все функции, то штат предприятий индустрии туризма, особенно гостиниц может быть достаточно большим.

В функции бухгалтерии входят: оплата счетов, направление счетов-фактур контрагентам, сбор платежей, обработка платежных ведомостей, аккумулирование оперативных данных и подготовка финансовых отчетов.

Кроме того, на персонал бухгалтерии могут быть возложены такие функции как создание банковских депозитов, обеспечение займов, гостиничный ночной аудит, учет деятельности службы питания и напитков и т.п. управленческие функции.

Работники службы приема и размещения гостиницы (кассиры гостиницы) также выполняют ряд финансовых операций: получение оплаты за предоставленные услуги наличными, проверка чековых книжек, авторизация кредитных карт, проверка изменений и внесение правок в счета гостей. В небольших гостиницах работники этой службы несут также ответственность за определение кредитного статуса клиента. В их обязанности входит проверка статусов гостиничных номеров и не заехавших броней, проведение начислений и проверка начислений на счетах гостей, подведение баланса по счетам, закрытие финансового дня и подготовка соответствующей отчетности.

В общем виде закрепление основных функций финансового менеджмента за службами гостиницы представлено в следующей таблице:

Закрепление основных функций финансового менеджмента за службами гостиницы

Направление деятельности	Планирование ресурсопотоков	Организация движения ресурсопотоков	Контроль и учет
Бухгалтерия	Обеспечение расчетных операций Упорядочение налогообложения	Обслуживание безналичных расчетов Учет доходов и расходов Организация бухгалтерского учета	Контроль отклонений и несоответствий в финансовых потоках Учет дебиторской и кредиторской задолженности Организация движения внутренней документации по финансовым показателям
Служба приема и размещения, служба ресторанов и баров	Изучение параметров, характеристик и особенностей пакета услуг работникам службы Информирование гостей о разработке нового продукта (услуги) Формирование предварительных заказов	Организация продаж по предварительным заявкам Кассовое обслуживание реализации пакета за наличный расчет в гостинице Организация движения внутренних информационных потоков в процессе предоставления услуг	Контроль движения информационных потоков в процессе обслуживания, учет замечаний и пожеланий потребителей услуг Сопоставление параметров плановых и фактических объемов финансовых потоков
Отдел продаж и маркетинга	Исследование особенностей конгрессно-выставочной деятельности в районе Прогноз количества туристов Анализ требований потребителей к параметрам услуг Определение параметров и характеристик услуг Установление цен на услуги Прогноз объемов продаж	Использование коммуникационных каналов информирования рынка о новых услугах Определение основных направлений политики маркетинга Применение маркетинговых инструментов для воздействия на финансовые потоки Оформление договоров и соглашений Ведение базы данных по корпоративным клиентам Ведение статистики продаж	Коррекция параметров услуги Мониторинг соответствия параметров пакета услуг стандартам обслуживания Создание обратной связи по результатам обслуживания
Планово-экономический отдел, аналитический центр	Определение себестоимости услуг Планирование объема доходов Планирование потребности в трудовых и финансовых ресурсах для разработки и реализации услуг Оценка возможных рисков	Организация финансового учета по параметрам услуг	Анализ предпочтений потребителей услуг Отслеживание отклонений в плановых показателях себестоимости, дохода, уровня риска и т.п. Подготовка рекомендаций для отдела продаж по особенностям работы с услугой на основе полученных данных

Далее рассмотрим финансовую службу крупной турфирмы, являющейся туроператором.

Структуру финансовой службы такой фирмы можно представить следующим образом:

Руководство компании

Директор финансово-экономического

департамента (управления)

Бухгалтерия

Финансовый отдел

Экономический отдел

Директор финансово-экономического департамента разрабатывает финансовую стратегию и финансовую политику по отдельным направлениям, несет ответственность за управление финансами, осуществляет руководство работой бухгалтерии, финансового отдела и экономического отдела, вырабатывает рекомендации для высшего руководства.

Главный бухгалтер возглавляет бухгалтерию, которая ведет налоговый, финансовый, управленческий учет, составляет отчетность, проводит внутренний аудит.

Начальник финансового отдела со своим отделом осуществляет текущее управление финансовой деятельностью, планирование и прогнозирование финансовых потоков, отслеживает поступления выручки, управляет поступлением и расходованием денежных средств в ежедневном режиме, анализирует соответствие имеющихся средств финансовым обязательствам.

Начальник экономического отдела и его отдел проводят анализ объема и динамики затрат, факторов, влияющих на затраты, разрабатывают мероприятия по снижению затрат, анализируют доходность по видам услуг, подразделениям компании, направлениям деятельности, готовят статистическую отчетность.

Для примера приведу вам в заключении данной темы примерную должностную инструкцию финансового директора фирмы – туроператора:

Должностная инструкция финансового директора

Основные обязанности:

- обеспечение работы предприятия в финансовом и административном отношении и содействие в области управления его основной деятельностью;

- определение финансовых целевых показателей и задач предприятия (совместно с генеральным директором), а также соответствующих политики, правил и процедур;

- ответственность за всю сферу учета, включая начисление заработной платы, обслуживание кредиторской и дебиторской задолженности, подготовку отчетов для нужд управленческого учета и налоговых органов, в тесном взаимодействии с непосредственно подотчетным ему главным бухгалтером.

Основные задачи:

- определение политики и общего направления развития предприятия в области финансов;

- утверждение учетной политики;

- общее руководство финансовым планированием на предприятии и разработкой бюджетов;

- отслеживание основных финансовых коэффициентов, таких как норма прибыли и рентабельность инвестиций, для обеспечения соответствия деятельности стратегическим целям предприятия и намеченным финансовым целевым показателям;

- обеспечение достаточных объемов финансирования деятельности предприятия при минимальной стоимости использования средств;

- развитие прочных отношений с банками и другими финансовыми институтами;

- обеспечение неукоснительного соблюдения российского законодательства в области налогообложения и учета;

- своевременная подготовка аналитических отчетов, необходимых для принятия руководством предприятия стратегических решений;

- контроль над тем, чтобы все управленческие решения на всех уровнях предприятия принимались только на основе финансового анализа, обеспечение соответствующих руководителей результатами такого анализа;

- разработка принципов и правил управления персоналом, процедур и стимулов, обеспечивающих заинтересованность квалифицированных и ответственных сотрудников в работе на предприятии, обеспечение соблюдения этих принципов и правил.

Основные критерии эффективности работы:

- рентабельность собственного капитала, рентабельность инвестиций, норма прибыли;

- своевременность и точность финансовых отчетов;

- эффективность и действенность финансового и бюджетного планирования;

- минимизация общих затрат по обеспечению финансовой деятельности предприятия;

- соблюдение законодательства и правовых норм;

- обеспечение необходимой поддержки для принятия руководством предприятия стратегических решений, участие в принятии стратегических решений;

- наличие квалифицированных финансовых специалистов, обеспечивающих функционирование системы управления финансами предприятия.

Требования к опыту работы, навыкам и квалификации:

- стаж работы в сфере финансового управления не менее 5 лет;

- умение убедительно аргументировать, работать с людьми;

- глубокое и детальное знание российского законодательства, налоговых и бухгалтерских стандартов и требований;

- понимание основных финансовых коэффициентов и умение их рассчитывать;

- владение необходимыми математическими методами расчетов;

- предпочтительно высшее экономическое образование.