3.2 Положение о персонале, правила внутреннего трудового распорядка

Положение о персонале является локальным трудовым актом организации.

Положение о персонале призвано регулировать взаимоотношения работодателя (администрации организации) и работников по ряду вопросов, аналогичных нормам коллективного договора.

Кроме того, Положение о персонале может регламентировать порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, повышение квалификации и гарантии занятости, формирование социального партнерства работников и работодателя, а также иные вопросы трудовых отношений в организации.

Если в организации существует коллективный договор, то при разработке Положения о персонале следует учитывать содержащиеся в нем нормы. В этом случае, Положение о персонале может регулировать отношения между работником и работодателем, определенные коллективным договором.

При наличии в организации коллективного договора Положение о персонале регулирует более узкий круг вопросов. Часто на практике оно именуется Правилами внутреннего трудового распорядка и является приложением к коллективному договору (Приложения 18, 19).

В соответствии со статьей 190 ТК РФ Правила внутреннего трудового распорядка организации утверждает работодатель, при этом учитывается мнение представительного органа работников организации. Если этот порядок нарушен, то данный документ является недействительным и не подлежит применению.

Представлять интересы работников в коллективных переговорах и в иных случаях могут профессиональные союзы, действующие в организации, а при их отсутствии – представители работников, избираемые на конференции (собрании) трудового коллектива.

3.3 Должностная инструкция

Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ, в котором определяется место работника в организации, основные функции, конкретные обязанности, функциональные права и ответственность при осуществлении деятельности в определенной должности.

Отсутствие четко разработанных регламентов, инструкций и прочих режимных элементов всегда предоставит возможность работодателю выразить свое недовольство качеством и объемом результатов труда сотрудников. Общее правило: если вы хотите неразберихи, никогда не занимайтесь регламентированием труда и не тратьте времени на разработку управленческой документации.

Несмотря на то, что в последние годы все больше руководителей начинает понимать необходимость и полезность разработки различного рода организационной документации, существует еще много компаний, где руководство не озабочено разработкой всех необходимых регламентов, в таком случае допускаются следующие ошибки:

ОШИБКА 1: абсолютное отсутствие должностных инструкций. Все обязанности «передаются на словах». Руководство считает, что «лучше душевно поговорить, чем марать тонны бумаги».

ОШИБКА 2: формальный подход к написанию должностных инструкций. Когда инструкции созданы для отчетности и не используются в реальной жизни, кандидат выходит на работу, слабо представляя себе, круг своих обязанностей, первое время «плавает» в выборе наиболее важных из них и обычно выбирает для регулярного выполнения только то, что наиболее интересно или не составит труда выполнить. Эта ситуация становится особенно критичной тогда, когда это касается работы «прибылеприносящих» сотрудников. Так, например, в деятельности менеджеров отдела продаж часто вытесняется трудная и не всеми любимая работа по привлечению и «обхаживанию» новых клиентов.

ОШИБКА 3: неверное распределение обязанностей:

1. Те или иные работы ни за кем конкретно не закреплены, и их выполняет тот, кто в данный момент свободен или «просто вспомнил» о необходимости выполнить их.

Пример: Задача пополнения прайс - листов в торговом зале возложена на всех менеджеров зала, при этом не назначен «ответственный» за выполнение этих работ. Как следствие, прайс - листы распечатываются нерегулярно, да и то, только после соответствующей просьбы клиента. При этом они содержат большое количество ошибок и неточностей.

2. Не продумана система «подмены сотрудника в случае отсутствия или по болезни».

Пример: Розничный салон по продаже компьютерной техники. С целью привлечения клиентов, изготовлен рекламный щит, который необходимо каждое утро выставлять перед дверями салона. Для выполнения этой задачи назначен сотрудник, которому доплачивается «за вынос» определенная сумма к основному заработку. В целом эта схема работала весьма успешно, за исключением тех дней, когда данный сотрудник по каким-то причинам не являлся на работу или опаздывал к началу рабочего дня. Тогда рекламный щит, как правило, не выставлялся. Или выставлялся, но после долгих уговоров кого-нибудь из работников. Основные аргументы, предъявляемые руководству: «мне не платят за эту работу» и «я сейчас не могу этого сделать, потому что у меня много своей работы».

3. Сотрудникам вменено большое количество «разношерстных» обязанностей.

Пример: Системный администратор, помимо своих основных функций, выполняет роль экспедитора и сотрудника, занимающего вопросами рекламы. Он много времени проводит в разъездах по нуждам фирмы. В результате, обычно не успевает изготовить и поместить рекламу в СМИ или не оказывается «под рукой» в момент, когда необходим срочный ремонт техники. В этом случае, если вы поинтересуетесь «почему обязанности не выполняются в должной мере?», ваш сотрудник, скорее всего, сошлется на чрезмерную занятость и большое количество обязанностей.

Несмотря на то, что обязательность должностных инструкций возникает только в строго определенных случаях, именно она позволит работодателю:

1. Рационально распределить обязанности между работниками.

2. Правильно организовать отбор кадров при найме, произвести их последующую расстановку.

3. Укрепить служебную дисциплину.

4. Повысить эффективность деятельности организации.

5. Создать организационно-правовую основу деятельности сотрудников.

6. Повысить ответственность сотрудника за результаты своей деятельности.

7. Обеспечить объективность оценки при аттестации сотрудника.

8. Применить адекватные меры поощрения и дисциплинарных взысканий.

9. Избежать трудовых споров

Порядок в организации наступит тогда, когда деятельность сотрудников будет регламентирована.